Pertemuan XI Manajemen Persediaan Matakuliah : F0532 – Manajemen Operasi Tahun : 2005 Pertemuan XI Manajemen Persediaan

Learning Outcomes Pada akhir pertemuan ini, diharapkan Mahasiswa akan mampu : Menunjukkan berbagai fungsi persediaan dalam operasi suatu perusahaan Menunjukkan perencanaan dan pengendalian persediaan untuk mencapai keseimbangan dalam operasi perusahaan. Menunjukkan berbagai model persediaan Menghitung kebutuhan persediaan berdasarkan model persediaan untuk permintaan independen

Outline Materi Fungsi Persediaan (Inventory) Manajemen Persediaan Model Persediaan Model Persediaan untuk Permintaan Independen

Fungsi Persediaan (1) Efisiensi operasional suatu organisasi / perusahaan dapat ditingkatkan karena berbagai fungsi penting persediaan (inventory). Persediaan : adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu seperti, untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Jenis Persediaan : (1) Persediaan bahan mentah (raw materials), (2) Persediaan komponen-komponen rakitan / suku cadang (purchased parts / components), (3) Persediaan bahan pembantu / penolong (supplies), (4) Persediaan barang dalam proses (work in process), Persediaan barang jadi (finished goods). Fungsi Persediaan : (1) Menghilangkan risiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan, (2) Menghilangkan risiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan, (3) Menghilangkan risiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi,

Fungsi Persediaan (2) (4) Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan bila bahan tersebut tidak tersedia di pasaran, (5) Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas (quantity discounts), (6) Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan. Berdasarkan fungsi-fungsi persediaan diatas, maka fungsi persediaan dapat dikelompokkan menjadi : (1) Decoupling : persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier, (2) Fluctuation Stock : persediaan yang dimaksudkan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan, (3) Lot Size Inventory : persediaan yang yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar daripada kebutuhan saat ini dengan tujuan untuk mendapatkan keuntungan dari potongan kuantitas, (4) Anticipation Stock : persediaan untuk menghadapi permintaan yang dapat diperkirakan atau diramalkan berdasarkan pengalaman atau data masa lalu, yaitu permintaan musiman.

Manajemen Persediaan (1) Manajer operasi dapat menetapkan suatu sistem untuk mengelola persediaan dengan cara mengelompokkan produk-produk persediaan (analisis ABC) dan dengan mempertahankan keakuratan catatan persediaan yang ada. Analisis ABC : Dalam manajemen persediaan dikenal analisis ABC, yaitu membagi persediaan dalam tiga kelompok / kelas berdasarkan prinsip Pareto : the critical few and the trivial many – beberapa yang penting / bernilai tinggi dan banyak yang sepele / bernilai rendah. Klasifikasi ABC membagi persediaan dalam tiga kelompok berdasarkan jumlah nilai uang per tahun. Volume / jumlah nilai uang tahunan dihitung dari kebutuhan tahunan untuk setiap jenis persediaan dikalikan dengan nilai per unitnya. Klasifikasi ABC : Kelas A : persediaan yang memiliki jumlah nilai uang per tahunnya tinggi. Kelompok ini mewakili 70% - 80% dari total biaya persediaan, meskipun volumenya hanya sedikit mewakili sekitar 15% - 20% dari seluruh jumlah (volume) persediaan.

Manajemen Persediaan (2) Kelas B : persediaan yang memiliki jumlah nilai uang per tahunnya sedang / menengah. Kelompok ini mewakili 15% - 25% dari total biaya persediaan, sedangkan volumenya mewakili sekitar 30% dari seluruh jumlah (volume) persediaan. Kelas C : persediaan yang memiliki jumlah nilai uang pertahunnya rendah. Kelompok ini mewakili sekitar 5% - 15% dari total biaya persediaan, sedangkan volumenya 50% - 55% dari seluruh jumlah (volume) persediaan. Pengendalian Persediaan dalam Industri Jasa : Dalam bisnis eceran, persediaan yang tidak dicatat di antara penerimaan dan waktu penjualan dinamakan penyusutan, yang terjadi karena pencurian atau administrasi yang kacau/berantakan. Teknik pengendaliannya : (1) Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik, (2) Pengendalian yang ketat terhadap kiriman barang yang datang, (3) Pengendalian yang efektif terhadap semua barang yang keluar dari fasilitas.

Model Persediaan Dalam Pengelolaan Persediaan terdapat dua keputusan penting yang harus dilakukan oleh manajemen, yaitu : (1) berapa banyak jumlah bahan / barang yang harus di pesan untuk setiap kali pemesanan, (2) kapan pemesanan bahan / barang harus dilakukan. Untuk memudahkan dalam pengambilan keputusan, telah dikembangkan beberapa model dalam manajemen persediaan. Permintaan Dependen vs Permintaan Independen : (1) Permintaan bersifat Dependen berarti permintaan terhadap suatu produk berkaitan / tergantung dengan permintaan untuk produk lainnya (permintaan terhadap ban mobil dan radiator tergantung dari produksi mobil itu sendiri, (2) Permintaan bersifat Independen berarti permintaan terhadap suatu produk tidak berkaitan / tidak tergantung dengan permintaan untuk produk lainnya (permintaan terhadap kulkas tidak tergantung dengan permintaan pemanggang roti)

