Tata Cara e-Purchasing

Definisi E-Katalog adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang/jasa tertentu. E-Purchasing adalah tatacara pembelian melalui sistem katalog elektronik E-Katalog sebagai dasar bagi K/L/D/I melakukan pemesanan barang/jasa melalui e-Purchasing.

Pelaksana e-Purchasing Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pengadaan Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi/Institusi

Dengan Negosiasi Harga Alur e-Purchasing E-Purchasing Tanpa Negosiasi Harga Dengan Negosiasi Harga

e-Purchasing tanpa Negosiasi Harga PPK PP Penyedia Distributor Lihat e-Katalog Buat rencana pelaksanaan pengadaan (offline) Login pada SPSE; Klik aplikasi e-Procurement lainnya; Pilih aplikasi e-Purchasing Email notifikasi pembelian; Login pada e-Catalogue Login pada SPSE; Klik aplikasi e-Procurement lainnya; Pilih aplikasi e-Purchasing Buat Paket; Input & Kirim data permintaan pembelian Lihat permintaan pembelian; Pilih distributor Persetujuan Permintaan pembelian Persetujuan Permintaan pembelian Persetujuan Permintaan pembelian Download template perjanjian pembelian Download/Cetak Surat Pesanan Pembelian Lihat notifikasi email; Login pada e-Catalogue Input status penerimaan Input riwayat pembayaran Input/update status pengiriman

e-Purchasing dengan Negosiasi Harga PPK PP Penyedia Distributor Lihat e-Katalog Buat rencana pelaksanaan pengadaan (offline) Login pada SPSE; Klik aplikasi e-Procurement lainnya; Pilih aplikasi e-Purchasing Email notifikasi pembelian; Login pada e-Catalogue Buat Paket; Input data permintaan pembelian Input & kirim data negosiasi harga Lihat permintaan pembelian Login pada SPSE; Klik aplikasi e-Procurement lainnya; Pilih aplikasi e-Purchasing Negosiasi Harga Persetujuan Permintaan pembelian Persetujuan Permintaan pembelian Pilih distributor Download/Cetak Surat Pesanan Pembelian Download template perjanjian pembelian Persetujuan Permintaan pembelian Lihat notifikasi email; Login pada e-Catalogue Input status penerimaan Input riwayat pembayaran Input/update status pengiriman

Proses Awal e-Purchasing PPK Login pada website e-Katalog (e-katalog.lkpp.go.id) Dari proses melihat e-Katalog, PPK kemudian menyusun rencana pelaksanaan pengadaan. Kemudian alur selanjutnya menuju ke Pejabat Pengadaan (PP)

Proses Non Nego oleh PP PP Login ke SPSE dengan masuk ke website LPSE, kemudian klik “Login Non-Penyedia”

Proses Non Nego oleh PP Isi User ID & Password, kemudian klik Login username *******

Proses Non Nego oleh PP Klik “Aplikasi e-Procurement Lainnya” Klik “Masuk Versi Production”

Proses Non Nego oleh PP Masuk ke halaman Syarat & Ketentuan

Proses Non Nego oleh PP Untuk buat paket, pilih tab “komoditas”, kemudian klik “Tambah Paket”.

Proses Non Nego oleh PP Akan muncul Form Paket, diisi dengan informasi K/L/D/I, untuk isi RUP, klik “Cari RUP”

Proses Non Nego oleh PP Akan muncul daftar RUP, pilih ID RUP kemudian klik “Tutup”, maka tampilan akan kembali ke halaman “Form Paket”

Proses Non Nego oleh PP Lanjut pada form persiapan, untuk mengisi informasi PP dan PPK, untuk pilih PPK, klik “Cari PPK”. Akan muncul List PPK. Klik nama PPK yang dipilih, kemudian klik “Tutup” untuk kembali ke form persiapan

Proses Non Nego oleh PP Untuk melakukan pembelian, klik kolom daftar produk. Pilih nama penyedia dan provinsi terlebih dahulu, kemudian klik “Tambah Produk”, maka akan muncul produk yang dapat dibeli di provinsi yang dipilih.

