Penyimpanan, Pengurusan, Penfailan ASAS PENGURUSAN STOK Penyimpanan, Pengurusan, Penfailan Update : 18 Disember 2008 Slide ini dibuat menggunakan MPP 2007.

1.0 TUJUAN Mempelajari cara pengurusan berkenaan ubat-ubatan secara efektif supaya tidak berlaku sebarang lambakan, kekurangan & kecurian stok. Keseluruhan jenis ubat di klinik merupakan Aset mutlak syarikat. Anda bertanggungjawab sepenuhnya terhadap aset tersebut. Kehilangan Stock = Mencuri ! = Pecah Amanah ! Tindakan Perundangan Negara Penggantian Stock Tindakan Disiplin

1.2 STOR, DISPENSARI & UBAT SEJUK

1.3 TATACARA DIDALAM STOR, DISPENSARI & PETI SEJUK Kebersihan Susunatur & tag nama ubat Kuantiti (stok)

1.3.1 KEBERSIHAN 1. Seluruh persekitaran stor, rak.

1.3.2 SUSUNATUR & TAG NAMA UBAT 1. Seluruh persekitaran, rak

1.3.3 KUANTITI 1. Jumlah ubat yang perlu ada (standard) untuk satu minggu bersesuaian dengan penggunaan.

1.4 PETI SEJUK Penyusunan ubat 1. Kebersihan & bebas dari segala kekotoran dan sisa makanan. 2. Jangan campur antara makanan & minuman. 3. Dilarang meletakkan ubat dibahagian pintu peti sejuk. 4. Ubat-ubatan yang berkenaan sahaja.

Contoh KOTAK SEJUK “Cool box” yang akan digunakan di semua klinik dan akan diagihkan secara berperingkat. JANGKA SUHU khusus untuk diletakkan ke dalam “Cool box” JANGKA SUHU khusus untuk diletakkan ke dalam PETI SEJUK

Masukkan “Ice pack” yang telah dibekukan Masukkan “Ice pack” yang telah dibekukan. Sekurang2nya gunakan 4 set “Ice pack”. Masukkan jangka suhu & tutup cool box tersebut. Masukkan ubat sejuk setelah suhu pada tahap yang betul iaitu 2-8 oC. Setelah itu tutup segera.

2.0 KAEDAH Rekod ubat-ubatan Rekod DDA Rekod OTC Rekod OCP “Stock Audit” bulanan .

2.1 REKOD DDA (Psychrotrophic) NAMA ALAMAT LOKASI JUMLAH BAKI NAMA DOKTOR T/T ZAKI YAMANI NO. 19 JLN. SENA 1, TMN RINTING, MASAI. Z-01-08 5 10 DR. SYUKOR / FAIRUZ OSMAN N0. 13 JLN REMBIA, TMN REMBIA, SKUDAI F-02-44 3 7 DR SYUKOR OSMAN KERING PASIR GUDANG O-22-33 2 4 Rekod mesti dikemaskini setiap hari sekiranya ada pengeluaran . Sekiranya tiada pengeluaran, tempoh kemaskini sekurang-kurangnya 5 hari. Rekod ini wajib dijaga dengan baik kerana dibawah pemantauan KMM 100%.

2.2 REKOD OTC BIL TARIKH NAMA IN OUT BALANCE 1. 12/8/08 KEMASKINI 1 10 14/8/08 9 3. 15/8/08 2 7 4. 20/8/08 SN 09865 5 12 Rekod dikemaskini sekurang-kurangnya 1 minggu sekali. Jalan yang mudah ialah Kemaskini pada setiap hari.

2.3 REKOD OCP BIL TARIKH NAMA IN OUT BALANCE 1. 2/9/08 M. RASHID 1 9 4/9/08 SN 28711 5 14 3. MAKMUR 2 12 4. 5/9/08 TAT 10 Rekod dikemaskini sekurang-kurangnya 1 minggu sekali. Jalan yang mudah ialah Kemaskini pada setiap hari.

2.4 "STOCK AUDIT" bulanan I S R K J A BIL ITEM UNIT IN 1 2 3 4 1. OPENING AUG IN 1 2 3 4 TOTAL IN CLOSING AUG TOTAL USAGE PERUNIT ANGGARAN UNIT 1. TAB PONSTAN BIJI 1000 3000 2000 1 BTL Ubat yang sampai Jenis pembilang Untuk sesuatu item Jumlah keseluruhan Ubat yang masuk Jumlah Ubat yang Telah digunakan Pada bulan tersebut JUMLAH UBAT I S R K J A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Nama ubat Jumlah ubat Atau unit yang Ada didalam satu Botol/jar/kotak

PEMESANAN, PENERIMAAN, PEMULANGAN UBAT-UBATAN

3.0 Pemesanan ubat Buat pemeriksaan keseluruhan ubat di dalam stor, bilik doktor, bilik rawatan dan dispensari. Tulis secara kasar jika anda mendapati ada ubat yang tinggal sedikit dan habis. JANGAN lupa untuk rekodkan sekali baki yang tinggal. Order ubat secara online di alamat www.penawargroup.com/inventory atau www.penawargroup.com/mystock Sekiranya internet tidak boleh digunakan, guna FAKs Print P/O yang telah anda buat sebagai rekod. Pemesanan ubat dibuat pada setiap minggu. Ini tertakluk kepada perubahan dari pihak pengurusan.