Model Persediaan Untuk Permintaan Independen (1) Model Persediaan untuk Produk yang Permintaannya bersifat Independen : mengasumsikan bahwa permintaan untuk satu produk tidak berkaitan dengan permintaan untuk produk lainnya Biaya-Biaya dalam Persediaan : (1) Biaya Pemesanan (Ordering Cost) yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan pemesanan bahan/barang seperti biaya pasokan, formulir/administrasi, pemrosesan pesanan, biaya angkutan, bongkar muat. (2) Biaya Penyimpanan (holding costs atau carrying costs) yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan penyimpanan atau penahanan persediaan untuk jangka waktu tertentu seperti biaya sewa gudang, asuransi, bunga, penyusutan, listrik. (3) Biaya Pemasangan (Set Up Cost) ; adalah biaya-biaya untuk mempersiapkan mesin-mesin atau proses manufaktur dari suatu rencana produksi. Di banyak organisasi/perusahaan biaya pemasangan berhubungan erat dengan waktu pemasangan (setup time).

Model Persediaan Untuk Permintaan Independen (2) Model-Model Persediaan untuk Permintaan Independen : (1) Model Economic Order Quantity (EOQ), (2) Model Production Order Quantity, (3) Model Quantity Discount. Model Persediaan Economic Order Quantity : merupakan suatu teknik pengendalian persediaan tertua dan paling terkenal, dan mudah penggunaannya, dengan asumsi : (1) barang yang dipesan dan disimpan hanya satu macam, (2) tingkat kebutuhan /permintaan barang diketahui dan bersifat konstan, (3) biaya pemesanan dan biaya penyimpanan adalah konstan dan diketahui, (4) waktu tenggang (lead time) diketahui dan bersifat konstan, (5) barang yang dipesan, diterima dalam satu batch / kumpulan produk pada suatu waktu tertentu, (6) harga barang tetap dan tidak tergantung dari jumlah yang dibeli (tidak ada potongan kuantitas, (7) keadaan kehabisan stok (kekurangan) dapat dihindari jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat.

Model Persediaan Untuk Permintaan Independen (3) 2. Model Persediaan Production Order Quantity : suatu model persediaan yang diterapkan ketika persediaan secara terus-menerus mengalir atau terbentuk sepanjang suatu periode tertentu setelah dilakukan pemesanan atau ketika produk diproduksi dan dijual pada saat yang bersamaan. Dengan keadaan demikian dapat dimasukkan data tingkat produksi atau arus persediaan dan permintaan setiap harinya. Model persediaan ini cocok untuk lingkungan produksi dan berguna ketika persediaan secara terus-menerus terbentuk sepanjang waktu. Model ini dibuat dengan menetapkan biaya pemesanan atau pemasangan sama dengan biaya biaya penyimpanan atau penahanan (carrying cost). Q*p = √2DS/H[1 – (D/P)] , dimana Q = jumlah unit perpesanan, H = biaya penyimpanan per unit per tahun, p = tingkat produksi per tahun, d = tingkat permintaan harisn atau tingkat penggunaan, t = lama jalannya produksi dalam satuan hari.

Model Persediaan Untuk Permintaan Independen (4) 3. Model Persediaan Quantity Discount : untuk meningkatkan penjualan, banyak perusahaan yang menawarkan potongan harga untuk para pelanggan mereka. Quantity discount merupakan pengurangan harga (P) untuk barang yang dibeli dengan jumlah / kuantitas yang lebih besar. Bila memasukkan biaya produk, persamaan untuk biaya persediaan totalnya menjadi : Biaya total = Biaya pemesanan+Biaya penyimpanan + Biaya Produk TC = D/Q.S + QH/2 + PD, dimana TC = Biaya total, Q = jumlah unit yang dipesan, D = permintaan tahunan dalam satuan unit, S = Biaya pemesanan per pesanan, P = harga per unit, H = Biaya penyimpanan per unit per tahunan. Prosedur penentuan jumlah yang ekonomis untuk suatu pembelian yang menggunakan potongan harga/kuantitas : (1) hitung EOQ pada harga terendah, dengan persamaan Q* = √2DS/IP , bila EOQ fisibel (jumlah yang dibeli sesuai dengan yang dipersyaratkan) maka kuantitas tersebut merupakan pesanan yang optimal.

Model Persediaan Untuk Permintaan Independen (5) (2) bila EOQ tidak fisibel, hitung total biaya (TC) pada kuantitas terendah pada harga tersebut, (3) hitung EOQ pada harga terendah berikutnya. Bila fisibel hitung biaya totalnya. Kemudian bandingkan total biaya dari kuantitas pesanan yang telah dihitung. Kuantitas optimal adalah kuantitas yang mempunyai total biaya terendah, (4) Apabila langkah (3) masih tidak fisibel, ulangi langkah (2) dan (3) sampai memperoleh EOQ yang fisibel atau perhitungan tidak mungkin lagi dilanjutkan.