SURAT KIRIMAN (RASMI)

Nama dan alamat pengirim Tarikh Nama dan alamat penerima Panggilan hormat Perkara/ Tajuk

ISI SURAT KIRIMAN Pendahuluan: Mulakan surat dengan menyatakan tujuan surat ditulis. Pendahuluan boleh ditulis seperti perenggan biasa. Isi: Berikan keterangan, bukti, maklumat lanjut mengenai perkara yang dikemukakan. Gunakan 3-4 perenggan sesuai dengan perkara dan tujuan surat. Perenggan ini boleh diberikan nombor 2 dan seterusnya.

FORMAT SURAT RASMI 1. ALAMAT PENGIRIM 10 Jalan Pisang Singapura 123456.   2. TARIKH 23 Julai 2008 3. ALAMAT PENERIMA Blk 123. Ang Mo Kio Street 12 #02-1234, Singapura 2345678.                                         4. PANGGILAN HORMAT PENERIMA Tuan, Gunakan tuan atau puan untuk penerima yang biasa. Gunakan gelaran yang betul jika penerima merupakan golongan yang berpangkat.  Misalnya Doktor, Datuk, Datin dan sebagainya 5.   TAJUK SURAT Memohon Kebenaran Membuat Lawatan Ditulis di sebelah kiri dan di bawah panggilan hormat penerima. Mulakan setiap awal perkataan dengan huruf besar. Jangan bubuh tanda titik (.) di bahagian akhir tajuk. Pastikan tajuk surat anda digaris.

7.   ISI SURAT   Sebaik-baiknya, tuliskan satu isi dalam satu perenggan. 8.   PENGAKUAN, TANDATANGAN, NAMA & JAWATAN PENGIRIM Ditulis di sebelah kiri surat setelah melangkaui dua atau tiga baris kosong dari perenggan terakhir. Huruf pertama perkataan pertama haruslah berhuruf besar. Bubuhkan tanda koma (,) di akhir pengakuan. Tandatangan ditulis selepas pengakuan pengirim. Nama pengirim haruslah ditulis dengan huruf besar sepenuhnya dalam kurungan.  Jawatan pengirim harus ditulis di bawah nama pengirim. Sekian. Yang benar, Azman Hanan (AZMAN BIN HANAN) Setiausaha Persatuan.

BAHASA YANG DIGUNAKAN DALAM SURAT RASMI Mudah Baku TEPAT DAN BEBAS dari kesalahan tanda baca dan ejaan. Harus menggunakan KATA GANTI DIRI YANG PALING SESUAI untuk menunjukkan pangkat penerima surat. LARAS BAHASA YANG DIGUNAKAN HARUSLAH MENUNJUKKAN RASA HORMAT KEPADA PENERIMA

BAHASA YANG DIGUNAKAN DALAM SURAT RASMI Banyakkan penggunaan Kata Hubung seperti : Walaubagaimanapun Malah Selain itu Oleh itu Tambahan pula,   dan lain-lain

ISI SURAT KIRIMAN Pendahuluan: Mulakan surat dengan menyatakan tujuan surat ditulis. Pendahuluan boleh ditulis seperti perenggan biasa. Isi: Berikan keterangan, bukti, maklumat lanjut mengenai perkara yang dikemukakan. Gunakan 3-4 perenggan sesuai dengan perkara dan tujuan surat. Perenggan ini boleh diberikan nombor 2 dan seterusnya.

ISI SURAT KIRIMAN Penutup: Menerangkan harapan penulis dan ucapan terima kasih kepada penerima surat. Contoh: Kami berharap agar kami dapat sokongan dari pihak tuan dalam perkara ini. Segala kerjasama dan jasa baik tuan, amat kami hargai dan kami dahului dengan ucapan ribuan terima kasih. Kemudian di akhiri dengan ucapan yang berikut: Sekian.