4.0 Penerimaan ubat P/O yang telah dihantar tadi akan diproses oleh HQ. Proses pembukusan akan dibuat, dan sekurang-kurangnya ubat akan sampai pada hari khamis atau jumaat. Penghantaran ubat akan disertaka bersama D/O. Anda dikehendaki untuk COP D/O tersebut dengan cop rasmi klinik ketiga-tiga helai D/O. Ceraikan 1 copy daripada D/O tersebut untuk tujuan rujukan dan penfailan. D/O yang telah diceraikan tadi hendaklah dikepilkan bersama P/O yang telah anda cetak tadi. Kemudian failkan. Periksa dengan segera ubat yang sampai tadi dengan D/O. Jika tedapat sebarang kesalahan sila hubungu HQ dengan segera.

5.0 Pemulangan Ubat lebih/banyak. Ubat hampir kepada tarikh luput. Kes ini berlaku sekiranya pemeriksaan semasa proses semakan tidak dibuat dengan teliti. Isi borang yang telah disediakan dan pulang ke HQ dengan segera . Ubat hampir kepada tarikh luput. Kes ini terjadi sekiranya terdapat lambakkan ubat di klinik yang tidak dipulang ke HQ. semua staff diklinik akan didenda denda kuantiti ubat tersebut pada harga jual 2kali ganda.

ASAS CARTA RAITAIAN STOK

6.0 SISTEM PEMBUANGAN KLINIK Kumpulan Perubatan Penawar telah melantik PANTAI MEDIVEST untuk tujuan pembuangan sisa klinik. Tong Kuning telah disediakan untuk membuang semua peralatan klinik yang tidak diperlukan dan setiap bulan akan dikutip oleh PANTAI MEDIVEST dan dihantar tong kuning yang baru. Tidak dibenarkan membuang jarum di tong sampah biasa @ dalam plastik. Jika tiada tong kuning boleh gunakan botol ubat syrup yang kosong dan di patahkan jarumnya terlebih dahulu.

7.0 PEMERIKSAAN DARI PENGUATKUASA FARMASI KEMENTERIAN KESIHATAN Pihak kementerian kesihatan akan menghantar wakil untuk membuat pemeriksaan di klnik. Pemeriksaan yang dibuat ialah : Buku Psychrotrophic sama baki dengan pengiraan stok. Buku DDA sama baki dengan pengiraan stok. Kotak DDA & Psychrotrophic dalam keadaan baik dan berkunci. Kebersihan stor ubat. Suhu peti sejuk.

PRODUK FARMASEUTIKAL KUMPULAN UBAT GASTRIK,CIRIT BIRIT KUMPULAN UBAT JANTUNG ,MIGRAIN KUMPULAN UBAT BUASIR KUMPULAN UBAT ASMA KUMPULAN UBAT BATUK & SELSEMA KUMPULAN UBAT TAHAN BISA,DEMAM KUMPULAN UBAT TAHAN MUNTAH,MABUK/PENING KUMPULAN UBAT PERANCANG KUMPULAN UBAT ANTIBIOTIK KUMPULAN UBAT ANTI VIRAL, KULIT & CACING KUMPULAN UBAT HORMON & STEROID KUMPULAN UBAT VITAMIN & MINERAL KUMPULAN UBAT MATA ,TELINGA & MULUT KUMPULAN UBAT TOPIKAL KUMPULAN UBAT KEBAS KUMPULAN UBAT ALAHAN / ALERGI PRODUK FARMASEUTIKAL

PEMBUNGKUSAN Jenis tablet, capsule, syrup & lotion 2. Jenis ubat siap sedia.

KESIMPULAN Bertanggungjawab kepada ketiadaan stok ubat. Membuat pesanan ubat daripada ibupejabat Memastikan kebersihan stor dan stok ubat tersusun. Memastikan semua ubat-ubatan disimpan mengikut keperluan penstoran tertentu. Menyelenggara rekod dan akauntabiliti semua ubat-ubat di klinik. Memastikan sisa-sisa toksik dikumpul dan dihantar untuk pelupusan mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan (untuk Rekonstitusi Ubat Sitotoksik sahaja).