BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH

Presentasi berjudul: "BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH"— Transcript presentasi:

1 BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH
TATA NASKAH DINAS DAN PENGURUSAN SURAT BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN

2 BIODATA Riwayat Pendidikan Riwayat Pekerjaan Riwayat Tugas
Nama : EPI FAHROZI NIP : TTL : Pandeglang, 7 Oktober 1974 Kantor : BPAD PROVINSI BANTEN Alamat : Jl. Raya Jakarta – Serang Km. 4 Pakupatan – Serang Telp/ Riwayat Pendidikan D3 Kersipan Universitas Indonesia S1 Komunikasi Stikom Wangsa Jaya Riwayat Pekerjaan Depo Arsip BPN Pusat Jakarta (1997) Depo Arsip Jasa Marga, Bekasi (1998) Marubeni Corps. Ltd, Jakarta (1998 – 2002) Riwayat Tugas Biro Umum Provinsi Banten (2002 – 2007) Sub Bagian Arsip dan Ekspedisi Sub Bagian Protokol Pimpinan dan Tamu Daerah Badan Koordinasi Penanaman Modal Daerah Provinsi Banten (2007 – 2012) Sub Bidang Promosi dan Kerja sama Investasi Sub Bidang Pengembangan Investasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten (2013) Sub Bidang Pengelola Arsip

3 PEDOMAN KEARSIPAN Agar organisasi mampu mengelola arsip dengan baik, perlu mempersiapkan pedoman-pedoman berikut : Pedoman Tata Naskah Dinas Pedoman Pengurusan surat Pedoman Pemberkasan arsip aktif Pedoman klasifikasi Arsip Pedoman Penataan arsip inaktif Pedoman Penyusutan arsip Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) Pedoman Pengelolaan arsip media baru Pedoman ruang simpan arsip Pedoman pemeliharaan dan perawatan arsip Pedoman Pengelolaan arsip secara elektronik

4 Pedoman Tata Naskah Dinas Pedoman Pengurusan Surat
INSTRUMEN APA YANG DIPERLUKAN UNTUK MENGELOLA ARSIP DINAMIS ? Pedoman Tata Naskah Dinas Pedoman Pengurusan Surat Pedoman Pemberkasan Arsip Aktif Pedoman Klasifikasi Arsip Pedoman Penataan Arsip Inaktif Pedoman Penyusutan Arsip

5 TATA NASKAH DINAS

6 PERMENPAN NOMOR : 22 TAHUN 2008 TENTANG PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DINAS
Semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. TATA NASKAH DINAS Pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan

7 TATA NASKAH DINAS TUJUAN :
Menciptakan kelancaran komunikasi tulis Internal maupun eksternal yang berdaya guna dan berhasil guna dalam rangka mendukung tertib administrasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di lingkungan Pemerintah

8 Pengertian,…. Administrasi adalah keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan pemerintahan pada buku administrasi, yang terdiri dari : administrasi umum, administrasi keuangan, dan administrasi lainnya.

9 SASARAN Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Pemerintahan; Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis; Tercapainya penyelenggaraan tata naskah dinas yang berdaya guna dan berhasil guna.

10 ASAS Asas Daya Guna dan Hasil Guna Asas Pembakuan
Asas Pertanggungjawaban Asas Keterkaitan Asas kecepatan dan Ketepatan Asas Keamanan

11 1. Naskah Dinas Semua info tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yg berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan

12 2. Surat Dinas Naskah Dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan info kedinasan dan dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar instansi/organisasi 3. Lampiran Bahan keterangan yang disertakan pada surat asli sebagai bukti penguat tambahan terhadap apa yang dinyatakan di dalam surat.

13 4. Tembusan Hasil penggandaan dari naskah sesuai dengan jumlah pejabat dan atau satuan organisasi yang dipandang perlu mengetahui isi surat dan disebut di dalam naskah asli itu sebagai penerima tembusan.

14 5. Verbal Konsep Rancangan surat yang ditulis dalam bentuk verbal oleh staf atau pejabat yang terkait dengan substansi isi surat yang kemudian diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang akan menetapkan dan berwenang menandatangani surat tersebut.

15 NASKAH DINAS A. Jenis Naskah Dinas 1. Surat dinas 2. Nota dinas
3. Surat pengantar 4. Surat undangan 5. Surat edaran 6. Surat pengumuman 7. Surat tugas 8. Surat kuasa 9. Berita acara 10.Surat keterangan

16 B. Susunan Naskah Dinas Kepala surat Pembuka surat Isi surat
Penutup surat

17 BAGIAN-BAGIAN SURAT Kepala surat/kop surat Tanggal surat Nomor surat
Lampiran Perihal/Hal/Pokok surat Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka Paragraf isi Paragraf penutup Salam penutup Tanda tangan Nama jelas Nama jabatan Tembusan Inisial

18 Kepala Surat/Kop Surat
Kepala surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.

19 BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN
Contoh Kepala Surat BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN Jalan Raya Serang-Jakarta Km.4 Pakupatan Kota Serang Telepon (0254) (Hunting), Faksimile (0254)

20 Tanggal Surat Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu. Contoh yang tidak tepat: Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2012 Bandung, 24 Des '11 Jakarta, 27 Dec 2012 Contoh yang tepat: 25 Juni 2012 31 April 2012 24 Desember 2011 27 Desember 2012

21 Nomor Surat Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Nomor surat juga berfungsi sebagai a. alat petunjuk bagi petugas arsip; b. alat untuk mengetahui unit asal surat; c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu; d. alat referensi. 3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung. Misalnya: Nomor: 005/399-BPAD/2012 bukan Nomor: 005/399-BPAD/2012,- Nomor: 005/399-BPAD/2012.

