KEMAHIRAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI DR. NOR AZURA BINTI ADZHARUDDIN KOC 3433 DR. NOR AZURA BINTI ADZHARUDDIN

Unit 4 : Komunikasi dan Kepimpinan Takrif Kepimpinan Kepimpinan adalah sebagai satu proses mempengaruhi manusia yakni pengikut supaya dapat menjuruskan usaha mereka ke arah mencapai matlamat tertentu. Pemimpin adalah individu yang mampu mempengaruhi orang lain untuk mencapai matlamat yang dihajati. Dalam orgasnisasi pemimpin hendaklah mempunyai kemampuan untuk menyampaikan mesej kepada seluruh warga organisasinya berkaitan matlamat yang ingin dicapai oleh organisasi. Proses kepimpinan bergantung kepada kewibawaan atau kredibiliti yang dibentuk oleh seseorang individu pemimpin tersebut.

Konsep Kecekapan dan Keberkesanan (Efficiency and Effectiveness) Seseorang harus cekap & berkesan jika ingin menjadi seorang pengurus & pemimpin. Kecekapan ialah melakukan kerja dengan betul. Tiga cara untuk meningkatkan kecekapan : - tingkatkan output pada input tetap. - kurangkan input tetapi tetapkan output. - meningkatkan output melebihi peningkatan input. Keberkesanan pula ialah kebolehan melakukan kerja-kerja yang betul. Kecekapan melibatkan pengurusan peringkat pertengahan @ bawahan manakala keberkesanan melibatkan pengurusan peringkat atasan. 6. Pengurus yang berkait dengan keberkesanan pula biasanya menitikberatkan krateria2 yang membezakan organisasinya dengan organisasi saingan.

Kecekapan Keberkesanan besambung.... Perbandingan antara kecekapan & keberkesanan : Kecekapan Keberkesanan Melakukan kerja dengan betul. Melakukan kerja yang betul. Mengurangkan input & meningkatkan output. Berada di atas walaupun banyak saingan. Menyelesaikan masalah. Menghasilkan keputusan. Menguruskan cabaran hari ini. Menguruskan cabaran esok Merendahkan kos. Meningkatkan keuntungan. Mengawal sumber. Menggunakan sumber ke tahap optimum

Triad Keberkesanan Komunikasi Triad @ segitiga ini terdiri dari pengurus yakni pemimpin, anggota kumpulan kerja yakni pengikutnya serta suasana dalam mana kerja tersebut hendak dilaksanakan. Tugas pemimpin adalah untuk menyediakan suasana dalam mana persepakatan pekerja boleh dicapai. Salah satu matlamat asas pemimpin adalah untuk membina dan mengekalkan kredibiliti dengan kumpulan kerjanya. Faktor yang mempengaruhi usaha ini ialah : - Dorongan (drive) - Boleh harap (dependable) - Ketrampilan (competence) - Reputasi (reputation) Pekerja @ pengikut pula ialah golongan yang menyokong pemimpin tersebut mengukuhkan persepakatan. Norma kumpulan& perasaan terhadap pemimpin & organisasi hendaklah sentiasa positif bagi memungkinkan kesetiaan.

bersambung…. Suasana tugas ada kalanya tidak menggalakkan persepakatandalam organisasi. Suasana hendaklah dilihat secara menyeluruh, bukan pecahan-pecahan mengikut bahagian, jabatan @ unit. Ada kalanya kejayaan yang dipuja dalam satu jabatan akan menggugat jabatan lain. Sengan itu, suasana perlu didudun semula mengikut keutamaan dari pelbagai jabatansupaya dapat meningkatkan kembali persepakatan yang sudah tergugat. Pengurusan juga perlu sedar bahawa masalah persepakatan boleh wujud di semua peringkat, atasan dan juga bawahan umpamanya dalam tugas-tugaspembinaan.

Ciri-ciri Pemimpin Bernard Bass menggariskan kualiti berikut yang perlu ada pada seseorang pemimpin yang berkesan, iaitu : - mempunyai dorongan yang kuat untuk bertanggungjawab & menyempurnakan tugas. - mempunyai semangat & kesungguhan untuk mencapai matlamat. - mempunyai inisiatif & ketulenan usaha menyelesaikan masalah. - mempunyai dorongan untuk berinisiatif dalam situasi sosial. - mempunyai keyakinan diri & identiti diri. - mempunyai kesediaan menanggung akibat dari keputusan & tindakan yg diambil. - mempunyai kebolehan untuk bertolak ansur dalam hal2 kelewatan & kekeciwaan. - mempunyai kebolehan untuk mempengaruhi perlakuan orang lain. - mempunyai kebolehan berbentuk struktur interaksi sosial untuk kegunaan2 dalam situasi tertentu.

bersambung…. 2. Perdana Menteri kita Dato’ Seri Dr Mahathir Mohamad pula menggariskan ciri2 berikut sebagai syarat perlu untuk menjadi pemimpin iaitu : - mempunyai wawasan @ berpandangan jauh berbanding orang lain yang menjadi pengikutnya. - berupaya menentukan objektif & sasaran. - berupaya menilai keupayaan pengikutnya. - menggalak, menaikkan semangat & memimpin mereka ke arah kejayaan yang lebih cemerlang. 3. Walaubagaimanapun pemimpin mestilah seorang komunikator yang berkesan.

4. Ada 5 ciri-ciri peribadi yang harus wujud pada diro seseorang pemimpin, iaitu : - Dia hendaklah lebih bijak dari orang lain. - Mempunyai kematangan emosi. - Mempunyai cetusan motivasi. - Mempunyai kemahiran menyelesaikan masalah. - Mempunyai kemahiran pengurusan. Pemimpin itu hendaklah mempunyai 3 kemahiran yang membentuk kemahiran pengurusan ini iaitu kemahiran teknikal, kemahiran kemanusiaan & kemahiran pentadbiran.

Gaya Kempimpinan Terdapat banyak cara untuk mengklasifikasikan gaya kepimpinan. Salah satunya adalah dengan melihat kepada corak interaksi antara pemimpin dengan pekerjanya. 2. Melalui pengkelasan cara ini, terdapat empat gaya kepimpinan iaitu : Kepimpinan Authoritarian. Pemimpin jenis ini memberikan arahan kepada pekerjanya tentang apa yang perlu dikerjakan. Kepimpinan Paterlanistik. Pemimpin jenis ini memberi arahan kepada pekerja apa yang perlu dibuat di samping membenarkan mereka berbincang & memberi maklumbalas terhadap arahan tersebut. Kepimpinan Keterlibatan. Pemimpin mengizinkan komunikasi ke atas serta juga antara sesama pekerja. Ada terdapat kebebasan maklumat. Kepimpinan Laissez-faire. Pemimpin jenis ini membenarkan pekerja berinteraksi sesama mereka & menjalankan tugas sementara pemimpin memainkan peranan yang amat pasif.

Terima Kasih