BENGKEL PENGURUSAN RISIKO 3 OGOS 2016 DI HRDA UiTM KELANTAN

TADBIR URUS PENGURUSAN RISIKO UNIVERSITI Bermula dengan penubuhan Majlis Pengurusan Strategik Universiti dan Jawatankuasa Pengurusan Bencana Universiti yang telah diluluskan dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti ke-149 pada 18 Disember 2015. Beberapa jawatankuasa telah ditubuhkan bagi membantu pengurusan risiko universiti melaksanakan tugas-tugasnya. Antara jawatankuasa yang ditubuhkan adalah: i. Jawatankuasa Pemilik Risiko ii. Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan iii. Jawatankuasa Operasi Bencana Negeri

2.1 VISI, MISI DAN OBJEKTIF PENGURUSAN RISIKO Menjadi pusat rujukan Universiti dalam memastikan kemampanan dan keselamatan yang berteraskan kepakaran, kualiti kerja, integrity dan akauntabiliti VISI Bekerjasama dengan pemegang taruh dalam memantapkan budaya kerja berprestasi tinggi untuk menyemarakkan kecemerlangan, kemampanan dan keselamatan universiti MISI OBJEKTIF Memastikan persekitaran kerja yang selamatdan kondusif Menambahbaik kawalan, proses dan latihan untuk menguruskan semua aspek yang berisiko Memastikan semua warga university bersiapsiaga dalam menghadapi bencana untukmelindungi nyawa, keselamatan dan harta benda UiTM Memupuk budaya celik risiko di kalangan warga UiTM Melindungi reputasi dan imej UiTM

TADBIR URUS PENGURUSAN RISIKO PERINGKAT INDUK

PERINGKAT CAWANGAN

KUMPULAN PEMILIK RISIKO KEAHLIAN   Pengerusi : Dekan/ Rektor/ Pengarah/ KetuaJabatan Ahli : a) Ahli mesyuarat PTJ (Ketua Jabatan/ Ketua Bahagian/ Ketua Unit) : b) Wakil Majikan dan Wakil Pekerja bagi Jawatankuasa SOSHCo. Setiausaha : Penyelaras Pengurusan Risiko ( Seorang Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Professional Akademik/ Pentadbiran yang dilantik oleh PPSM PTJ)

JAWATANKUASA PEMILIK RISIKO Keahlian: Pengerusi : Rektor Timbalan Pengerusi : Timbalan Rektor HEA Ahli-Ahli: Timbalan Rektor HEP Timbalan Rektor Bahagian Penyelidikan dan Jaringan Industri Ketua Pentadbiran Ketua-ketua Pusat Pengajian Ketua Bahagian Keselamatan Wakil Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Negeri Setiausaha : Penyelaras Unit Pengurusan Risiko Sekretariat : Bahagian Pentadbiran PTJ

TANGGUNGJAWAB PENGERUSI KUMPULAN PEMILIK RISIKO Memastikan langkah pembudayaan pengurusan risiko di PTJ; Memastikan Arahan Dasar dan Mekanisma Pengurusan Risiko Universiti Teknologi MARA dipatuhi; Memantau dan menilai setiap risiko yang dilaporkan oleh Ahli secara berkala di dalam Mesyuarat Jabatan; Menentukan tahap risiko mengikut keutamaan (prioritize) risiko yang memerlukan perhatian; Menentukan tahap Toleransi Risiko di PTJ masing-masing dan memastikan ia di dalam lingkungan Toleransi Risiko Universiti; dan Memastikan pelan tindakan pencegahan kerugian atau pengurangan risiko dilaksanakan dan dipantau secara berterusan.