22 Lampiran Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: - Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas

23 Perihal/Hal Surat Perihal/Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2012 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan

24 Alamat yang Dituju Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Promosi Kesehatan Sekretariat Jenderal Departemen Kesehatan Jl.H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9 Kuningan Jakarta Selatan Contoh penulisan yang tepat: Yth. Kepala Pusat Promosi Kesehatan Jalan H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9

25 Salam Pembuka Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri. Misalnya: Dengan hormat, Bapak ... yang terhormat, Salam sejahtera, Asalamualaikum w.w.,

26 Paragraf Pembuka Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No. KU.01/03/2/100/208, tanggal 25 Juni 2008, kami beri tahukan hal-hal berikut. (2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa .... (3) Surat Saudara No. KU.01.03/2/100/2007, tanggal 25 Juni 2008, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....

27 Contoh yang Tidak Tepat
Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut: Menjawab surat Saudara Nomor …. Pilihan yang tepat Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tanggal …tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.

28 Paragraf Isi Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

29 Paragraf Penutup Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. Misalnya: (1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. (2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih. (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

30 Contoh yang Tidak Tepat
(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih. (2) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih. (3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih. (4) Harap maklum adanya.

31 Salam Penutup Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain. Misalnya: Salam kami, Hormat kami, Salam takzim, Wassalam,

32 Tanda Tangan Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

33 Nama, Jabatan, dan NIP Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. Misalnya: (Tanda tangan) Drs. Hasibuan, M.Si. NIP atau: Drs. H. Acid Syamsuri, MM. Kepala

34 Tembusan Tembusan: 1. Sekretaris Daerah Provinsi Banten;
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan. Misalnya: Tembusan: 1. Sekretaris Daerah Provinsi Banten; 2. Kepala Biro Hukum; 3. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan. Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1. Kepada Yth. Sekretaris Daerah Provinsi Banten (sebagai laporan) 2. Kepada Yth. Kepala Biro Hukum 3. Kepada Yth. Kepala Biro Umum dan perlengkapan 4. Arsip.

35 Inisial Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). Misalnya: AM/ra

36 PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Prinsip Jelas Teliti Tepat dan akurat Singkat, padat,dan komunikatif Logis dan meyakinkan sesuai dengan peraturan

37 B. Prosedur Penyusunan konsep a. Disusun oleh Pejabat/ Pegawai
b. Diteliti oleh Pejabat Tata Usaha Persetujuan konsep Registrasi naskah dinas

38 Penggunaan Kode Klasifikasi Dalam Penomoran Surat
TANDA TANGAN PEJABAT ESELON I 1. Kode Klasifikasi 2. Kode Unit Pengolah Eselon II 3. No. Urut Surat 4. Tahun pembuatan TANDA TANGAN PEJABAT ESELON II 1. Kode klasifikasi 2. No.Urut Surat 3. Nama Instansi / Unit kerja 4. Tahun Pembuatan

39 CONTOH : YM.01.11 POKOK MASALAH sUB MASALAH SUB-SUB MASALAH

40 Contoh : KODE KLASIFIKASI NOMOR URUT SURAT INSTANSI / UNIT KERJA
005/054 -BPAD/2012 KODE KLASIFIKASI NOMOR URUT SURAT INSTANSI / UNIT KERJA TAHUN PEMBUATAN SURAT

41 a. Bentuk Naskah Dinas 4. Pengetikan b. Ukuran dan Jenis Kertas
c. Bentuk Huruf d. Ruang Tepi e. Kepala Surat Dinas f. Cap/ Stempel Dinas g. Sampul Surat h. Penulisan Alamat Surat i. Pembubuhan Paraf j. Tinta Paraf dan Tanda Tangan

42 PERSYARATAN NASKAH DINAS
Dapat dikatakan naskah dinas, jika : Ada Kop surat Ada Logo Surat Ada format surat yg biasa digunakan(full block style atau semi-block style) Ada tanda tangan kepala Unit Kerja Ada stempel/cap dinas pemerintah Ada nomor surat keluar

43 Membuat surat, perlu memperhatikan :
1. Kertas surat : ukuran, jenis, warna dan keasaman 2. Tinta : segi keamanan 3. Bentuk surat mengacu standar 4. Penggunaan Huruf 5. Penggunaan Bahasa 6. Informasi merupakan fakta/ kegiatan yang akurat

44 Media Surat 1. Ukuran dan kualitas kertas permanen : bebas asam dan lignin warna putih, 60 – 80 gram , ph 7 2. Amplop : Kep.Dirjen Pos Telkom No. 43/Dirjen/1987 tentang Penerapan standard kertas sampul surat, ukuran sampul surat dan bentuk sampul surat

45 Bentuk Surat Dinas Block Style Semi Block Style Idented Style

46 Block Style Jakarta, 25 Agustus 2005 Gina Masudah Husni
No surat : 800/Dl.01.02/3/2006 Lampiran: satu lembar Hal : