PELAN PENGGANTIAN UPM (Succession Planning)

Pengenalan Agenda PSPTN (Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara): Teras Ke-4 iaitu ‘memperkasakan kepimpinan Institusi Pengajian Tinggi (IPT)’ dibawah CAP (Projek Agenda Kritikal) Kepimpinan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 tahun 2006: Panduan mewujudkan ‘search committee’ dan proses pelaksanaan Pelan Penggantian (Succession Planning)

Definisi “Pelan Penggantian” Satu perancangan penggantian bagi jawatan strategik dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional bagi memenuhi keperluan Universiti pada masa kini dan akan datang. “Himpunan Bakat” bermaksud kumpulan bakat yang telah dikenalpasti yang berpotensi untuk menjadi pelapis pemimpin pelan penggantian.

(7 jawatan tertinggi x 3 calon setiap IPTA x 20 IPTA) Sasaran KPT Bil. KPI Definisi Operasi (OD) Sasaran 2012 1 Bilangan bakal pemimpin tertinggi di IPTA yang telah diprofilkan untuk tujuan pelan penggantian Bakal Pemimpin tertinggi didefinisikan sebagai calon pengganti bagi NC/ TNC / Pendaftar/ Bendahari/ Ketua Pustakawan Minimum 3 orang untuk setiap jawatan 420 orang (7 jawatan tertinggi x 3 calon setiap IPTA x 20 IPTA) 2 Bilangan bakal pemimpin di IPTA (akademik dan bukan akademik) yang telah diprofilkan untuk tujuan pelan penggantian Bakal Pemimpin didefinisikan pegawai kategori Pengurusan & Profesional (akademik) Contohnya Dekan/ Pengarah / Timb. Dekan/ Timb. Pengarah/ Ketua Jabatan; dan kategori Pengurusan & Profesional (bukan akademik) Contohnya Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Ketua Pentadbiran/ Ketua Bahagian dan jawatan yang setara; Minimum 2 orang untuk setiap jawatan 960 orang 8 jawatan akademik dan 16 jawatan bukan akademik x 2 calon setiap IPTA x 20 IPTA

Sasaran UPM Bil. KPI Definisi Operasi (OD) Sasaran 2012 1 Bilangan bakal pemimpin tertinggi di IPTA yang telah diprofilkan untuk tujuan pelan penggantian Bakal Pemimpin tertinggi didefinisikan sebagai calon pengganti bagi NC/ TNC / Pendaftar/ Bendahari/ Ketua Pustakawan Minimum 3 orang untuk setiap jawatan 24 orang (8 jawatan tertinggi x 3 calon) 2 Bilangan bakal pemimpin di IPTA (akademik dan bukan akademik) yang telah diprofilkan untuk tujuan pelan penggantian Bakal Pemimpin didefinisikan pegawai kategori Pengurusan & Profesional (akademik) Contohnya Dekan/ Pengarah / Timb. Dekan/ Timb. Pengarah/ Ketua Jabatan; dan kategori Pengurusan & Profesional (bukan akademik) Contohnya Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Ketua Pentadbiran/ Ketua Bahagian dan jawatan yang setara; 203 orang (3 calon bagi setiap jawatan Dekan & Timbalan Dekan x 16) 96 orang ( Pentadbir semua skim yang bergred 48 ke atas yang akan bersara wajib dalam tempoh lebih dari 3 tahun)

Skop Pelan Penggantian UPM Skop Pengurusan dan Pelaksanaan Pelan Penggantian UPM meliputi Pengurusan Pelan Penggantian Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (Akademik & Bukan Akademik)

Objektif Pelan Penggantian Mengenalpasti dan menilai bakat bakal‐bakal pemimpin akademik dan Pegawai Pentadbir yang berpotensi tinggi dalam gred jawatan berkaitan bagi mengisi jawatan‐jawatan kepimpinan utama, jawatan strategik dan kritikal; Merapatkan jurang kompetensi dengan membangunkan kualiti dan kompetensi kepimpinan demi meningkatkan bakat dan potensi bakal‐bakal pemimpin Universiti pada masa hadapan; Memastikan kesinambungan pemimpin cemerlang UPM dan mengekalkan bakal‐bakal pemimpin yang berpotensi tinggi supaya terus berkhidmat dengan UPM; 1 2 3

Objektif Pelan Penggantian Memastikan pertimbangan pencarian staf/pegawai dari luar UPM untuk jawatan strategik akademik dan bukan akademik hanya diberi pertimbangan setelah dipastikan tiada calon dalaman yang sesuai dan berkelayakan; Dapat memastikan kepimpinan PTJ berorientasikan perkhidmatan dan pengurusan dijalankan oleh pentadbir yang berbakat dan mengurangkan kebergantungan pelantikan staf bukan pentadbir mengetuai PTJ bukan entiti akademik. 4 5

Jawatankuasa Pelan Penggantian di UPM Jawatankuasa Carian akan bertanggungjawab untuk mempertimbangkan himpunan bakat untuk mengisi jawatan strategik pentadbir dan jawatan strategik akademik. Bagi Jawatankuasa Carian Jawatan Strategik Pentadbir, keanggotaan terdiri dari: Pengerusi: Pendaftar;  Ahli-ahli: Bendahari; Ketua Pustakawan; dan Wakil bagi Skim Perkhidmatan yang dipertimbangkan Urusetia: Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar Manakala bagi Jawatankuasa Carian Jawatan Strategik Akademik, Jawatankuasa Carian yang sedia ada perlu memainkan peranan dalam membuat pemillihan.

Kerangka Umum Pelaksanaan Pelan Penggantian Tindakan pencarian bakat bagi keperluan Universiti dan himpunan kumpulan bakat bagi pelan tindakan penggantian akan melalui lima (5) peringkat proses pelaksanaan. Peringkat pelaksanaan pelan penggantian adalah seperti berikut: Pengenalpastian (Identification); Penilaian (Assessment); Pembangunan (Development); Pelaksanaan dan Pemantauan (Implementation and monitoring); Kajian keberkesanan dan Penambahbaikan. 1 2 3 4 5

Rajah kerangka carta alir proses tindakan Pelan Penggantian UPM

Jawatan Strategik yang dikenalpasti dibahagikan kepada tiga (3) kategori Kategori 1 : Naib Canselor dan Timbalan Naib Canselor. Kategori 2 : Pentadbir Akademik (Dekan, Pengarah, Timbalan Dekan, Timbalan Pengarah, Ketua Jabatan). Kategori 3 : Jawatan Strategik dalam Kumpulan Pengurusan & Profesional (Bukan Akademik) seperti jawatan Pendaftar, Bendahari, Ketua Pustakawan serta Jawatan Pentadbiran di Pusat/Bahagian. Jawatan strategik yang akan menggunapakai Dasar Pelan Penggantian UPM adalah bagi jawatan kategori 2 dan 3 sahaja. Bagi kategori 1, pemilihan dilaksanakan oleh pihak kerajaan. Profil bagi penyandang jawatan strategik disediakan yang mengandungi maklumat dari mula dilantik dan tarikh tamat tempoh lantikan. Profil ini akan digunakan sebagai panduan untuk jawatankuasa carian membuat persediaan penggantian bagi pemegang jawatan yang tempohnya akan tamat.

Kenalpasti Himpunan Bakat Calon Himpunan bakat Jawatan Strategik Akademik Pencalonan bagi Himpunan Bakat jawatan strategik akademik dibuat melalui pencalonan dari pihak fakulti di mana fakulti diminta membuat pencalonan 3 orang calon bagi setiap jawatan Dekan dan Timbalan Dekan. Himpunan bakat yang dicalonkan oleh fakulti ini juga akan digunakan bagi mengenalpasti calon bagi Ketua Jabatan, Pengarah, Timbalan Pengarah Pusat dan Institut.

Calon Himpunan Bakat Jawatan Strategik Bukan Akademik Pegawai yang menyandang gred jawatan 48 ke atas secara automatik akan masuk ke dalam Himpunan Bakat. Walau bagaimanapun, jawatankuasa carian boleh mencalonkan pegawai yang menyandang gred jawatan yang lebih rendah sebagai Himpunan Bakat jika pegawai tersebut mempunyai potensi untuk menjadi bakal pemimpin.

Pemakluman Kepada Himpunan Bakat Himpunan Bakat akan dimaklumkan bahawa mereka telah dipilih untuk masuk ke dalam himpunan (Pool). Pemakluman akan mengandungi perkara berikut :‐ Himpunan Bakat akan diprofilkan Himpunan Bakat hendaklah menjalani ujian inventori personaliti dan kepimpinan; Himpunan Bakat hendaklah mengikuti semua program pembangunan yang dianjurkan di dalam pelan pembangunan latihan himpunan bakat; 1 2 3

Pemakluman Kepada Himpunan Bakat 4 Akan dipertimbangkan untuk Kenaikan Pangkat atau mengisi jawatan strategik, namun keputusan pemilihan tertakluk kepada Jawatankuasa Berkenaan; dan Calon akan dikeluarkan dari pool sekiranya calon dikenakan tindakan tatatertib, LNPT yang tidak memuaskan 3 tahun berturut-turut atau tidak mengikuti program pembangunan latihan yang ditetapkan atau atas permohonan calon   (bakat yang terkeluar boleh dipertimbangkan untuk dimasukkan semula ke dalam himpunan selepas 3 tahun) 5

Keperluan Ujian Profil Kaedah Pengenalpastian Kompetensi Kepimpinan Himpunan Bakat Tahap kompetensi Himpunan Bakat akan dinilai melalui penilaian jurang kompetensi kepimpinan Himpunan Bakat untuk menjadi pemimpin. Penilaian dibuat melalui ujian inventori personaliti dan kepimpinan.