TANGGUNGJAWAB AHLI KUMPULAN PEMILIK RISIKO DI PTJ Mengenalpasti setiap risiko yang dijangka, mendaftarkan risiko di dalam Borang Daftar Risiko dan mencadangkan tindakan kawalan yang perlu; Melaporkan kepada Pengerusi risiko yang dikenalpasti dan mencadangkan TindakanKawalan; Melaksanakan Tindakan Kawalan yang diluluskan; dan Memantau status risiko secara berterusan.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI RISIKO Ketua Jabatan/Ketua Bahagian/Ketua Unit akan dibantu Pegawai Risiko masing-masing untuk: Melaksanakan dasar pengurusan risiko dan kawalan dalaman universiti Mengenal pasti dan menilai risiko penting yang dihadapi oleh jabatan/bahagian/unit untuk pertimbangan Unit Pengurusan Risiko dan Pengurusan iTM Cawangan Menyediakan maklumat yang mencukupi pada masa yang ditetapkan Unit Pengurusan Risiko dan jawatankuasanya mengenai status risiko dan kawalan. Menjalankan kajian semula tahunan keberkesanan sistem kawalan dalaman dan menyediakan laporan kepada Unit Pengurusan Risiko dan Pengurusan UITM

TANGGUNGJAWAB PENYELARAS PENGURUSAN RISIKO PTJ Menyelaras maklumat yang diberikan oleh Ahli Kumpulan Pemilik Risiko dan menyediakan daftar risiko PTJ untuk rujukan dan kawalan; Memantau status risiko serta pelaksanaan Tindakan Kawalan secara berkala; Memajukan daftar risiko yang berimpak tinggi kepada Unit Pengurusan Risiko untuk dibincangkan di peringkatPasukan Penilai Risiko Strategik; Mewujudkan dan memantau pelaksanaan pelan tindakan pencegahan kerugian dan pengurangan risiko; dan Mencadangkan kepada pihak pentadbiran PTJ aktiviti-aktiviti pembudayaan pengurusan risiko di PTJ

TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN RISIKO Menyelaras aktiviti pengurusan risiko Universiti di peringkat cawangan Menyelaras aktiviti di peringkat cawangan bagi meningkatkan reputasi serta imej cawangan Menjalankan aktiviti-aktiviti bagi meningkatkan budaya pengurusan risiko di kalangan warga cawangan Membantu Unit Pengurusan Risiko Induk memberi khidmat nasihat mengenai kaedah pengurusan risiko peringkat jabatan /unit Menyelaras dan memajukan laporan risiko yang memberi impak tinggi kepada cawangan kepada Kumpulan Pemilik Risiko untuk dibincangkan di peringkat MKSP

TANGGUNGJAWAB PEMANTAU RISIKO Memantau pengurusan risiko penting untuk mengurangkan kemungkinan perkara yang tidak diingini. Memastikan tindakan pencegahan dilaksanakan oleh setiap jabatan atau unit untuk mengurangkan kemungkinan perkara yang tidak diingini. Memastikan juga risiko yang kurang penting diuruskan secara aktif, dengan kawalan yang sesuai bagi suasana kerja yang berkesan. Memastikan juga risiko yang kurang penting diuruskan secara aktif dengan kawalan yang sesuai bagi suasana kerja yang berkesan.

Apa itu risiko? Mengikut polisi risiko UiTM, Risiko adalah halangan yang menjejaskan kemampuan UiTM daripada mencapai objektif, pengurusan dan aktivitinya sebagaimana yang telah diamanahkan oleh pelanggan dan pemegangtaruh keatasnya.Iltizam UiTM adalah untuk menguruskan risiko secara proaktif dan bertanggungjawab bagi memastikan objektif Universiti tercapai

Jenis-JENIS risiko Strategik Kewangan Operasi Risiko yang menjadi halangan untuk mencapai halatuju atau objektif universiti Strategik Risiko yang menjejaskan pembiayaan atau dana universiti. Ia merupakan risiko-risiko berkaitan keupayaan kewangan, prosidur pengurusan kewangan, keselamatan kewangan dan lain-lain berkaitan kewangan Kewangan Risiko yang menjejaskan perkhidmatan kepada kakitangan, pelajar dan pihak luar university. Ia merupakan risiko yang melibatkan semua proses kerja bagi mencapai objektif organisasi seperti keselamatan rekod, keselamatan pekerja, pengurusan dan pembangunan sumber manusia, fasiliti dan lain-lain Operasi

