MENCERAP DAN MEMBERI RESPONS DR. NOR AZURA ADZHARUDDIN Topik 4

Kepentingan Mencerap Lebih dpd 2/3 daripada aktiviti komunikasi yang dilakukan oleh manusia adalah mencerap. Paul Rankin (1926) mendapati 9 peratus digunakan untuk menulis, 16 peratus untuk membaca, 30 peratus untuk bercakap 45 peratus untuk mencerap.

Kepentingan Mencerap Brown (1982), Keefe (1971) dan Steil (1991): Pegawai-pegawai eksekutif menggunakan 60 % daripada masa komunikasi mereka dengan aktiviti mencerap atau mendengar. Wolvin (1991), Coakley (1992): Pencerapan ialah suatu kemahiran komunikasi yang sangat diperlukan dalam pengurusan organisasi yang cekap

Tujuan Mencerap Menikmati bunyi atau suara Mempelajari sesuatu Membuat penilaian Memberikan empati.

Definisi Pencerapan Proses kompleks yang digunakan untuk memberikan makna tentang apa yang didengari

Proses Pencerapan Memilih: Memfokus   kepada satu bunyi  daripada banyak bunyi yang diterima oleh telinga Memberi tumpuan (melayan): Menumpu perhatiankepada bunyi yang dipilih dan bunyi-bunyi lain diketepikan.

Proses Pencerapan Memahami: Memberikan makna kepada bunyi tersebut. Mengingat: Bunyi yang telah difahami tadi akan disimpan sebagai memori atau ingatan. Memberi respons: Suatu aktiviti maklumbalas

Halangan-Halangan Dalam Pencerapan Masalah pendengaran Limpahan maklumat (Information overload) Tumpuan lebih  kepada agenda peribadi Fikiran yang terlalu cepat Semua pendengar tidak menerima mesej yang sama. Gangguan emosi

Halangan-Halangan Dalam Pencerapan Terlalu kritikal dengan orang yang  bercakap Gangguan fizikal atau luaran. Pendapat bahawa bercakap lebih baik daripada mencerap. Kurang latihan Pengaruh media

Jenis-Jenis Pencerapan Pencerapan Aktif Memberikan maklumbaklas kepada orang yang sedang dicerap. Melibatkan komunikasi verbal dan juga bukan verbal.

Jenis-Jenis Pencerapan Pencerapan Pasif Pencerap memberi peluang kepada seseorang untuk bercakap. Pencerap memberikan tumpuan dan respons yang bukan verbal tanpa memberikan sebarang maklumbalas verbal atau berdiam diri sahaja. Diaplikasikan untuk menghalang seseorang daripada terus bercakap sebagai Strategi Pengelakan (Avoidance Strategy). Sesuai digunakan dalam sesi brainstorming kumpulan.

Tabiat-Tabiat Buruk Semasa Mencerap. Pencerapan pura-pura (Pseudolistening) berpura-pura mencerap walaupun kelihatan seperti sedang mencerap Pencerapan Penting Diri (Stage hogging) orang yang mencerap sentiasa mengubah perbualan kepada topik mengenai dirinya

Tabiat-Tabiat Buruk Semasa Mencerap. Pencerapan terpilih (Selective listening) Memberi tumpuan kepada topik yang menarik perhatian sipencerap dan menolak semua isi topik lain. Pencerapan Pengisian Ruang (Filling in gaps) Menganggap tahu kesemua kandungan topik yang diperkatakan oleh temannya walaupun temannya itu tidak menyatakan keseluruhan isi topik

Tabiat-Tabiat Buruk Semasa Mencerap. Pencerapan bertebat (Insulated listening) Lawan kepada pencerapan terpilih. Cuba mengelak daripada menumpukan perhatian kepada isi-isi kandungan perbualan yang tidak digemari Pencerapan defensif Selalu menganggap komen membina yang diberikan oleh temannya sebagai suatu serangan peribadi yang bertujuan memalu atau menjatuhkan imejnya

Tabiat-Tabiat Buruk Semasa Mencerap. Menyerang hendap (Ambushing) mencerap dengan teliti untuk tujuan mendapatkan maklumat yang boleh digunakan untuk menghentam orang yang sedang dicerapnya. Pencerapan Kurang Kepekaan (Insensitive listening) Pencerap kurang peka memahami mesej yang disalurkan kerana menganggap semua mesej itu mempunyai makna yang tersurat bukan tersirat

Kaedah Mencerap Dan Memberi Respons Yang Sesuai. Kurangkan bercakap Pastikan tiada gangguan luar Elakkan daripada membuat sebarang penilaian awal Kenalpasti idea utama yang dikemukakan olehnya Membuat pertanyaan Memparafrasa

Memberi respons berempati Memerlukan sipencerap mengambil perhatian yang tulen terhadap perspektif dan perasaan orang yang dicerapnya itu. Bukan mudah diaplikasikan jika kita tidak mempunyai hubungan yang rapat dengan orang yang kita cerap.