Penilaian Himpunan Bakat Penilaian akan dilaksanakan sebaik sahaja calon masuk ke dalam Himpunan Bakat dan akan dinilai semula setiap tahun bagi menilai keberkesanan dan melihat jurang kompetensi yang perlu dipertingkatkan. Hasil Penilaian akan mengukuhkan tahap kesediaan samada: (i) telah bersedia (ii) berpotensi Untuk menjadi pemimpin

Program Pembangunan Kepimpinan Himpunan Bakat perlu mengikuti program pembangunan yang dirancang. Program pembangunan adalah seperti berikut. Latihan / kursus anjuran dalaman Latihan / kursus anjuran pihak luar Program Sangkutan/Attachment Pusingan Kerja (Pentadbir) Pelaksanaan Projek Khas Menjadi mentor/coach Menjadi Penceramah/tenaga pengajar/fasilitator Pendedahan Luar Negara Team building/Experiential Learning Dan lain-lain

Keperluan Kompetensi Himpunan Bakat Menerajui Perubahan (Leading Change) Kemampuan untuk membawa perubahan strategik kepada organisasi bagi mencapai visi dan misi organisasi. Kreatif dan Inovatif External Awareness Fleksibiliti Daya Tahan (Resilience) Pemikiran Strategik Kepimpinan (Leading People) Kemampuan untuk memimpin orang bawahan ke arah mencapai visi dan misi organisasi. Memanfaatkan Kepelbagian (Leveraging Diversity) Membangunkan Orang Bawahan (Developing Others) Pembentukan Pasukan (Team Building)

Keperluan Kompetensi Himpunan Bakat Daya Penggerak (Results Driven) Keupayaan untuk menjadi penggerak ke arah mencapai visi dan Misi Organisasi. Akauntabiliti Pengurusan Pelanggan Ketegasan (Decisiveness) Keusahawanan (Entrepreneurship) Pembuat Keputusan (Problem Solving) Business Acumen Keupayaan mengurus sumber manusia, kewangan dan teknologi secara strategik. Pengurusan Kewangan Pengurusan Sumber Manusia Pengurusan Teknologi

Keperluan Kompetensi Himpunan Bakat Membentuk Jaringan (Building Coalition) Keupayaan membentuk jaringan dalam dan luar organisasi untuk mencapai visi dan misi organisasi. Membentuk Hubungan Influencing /Negotiating Kemahiran Insaniah (Soft Skill) Kemahiran Interpersonal/Intrapersonal Komunikasi (verbal/ penulisan) Integriti /Kejujuran

Keperluan Himpunan Bakat Melengkapkan Program Pembangunan Kepimpinan Himpunan Bakat perlu menghadiri program pembangunan kepimpinan samada program yang dianjurkan secara dalaman atau anjuran luaran sekurang-kurangnya 7 hari (42 jam) setahun. Himpunan Bakat akan diberi keutamaan untuk menghadiri program pembangunan kepimpinan di luar negara.

Kelebihan Himpunan Bakat 1. Keutamaan mengikuti program pembangunan latihan yang strategik dan berimpak tinggi; 2. Berpeluang terlibat dalam perancangan dan pelaksanaan projek strategik universiti; 3. Meningkatkan motivasi dan ‘self-esteem’; 4. Meningkatkan pembangunan diri dari aspek pengetahuan, kemahiran dan sikap melalui aktiviti kepimpinan yang diikuti; 5. Berpeluang menyerlahkan potensi diri dalam aktiviti perancangan dan pembuatan keputusan serta memberi idea-idea kreatif dan inovatif.

Impak kepada Himpunan Bakat dan UPM Berkemampuan untuk membawa perubahan strategik bagi mencapai visi dan misi organisasi; Berkemampuan untuk memimpin orang bawahan ke arah mencapai visi dan misi organisasi; Berkeupayaan untuk menjadi penggerak ke arah mencapai visi dan misi organisasi (result driven); Keupayaan membentuk jaringan dalam dan luar organisasi untuk mencapai visi dan misi organisasi; & Kemahiran Insaniah yang tinggi

SEKIAN, TERIMA KASIH