Jenis-JENIS risiko Peraturan/ Perundangan Reputasi Risiko Projek Utama Risiko yang memberi kesan kepada pematuhan undang-undang dan peraturan. Ia adalah risiko dari implikasi perundangan seperti perjanjian antara organisasi, penurunan kuasa serta lain-lain yang berkaitan dengan pelaksanaan undang-undang Peraturan/ Perundangan Risiko yang sekiranya berlaku akan memberi implikasi kepada imej universiti Reputasi Risiko yang dijangka sepanjang tempoh pelaksanaan sesebuah projek bermula dari proses penyediaan kertas cadangan projek sehingga projek tersebut siap dan diserahkan kepada pengguna. Ia melibatkan penilaian risiko dari semua aspek yang perlu dalam pelaksanaan sesebuah projek termasuk tenaga kerja, kewangan, perundangan dan segala perancangan pelaksanaan projek. Risiko Projek Utama

Komponen risiko Dua komponen penting: Keberangkalian ia berlaku, dan Jika berlaku – kesan (samada positif atau negatif) Risiko mungkin tidak boleh dihapuskan tetapi ia boleh dikurangkan, diminimakan, dielak atau dipindahkan

KEPENTINGAN PENGURUSAN RISIKO Mengawal kesan negatif seperti beban hutang serta kesan buruk kepada kesihatan yang mungkin berlaku; Mengurangkan atau meminimumkan kos yang dapat dimanfaatkan kea rah tujuan yang lebih produktif Mewujudkan serta memastikan persekitarankerja yang selamat dan kondusif Mewujudkan sistem keselamatan yang bersepadu bagi mengelakkan bencana atau ancaman sama ada dalaman atau luaran; Menambahbaik kawalan, proses dan latihan untuk menguruskan semua aspek yang berisiko.

DASAR DAN MEKANISMA PENGURUSAN RISIKO UiTM Pengurusan risiko didefinisikan sebagai pengurusan menyeluruh yang proaktif dalam aktiviti bagi sesuatu program dan kemungkinan menerima kegagalan dalam program berkenaan. Ia merupakan satu proses bagi mengenalpasti risiko, menganalisa, menentukan tindakan pencegahan serta menilai keberkesanan tindakan yang diambil bagi mengelakkan kerugian pada masa akan datang

DASAR DAN MEKANISMA PENGURUSAN RISIKO UiTM 1.2 Proses Pengurusan Risiko

CONTOH PROSES KENALPASTI RISIKO No Rujukan (untuk kegunaan pejabat) Kategori Risiko Keterangan Risiko Punca Risiko Kesan Jangka masa pendek Kesan Jangka masa panjang   Risiko Operasi Kekurangan staf yang berkebolehan melakukan tugas tersebut Manusia Tidak dapat menyiapkan tugas pada masa yang ditetapkan dan pelanggan terpaksa menunggu lama untuk tugas tersebut siap Mengurangkan kepuasan pelanggan Risiko Peraturan/ Perundangan Peraturan baru menetapkan sistem penilaian prestasi perlu dibuat menggunakan sistem OPAL dan sistem tersebut tidak dapat mengenalpasti sesetengah item yang dirasakan perlu untuk diambil kira Sistem Penilaian prestasi dirasakan dibuat secara tidak adil dan saksama Mengurangkan kepuasan pengguna

MENGANALISA RISIKO SKALA PENARAFAN KETERANGAN JARANG 1 JARANG Sesuatu kejadian yang jarang berlaku – sekali melebihi 3 tahun 2 KEMUNGKINAN RENDAH Sesuatu kejadian yang rendah kemungkinan berlaku – sekali dalam setiap 3 tahun 3 ADA KEMUNGKINAN Sesuatu kejadian yang mungkin berlaku – sekali setahun 4 KEMUNGKINAN TINGGI Sesuatu kejadian yang besar kemungkinan berlaku – sekali setiap 6 bulan 5 HAMPIR PASTI Sesuatu kejadian yang kerap/hampir pasti berlaku – sekali dalam sebulan Skala Indeks Kebarangkalian

