INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA [INTAN] KAMPUS WILAYAH UTARA [INTURA] TATACARA PEROLEHAN KERAJAAN OLEH: OTHMAN BIN AHMAD INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA [INTAN] KAMPUS WILAYAH UTARA [INTURA] SUNGAI PETANI, KEDAH

PREVIEW Objektif Prinsip PEROLEHAN KERAJAAN Sistem Dasar Jenis Kaedah PENDAHULUAN Objektif Prinsip PEROLEHAN KERAJAAN Sistem Dasar Jenis Kaedah PENUTUP Rumusan

BAHAGIAN PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN DASAR DAN TATACARA PEROLEHAN

OBJEKTIF Mempastikan semua perolehan Kerajaan adalah yang terbaik dan menguntungkan. Mempastikan perolehan kerajaan diurus secara teratur dan telus. Membantu menjayakan dasar-dasar Kerajaan melalui perolehan. Mempastikan pengurusan material dilaksanakan dengan cekap, teratur dan berkesan.

PRINSIP PEROLEHAN Akauntabiliti awam Diurus secara telus Nilai faedah yang terbaik Saingan terbuka Adil dan saksama

SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN Secara centralised atau berpusat [Kementerian Kewangan] Secara decentralised atau tidak berpusat (Kementerian/Jabatan/ Agensi lain)

PEROLEHAN KERAJAAN. Menggunakan wang awam mestilah PEROLEHAN KERAJAAN * Menggunakan wang awam mestilah menggunakan tatacara yang ditetapkan oleh YB MK selaras dengan Akta Acara Kewangan 1957. * YB MK telah membuat ketetapan kaedah perolehan dengan mengeluarkan Arahan Perbendaharaan (AP) (AP 166-300). * Semua agensi Kerajaan mesti mematuhi AP kecuali atas kebenaran Perbendaharaan Malaysia.

Pindaan AP dan penetapan. dasar/tatacara tertentu * Pindaan AP dan penetapan dasar/tatacara tertentu diperjelaskan melalui: a. Pekeliling Perbendaharaan (PP) b. Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) c. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP).

DASAR PEROLEHAN KERAJAAN Peraturan tender yang saksama. Menggalakkan perkembangan industri tempatan termasuk dasar perolehan barangan import melalui penggunaan pengangkutan (Perkapalan/ pengangkutan) dan insurans tempatan. Memberi keutamaan syarikat Bumiputera. Menggalak pemindahan teknologi dan latihan. Keutamaan kepada barang-barang buatan tempatan.

KEUTAMAAN KEPADA BARANGAN BUATAN TEMPATAN (AP 169.2) Keutamaan hendaklah diberi kepada barang buatan tempatan walaupun perbezaan kos keseluruhan ke atas barang buatan tempatan berbanding dengan buatan asing yang serupa adalah lebih tinggi dengan syarat kualiti barang-barang buatan tempatan itu memuaskan.

JENIS PEROLEHAN 1. Bekalan 2. Perkhidmatan 3. Kerja

KAEDAH PEROLEHAN Panjar Wang Runcit Kontrak Pusat Perolehan Terus (Pembelian Terus) Sebut Harga Tender

Perolehan Darurat Perolehan secara gotong royong Perolehan melalui perlanjutan/perubahan kontrak

Melalui penggunaan kontrak jabatan lain Rundingan terus Perolehan melalui Perunding Perolehan melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS)

PEROLEHAN MELALUI PANJAR WANG RUNCIT Untuk kegunaan segera. Harga tidak seharusnya melebihi RM100.00 [Arahan terbaru sehingga RM500.00] Tiada dokumen pembelian diperlukan (Cukup dengan resit sahaja).

PEROLEHAN MELALUI KONTRAK PUSAT (AP 178.1) Barang-barang guna sama. Perlu merujuk kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP). Gunakan pesanan Kerajaan secara dokumen pembelian.

Contoh item Kontrak Pusat: - Bahan bacaan/Alat tulis dan surih. - Alat kelengkapan pejabat dan kediaman. - Alat pandang dengar, semboyan dan penyiaran. - Makanan dan minuman. - Pakaian dan peralatan jahitan. - Baja dan alat pertanian dan ternakan.

PEROLEHAN TERUS (AP 173.1 DAN AP 179, SPP 2/99, SPP 4/2002) Harga sehingga RM10,000 bagi setiap pesanan dan tidak melebihi RM50,000 setahun boleh dibuat dari mana-mana syarikat sama ada berdaftar atau tidak dengan Kem. Kewangan. Harga melebihi RM10,000 sehingga RM50,000 setiap pesanan dan tidak melebihi RM100,000 setahun boleh dibuat dari mana-mana syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Keseluruhan perbelanjaan (i) dan (ii) hendaklah tidak melebihi 50% daripada peruntukan tahunan Pusat Tanggungjawab (PTJ).

