Hakekat & Fungsi Pekerjaan Perkantoran By. Poni Sukaesih Kurniati, S.IP., M.Si.

Definisi Administrasi Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Manajemen Kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.

Organisasi Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian sesuatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan mana terdapat seorang/beberapa orang yang disebut atasan dan orang/sekelompok orang yang disebut bawahan.

Kantor Tempat dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di segala bidang.

Dapat disimpulkan kantor adalah: Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi. Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.

Fungsi kantor Menurut J.C. Denyer dalam bukunya “Office Administrastion”, fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat secara rinci adalah: Untuk menerima keterangan (surat-surat, harga, kutipan, dsb) Untuk mencatat keterangan (persediaan, catatan-catatan kepegawaian)

Untuk menyusun keterangan (dalam pembiayaan, pembukuan) Untuk memberi keterangan (faktur-faktur penjualan, perkiraan-perkiraan) Untuk menjamin aktiva-aktiva (pemeliharaan uang tunai, persediaan)

Hakekat Pekerjaan kantor Mengumpulkan/menghitung keterangan Kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan. Mencatat keterangan Kegiatan membubuhkan keterangan dengan pelbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan, keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap dipakai.

Mengolah keterangan Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Menggandakan keterangan Kegiatan memperbanyak keterangan dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Mengirim keterangan Kegiatan menyampaikan keterangan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Menyimpan keterangan Kegiatan menruh/meletakkan keterangan dengan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur.

Ruang lingkup pekerjaan kantor Luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor dipengaruhi oleh beberapa factor, antara lain: Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor bersangkutan. Perusahaan yang besar dan luas jangkauannya, memerlukan lebih banyak informasi yang harus ditangani daripada perusahaan yang sempit lingkup usahanya. Sifat atau jenis usaha suatu kantor.