Jenis pencerapan atau perlakuan bukan-empati Memberi nasihat yang tidak diperlukan. Jika terpaksa maka pastikan: nasihat tersebut adalah tepat. Jangan memberi idea jika kita bukan pakar di dalam perkara itu. orang yang dicerap itu bersetuju menerima nasihat kita dia tidak menyalahkan kita jika cadangan kita tidak dapat menyelesaikan masalahnya.

Jenis pencerapan atau perlakuan bukan-empati Membuat penilaian terhadap tindakan orang yang dicerap eg. “Memang kau nak cari nahas, siapa suruh kau buat macam tu!” Berhati-hati apabila memberikan penilaian kita kepada orang yang dicerap. Dua langkah perlu diambilkira: Dia meminta kita untuk memberikan penilaian tentang diri atau tindakannya itu. Pastikan penilaian kita itu sebenarnya merupakan kritikan membina dan berniat ikhlas untuk membantunya.

Jenis pencerapan atau perlakuan bukan-empati Menyatakan analisis kita tentang diri dan tindakan orang yang dicerap Analisis kita juga walaupun tepat dan ikhlas, boleh menyebabkannya menjadi lebih defensif atau sukar baginya untuk menerima kenyataan. Interpretasi kita mungkin tidak tepat dan lebih mengelirukannya. Pastikan interpretasi kita itu bersifat tentatif bukan sesuatu yang wajib diterima olehnya. Misalnya, “Mungkin sebabnya dia terlalu sensitif.” Pastikan interpretasi kita itu mempunyai kebenarannya.

sambungan Pastikan orang yang bermasalah itu boleh menerima interpretasi kita atau menerima hakikat sebenar tentang diri atau tindakannya itu. Pastikan interpretasi kita itu adalah ikhlas dan dapat membantu menyelesaikan masalahnya. Elakkan menunjuk-nunjuk kehebatan kita dalam menghujahkan analisis kita kepadanya.

Jenis pencerapan atau perlakuan bukan-empati Memberikan respons menyangga (supportive). Lima jenis respons menyangga yang bersifat empatik: Menyatakan persetujuan. “Memang betul kata kau, dia cerewet.” Menawarkan bantuan. “Biar aku memujuknya supaya dia insaf.” Memuji. “Apa pun pandangannya, aku yakin idea kau adalah yang terbaik.” Menyatakan keyakinan. “Aku dah jangka kau akan berjaya.” Mengalihkan tumpuan. “Mari kita pergi main bola dan lupakan sebentar perkara tu.”

Jenis pencerapan atau perlakuan bukan-empati Respons menyangga boleh meningkatkan konsep kendiri seseorang. Tetapi ada masanya kita tidak memberikan respons yang tidak empatik seperti yang berikut: Menafikan hak perasaan orang yang bermasalah. Misalnya,“Janganlah risau, aku begitu juga dulu” Memperkecilkan kepentingan situasi. Misalnya,““Janganlah sedih, Pak Ngah takkan marah jika tugasan itu tidak siap.” Memberi tumpuan kepada situasi akan datang bukan kini. Misalnya,“Bunga bukan sekuntum, kumbang bukan seekor, lambat laun kau akan menemui orang baru dalam hidupmu. Lupakanlah dia.”

Jenis pencerapan atau perlakuan bukan-empati Memberi nasihat yang tidak dipinta. Misalnya,“Aku rasa eloklah kau lupakan saja dia tu.” Menjatuhkan hukuman atau membuat pengadilan. Misalnya, “Segala masalah ini tak akan berlaku jika kau tidak memulakannya.” Membela diri sendiri. Misalnya, “Jangan nak salahkan aku, aku dah laksanakan tugas aku” Merendah-rendahkan kemampuan atau pencapaian orang yang dicerap.“Hanya B+ untuk kursus KOH3432, mengapa kau tak boleh dapat A macam aku dulu?”

Jenis pencerapan atau perlakuan bukan-empati Dua perkara perlu diambil perhatian: Memberikan respons menyangga tanpa menyokong tindakan yang mungkin telah dilakukan oleh orang yang dicerap, Contohnya, “Aku tahu kau dah berfikir banyak kali sebelum mengambil keputusan untuk berhenti kerja dan kau mungkin telah melakukan apa yang terbaik untuk diri kau.” Memantau reaksinya kepada respons menyangga yang kita berikan kepada orang yang dicerap. Jika ia tidak boleh membantunya, kitaa harus menggunakan kaedah respons lain.

Langkah-langkah yang perlu untuk mencerap secara aktif. Jika kita didatangi oleh seseorang yang ingin dicerap maka adalah lebih sopan untuk kita berhenti daripada melakukan sesuatu ketika itu Jangan mencerap secara aktif kecuali jika anda sanggup meluangkan masa kerana pastinya ia akan mengambil masa yang panjang. Jangan kemukakan sebarang idea atau nasihat kita kepadanya kecuali dipinta. Beri tumpuan kepadanya dan jangan kaitkan apa saja yang sedang dialaminya itu dengan pengalaman kita atau sebarang peristiwa dalam kehidupan kehidupan kita.