Perolehan kerja bernilai tidak melebihi RM20,000 boleh dibuat secara lantikan terus dikalangan kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub-kepala berkaitan. Gunakan pesanan Kerajaan atau inden sebagai dokumen pembelian/perolehan mengikut mana yang berkaitan.

PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA (AP 170 DAN SPP 2/2001) Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan/ kerja (kerja-kerja bukan requisition) yang bernilai RM50,000 hingga RM200,000. Pelawaan dibuat kepada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal. Dokumen seperti di lampiran Q (AP) digunakan. Setuju terima Jawatankuasa Sebut Harga.

PEROLEHAN MELALUI TENDER ( SPP 2/95) Iklan tender dalam sekurang-kurangnya satu (1) akhbar utama tempatan berbahasa Melayu (tender tempatan); sekurang-kurangnya satu (1) akhbar berbahasa Melayu dan satu (1) akhbar berbahasa Inggeris (tender antarabangsa). Diiklan dalam tempoh tidak kurang daripada 21 hari (tender tempatan); tidak kurang daripada 56 hari (tender antarabangsa).

Tender diterima dalam sampul surat berlakri. Peti tender yang berkunci disediakan. Tawaran harga bagi perolehan barangan yang diimport hendaklah secara FOB (free on board). Tender dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender. Tender ditimbang dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan. Setuju terima tender.

PEROLEHAN DARURAT (AP 173.2) Perolehan tidak melebihi keperluan semasa. Prosidur biasa perolehan dikecualikan. Kemukakan laporan terperinci kepada Perbendaharaan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perolehan.

PEROLEHAN SECARA GOTONG ROYONG (SPP 8/2001) Kriteria bagi menentukan projek-projek boleh dilaksanakan secara gotong royong: - Had maksimum kewangan atau peruntukan sebanyak RM100,000. - Tidak banyak memerlukan kemahiran teknik.

- Diterajui oleh Jawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan kampung (JKKK) atau Jawatankuasa Kawasan atau Badan/Pertubuhan/ Persatuan lain yang melibatkan masyarakat setempat. - Projek-projek gotong royong yang hendak dilaksanakan mestilah bebas daripada semua halangan seperti pemilikan tapak projek dan sebagainya.

- Melibatkan tenaga penduduk tempatan dan bercorak kemasyarakatan seperti kerja-kerja pembinaan, pembersihan dan lain-lain kerja bercorak fizikal. - Tempoh pelaksanaan tidak melebihi tujuh (7) hari kerja berturut-turut atau tujuh hari dalam tempoh maksimum tiga (3) bulan.

Syarat-syarat pelaksanaan projek- projek gotong royong: - Senarai projek yang akan dilaksanakan hendaklah dikenalpasti terlebih dahulu dan dipersetujui oleh Pegawai Pengawal. - Pegawai Pengawal hendaklah melantik seorang pegawai yang bertanggung- jawab untuk menyelia setiap projek serta mengesahkan projek berkenaan telah siap.

-. Pegawai yang diberi kuasa hendaklah - Pegawai yang diberi kuasa hendaklah mendapat kerjasama Jabatan Teknik tentang jenis-jenis kerja kecil yang boleh dikendalikan, anggaran keseluruhan kos projek seperti kos bahan-bahan, peralatan serta kos melaksanakan gotong royong. - Diawasi oleh pegawai yang diberi kuasa dengan kerjasama Jabatan Teknik mengikut mana yang berkaitan.

- Pihak peneraju projek hendaklah mempastikan keselamatan bahan- bahan dan peralatan projek sepanjang tempoh pelaksanaan projek. - Pihak yang meneraju projek gotong royong hendaklah membuka/ mempunyai akaun di bank tempatan.

-. Sumbangan kewangan daripada swasta - Sumbangan kewangan daripada swasta dan dermawan/orang perseorangan boleh juga diterima oleh pihak peneraju dengan syarat resit dikeluarkan. Sumbangan tersebut hendaklah dimasukkan ke dalam akaun gotong royong berkenaan. - Bagi setiap projek gotong royong, satu penyata kewangan berasingan hendakah disediakan oleh pihak peneraju projek.