Proses Non Nego oleh PP Akan muncul daftar produk penyedia. Pilih produk yang ada, maka akan muncul pada “daftar produk yang dipilih”. Klik “OK” untuk melanjutkan. Apabila produk yang dipilih salah, klik logo “X” untuk menghapus dari list produk

Proses Non Nego oleh PP Akan muncul daftar produk penyedia. Pilih produk yang ada, maka akan muncul pada “daftar produk yang dipilih”. Klik “OK” untuk melanjutkan. Apabila produk yang dipilih salah, klik logo “X” untuk menghapus dari list produk

Proses Non Nego oleh PP Isi kuantitas produk yang akan dibeli, otomatis akan tertotal melalui sistem. Kemudian Klik Simpan. Jangan lupa untuk cek kembali informasi K/L/D/I pada form paket sebelum simpan paket. Setelah klik simpan, maka tampilan akan kembali ke daftar paket.

Proses Non Nego oleh PP Pada daftar paket, klik Paket, kemudian akan tampil halaman detail paket. Klik “Kirim ke Penyedia” untuk kirim pesanan ke penyedia. Klik “Cetak Pesanan” untuk mencetak surat pesanan.

Proses Non Nego oleh PP Setelah klik “Kirim ke Penyedia”, akan muncul halaman konfirmasi. PP dapat mengisi keterangan tambahan pada text area, kemudian klik “Submit”. Maka akan tampil notifikasi paket sukses dikirim ke penyedia. Selanjutnya adalah menunggu konfirmasi dari penyedia. Apabila menyetujui, maka persetujuan pembelian tersebut akan dikirimkan ke penyedia sekaligus menunjuk distributor

Proses Non Nego oleh PP Setelah Penyedia setuju, paket kembali ke PP. Masuk daftar paket, klik nama paket yang dibuat sebelumnya, maka akan masuk detail paket. Pada detail paket, klik “Setuju, Kirim ke PPK” untuk kirim paket ke PPK

Proses Non Nego oleh PP Setelah klik “Kirim ke PPK”, akan muncul halaman konfirmasi. PP dapat mengisi keterangan tambahan pada text area, kemudian klik “Submit”. Maka akan tampil notifikasi paket sukse dikirim ke penyedia. Paket dikirimkan ke PPK untuk ditanggapi.

Proses Non Nego oleh PPK PPK Login ke LPSE, masuk aplikasi e-Proc Lainnya, lalu masuk ke dalam halaman daftar paket. Klik Paket yang dibuat PP, maka akan masuk dalam detail paket. Untuk setujui pembelian, PPK klik “Setuju, Beli Paket”.

Proses Non Nego oleh PPK Setelah klik “Setuju, Beli Paket”, akan muncul halaman konfirmasi. PPK dapat mengisi keterangan tambahan pada text area, kemudian klik “Submit”. Maka pembelian telah disimpan dan aplikasi akan mengirimkan notifikasi ke PP dan Distributor yang ditunjuk oleh penyedia untuk ditindak lanjuti dengan pengiriman barang pesanan.

Proses Non Nego oleh PPK Apabila paket sudah mendapat konfirmasi dari Distributor, maka status paket pada daftar paket menjadi “proses pengiriman paket” PPK dapat melakukan konfirmasi penerimaan paket pada detail paket

Proses Non Nego oleh PPK Akan muncul form konfirmasi penerimaan paket. Isi informasi penerimaan paket dan klik “Terima Paket (Selesai)”

Proses Non Nego oleh PPK PPK selanjutnya mengisi form kontrak dan Input Info Pembayaran pada tab “Kontrak & Pembayaran” yang ada pada Detail Paket

Proses Nego oleh PP

Menu Riwayat Riwayat Paket

Menu Riwayat Riwayat Negosiasi

Menu Riwayat Riwayat Pengiriman (oleh Distributor) Riwayat Penerimaan (oleh PPK)