Tahap Impak Mengikut Kategori Manusia Reputasi Kewangan Operasi 1 (Tiada kesan) Kecederaan yang tidak memerlukan rawatan/ tidak menjejas Aduan terpencil Implikasi kewangan sangat rendah dan di dalam ruang kawalan pemunya risiko untuk menguruskan secara dalaman Tidak dapat beroperasi kurang dariapada 2 jam (<2 jam) 2 (Kecil) Mengalami kecederaan dan memerlukan rawatan pesakit luar/menjejas produktiviti pada tahap minimal 1 – 5 aduan daripada pemegang kepentingan dan pelanggan Melibatkan implikasi kewangan < 10% daripada peruntukan keseluruhan Pusat Tanggungjawab Tidak dapat beroperasi antara 2 – 4 jam 3 (Sederhana) Mengalami kecederaan dan perlu dirawat di hospital (ditahan wad< 4 hari)/menjejas produktivti pada tahap proses kerja 6- 10 aduan daripada pemegang kepentingan dan pelanggan Melibatkan implikasi kewangan 10% hingga 25% daripada peruntukan keseluruhan Pusat Tanggungjawab Tidak dapat beroperasi antara 1 – 3 hari 4 (Besar) Mengalami kecederaan dan perlu dirawat di hospital (ditahan wad> 4 hari)/ mengakibatkan penurunan produktiviti pada peringkat jabatan Publisiti buruk dari akhbar tempatan dan antarabangsa Melibatkan implikasi kewangan 25% hingga 50% daripada peruntukan keseluruhan Pusat Tanggungjawab Tidak dapat beroperasi antara 3 – 7 hari 5 (Sangat besar) Kematian/mengakibatkan penurunan produktiviti universiti Publisiti sangat buruk dari akhbar tempatan dan antarabangsa Melibatkan implikasi kewangan >50% daripada peruntukan keseluruhan Pusat Tanggungjawab Tidak dapat beroperasi melebihi 7 hari

MATRIKS KEBERANGKALIAN DAN IMPAK

PELAN TINDAKAN MENGIKUT KOD WARNA

MENENTUKAN TINDAKAN PENCEGAHAN Fokus kepada risiko yang mempunyai impak yang tinggi (Matriks: 13 -25) Kembali melihat kepada punca/sumber risiko Melihat kepada kesan risiko dan menentukan langkah pencegahan yang boleh mengurangkan impak tersebut. Mengambil kira tindakan pencegahan yang mempunyai keseimbangan daripada segi kos dan manfaat (Cost – benefit analysis)

persoalan untuk menentukan tindakan pencegahan yang sesuai Apakah keberkesanan kos yang sesuai? Apakah penunjuk prestasi yang digunakan untuk mengawasi tahap risiko? Apakah proses atau tindakan yang sesuai untuk meminimakan risiko? Apakah sumber yang diperlukan seperti kakitangan sokongan, peruntukan wang atau bantuan teknikal yang sesuai? Siapakah yang bertanggungjawab dalam melaksanakan pelan respon risiko dan tempoh masa yang terlibat?

Contoh Tindakan Pencegahan Risiko

Rumusan sistem pelaporan risiko melalui sistem e-RMS

Pelaporan Risiko e-RMS

Rumusan risiko dan pemberitahuan e-RMS

Pemantauan mengikut Tahap Risiko

Proses Penambah Baikan Mengikut Status Pencegahan

PENUTUP Pengurusan risiko merupakan salah satu tunjang kepada kejayaan pengurusan sesebuah organisasi termasuk Universiti. Ianya sangatlah penting untuk memastikan segala risiko yang bakal dihadapi dapat dikurangkan dan boleh dielak, seterusnya menyokong kepada matlamat Universiti, yang bukan sahaja menyediakan kemudahan pembelajaran yang unggul, tetapi juga dapat menyediakan persekitaran yang selamat dan kondusif.