-. Sebanyak 15% daripada peruntukan. pemberian Kerajaan bolehlah - Sebanyak 15% daripada peruntukan pemberian Kerajaan bolehlah diperuntukkan untuk bayaran elaun sagu hati bagi peserta gotong royong. Elaun sagu hati juga merangkumi perbelanjaan makan minum kepada semua peserta. Hanya peserta yang menjalankan kerja-kerja sebenar sahaja semasa pelaksanaan projek-projek kecil secara gotong royong boleh dibayar elaun sagu hati. Jumlah bayaran

sagu hati kepada peserta hendaklah mengikut kemahiran dan tahap penglibatan peserta yang ditetapkan oleh pihak peneraju projek dengan bantuan Jabatan Teknik (mana yang ber- kenaan). - Laporan pelaksanaan projek gotong royong secara berkala kepada Kementerian Kewangan bagi setiap separuh tahun pertama dan kedua.

PEROLEHAN MELALUI PERLANJUTAN/PERUBAHAN KONTRAK ( AP 201 DAN AP202) Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan perlanjutan dan perubahan kontrak boleh ditimbang dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebut Harga dengan syarat-syarat berikut: - Kontrak masih berkuatkuasa;

- Tidak melibatkan kenaikan harga; - Perlanjutan hanya untuk sekali sahaja dan tempoh kontrak maksimum sehingga dua (2) tahun; dan - Tambahan kuantiti atau nilai tidak melebihi 50% dari kontrak asal tertakluk maksimum RM5 juta dengan syarat jumlah tambahan dan kontrak asal tidak melebihi RM15 juta.

Arahan perubahan kontrak bagi perolehan kerja boleh diluluskan oleh pihak berkuasa sebagaimana yang ditetapkan di bawah AP202 dengan syarat: - Kontrak masih berkuatkuasa; - Perubahan tidak menukarkan sebahagian besar skop kerja asal; - bagi kerja tambahan, perubahannya hendaklah ditapak bina kontrak;

-. bagi kerja gantian, perubahan. adalah dalam skop kontrak asal dan - bagi kerja gantian, perubahan adalah dalam skop kontrak asal dan kerja yang ditentukan dalam kontrak asal hendaklah dapat dikenalpasti dalam kerja gantian tersebut.

PEROLEHAN RUNDINGAN TERUS Perolehan yang dibuat secara langsung dengan mana-mana kontraktor/ pembekal setelah mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia.

PEROLEHAN MELALUI PERKHIDMATAN PERUNDING (AP 186 DAN SPP 3/95) Hendaklah memenuhi pra-syarat keperluan perkhidmatan perunding. Hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa Pemilihan dan Perlantikan Perunding ( JPPP) atau Jawatankuasa Pemilihan dan perlantikan Perunding peringkat Agensi ( JPPPA) yang berkenaan.

Kelulusan bayaran perkhidmatan perunding hendaklah diperolehi dari Perbendaharaan atau lembaga Perolehan atau JPPPA mengikut mana yang berkenaan. Hendaklah mendapat kelulusan JPPP atau JPPPA yang berkenaan. Perunding dilantik hendaklah menguruskan perolehan bagi pihak jabatan berkenaan mengikut tatacara perolehan Kerajaan yang berkuatkuasa.

Agensi hendaklah membuat laporan perlantikan perunding mengikut format khas yang ditetapkan dalam tempoh 1 bulan selepas perlantikan dibuat. Laporan prestasi perunding hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan dan JPPP yang berkenaan.

PEROLEHAN MELALUI JABATAN TEKNIK (AP 182) Semua jabatan bukan teknik hendaklah merujuk kepada jabatan teknik bagi perolehan kerja yang melibatkan perubahan struktur bangunan ataupun kerja letrik. Sekiranya jabatan teknik tidak berkemampuan, perolehan melalui perkhidmatan perunding hendaklah dilaksanakan dimana sesalinan ‘as built

drawing’ hendaklah dikemukakan kepada jabatan teknik. Bagi kerja-kerja yang melibatkan bangunan kerajaan kelulusan Bahagian Bangunan-bangunan Kerajaan hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Bagi bangunan yang disewa kebenaran tuan punya bangunan hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Jabatan boleh menggunakan perunding yang bertanggung jawab kepada bangunan tersebut.

Kerja-kerja penyelenggaraan dan membaiki kerosakan kecil yang tidak melibatkan struktur bangunan dan kerja letrik dan bernilai tidak melebihi RM50,000 bagi satu kali pembaikan boleh diurus sendiri oleh jabatan tanpa merujuk kepada Jabatan Teknik. Pengecualian dari tatacara yang ditetapkan boleh diberikan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana yang berkaitan.

PENUTUP Objektif Prinsip PEROLEHAN KERAJAAN Sistem Dasar Jenis Kaedah PENDAHULUAN Objektif Prinsip PEROLEHAN KERAJAAN Sistem Dasar Jenis Kaedah PENUTUP Rumusan

TERIMA KASIH