PROSES KERJA EJEN HARTA TANAH SURAT PERLANTIKAN (APPOINTMENT LETTER) Apabila menerima arahan daripada bakal pelanggan, seseorang ejen akan berbincang dengan pelanggan tersebut mengenai jenis ejensi yang ingin dbentuk di antara pelanggan dengan ejen, peratusan bayaran komisen yang dipersetujui oleh kedua-kedua belah pihak, tempoh masa penyeneraian, kos-kos pengiklanan dan lain-lain lagi yang mungkin terlibat. Apabila penjual atau tuan tanah bersetuju untuk menyenaraikan harta tanahnya dengan menggunakan khidmat sesebuah perejenan harta tanah bagi maksud menjual atau menyewakan harta tanahnya, satu perjanjian di antara penjual atau tuan tanah dan ejen akan dibuat (senarai perjanjian / listing agreement).

Senarai perjanjian (listing agreement) yang merupakan kontrak tersebut mengandungi : a. Maklumat kedua-dua pihak b. Perkhidmatan yang diperlukan dari ejen c. Perihalan harta tanah samada hendak dijual, dibeli, disewa dll. d. Harga tawaran dll syarat yang diperlukan. e. Tempoh perjanjian perlantikan ejen. f. Had / limitasi perkhidmatan yang diberikan oleh ejen g. Tandatangan kedua-dua pihak

Apabila perjanjian hendak dilaksanakan, pelanggan akan menyerahkan surat perlantikan kepada ejen bagi mengesahkan ikatan di antara kedua-dua belah pihak. Sesetengah firma perejenan harta tanah mempunyai satu borang perjanjian yang standard. Maklumat ringkas yang diperolehi dari pelanggan mengenai harta tanah yang hendak dijual atau disewakan akan direkodkan oleh ejen. Ejen akan menyenaraikan maklumat-maklumat tersebut ke dalam buku kerja. Sekiranya perlu, ejen kemudiannya akan membuat lawat periksa ke atas harta tanah tersebut bagi membolehkannya mendapatkan gambaran yang jelas dan mentaksirkan nilai yang sesuai untuk harta tanah tersebut. Gambar akan diambil bagi tujuan pengiklanan dan rujukan di pejabat.

MENDAPATKAN BAKAL PEMBELI / PENYEWA Proses seterusnya adalah mendapatkan bakal pembeli atau penyewa bagi pihak penjual/pemilik (principal) dan penaksiran ke atas harta tanah yang hendak dijual / disewakan. Rekod-rekod bakal pembeli/penyewa seperti yang dinyatakan di dalam senarai pertanyan (list of enquiry / prospect sheet) akan durujuk bagi memadankan kehendak-kehendak penjual dan pembeli. Senarai kiriman (mailing list) pelanggan-pelanggan yang terdahulu akan dipertimbangkan bagi mendapatkan tindakbalas mereka mengenai harta tanah yang hendak dijual atau disewakan. Sekiranya ada peringkat ini masih belum ada lagi bakal pembeli/penyewa, maka langkah seterusnya ialah melakukan pengiklanan hart tanah tersebut samada di media cetak atau dengan memasang papan tanda di kawasan harta tanah berkenaan.

MENUNJUKKAN HARTA TANAH KEPADA BAKAL PEMBELI /PENYEWA Apabila bakal pembeli membuat pertanyaan mengenai sesuatu harta tanah, ejen akan mencatatkan butiran yang dikehendaki. Sekiranya butiran harta tanah terdapat di dalam senarai ejen dan pelanggan tersebut berminat terhadap harta tanah tersebut, maka ejen akan menetapkan satu tarikh bagi membawa bakal pembeli ke lokasi harta tanah tersebut agar pelanggan boleh mendapatkan gambaran terperinci mengenai harta tanah yang dikehendaki.

PROSES PERUNDINGAN / MERANGKA DOKUMEN PERJANJIAN JUAL BELI Apabila seseorang bakal pembeli/penyewa telah dikenalpasti, proses perundingan dan tawar menawar mengenai harga akan dilakukan. Sekiranya kedua-dua pihak mencapai persetujuan mengenai harga dan lain-lain perkara yang berkaitan dengan harta tanah tersebut, maka proses merangka dokumen perjanjian akan dijalankan. Dokumen perjanjian jual beli atau penyewaan akan dirangka oleh ejen sebelum diserahkan kepada peguam yang juga akan diuruskan oleh ejen.

Sesetengan firma perejenan harta tanah pada peringkat ini akan meminta pelanggan mereka untuk menandatangani surat perjanjian bagi menjelaskan bayaran komisen. Bayaran ‘earnest deposit’ daripada pembeli / penyewa: Merupakan pembayaran-awal oleh bakal pembeli atau penyewa untuk menunjukkan minat yang serius. Mungkin atau tidak mungkin akan menjadi sebahagian daripada deposit. Boleh dilucuthakkan bergantung kepada terma dan syarat perjanjian. ‘earnest deposit’ biasanya adalah sebahagian daripada deposit iaitu 2% daripada harga terakhir yang dipersetujui. Didepositkan ke dalam akaun pelanggan.

PROSES TERAKHIR PINDAHMILIK Apabila dokumen perjanjian jual beli atau penyewaan telah siap dirangka, maka ini bermakna kedua-dua belah pihak telah bersetuju untuk menjalankan syarat-syarat yang telah dinyatakan di dalam surat perjanjian. Antara lain, syarat-syart yang biasa dinyatakan adalah mengenai cara pembayaran yang akan dibuat oleh pembeli/penyewa kepada penjual/ tuan tanah. Kebiasaannya bagi penjualan, pembeli dikehendaki menjelaskan bayaran pendahuluan (deposit) sebanyak 10% manakala bakinya akan dijelaskan dalam tempoh 3 bulan setelah perjanjian jual beli ditandatangani. Pada peringkat ini juga, seseorang ejen berhak untuk mendapat bayaran penuh komisen sebagaimana yang dijanjikan.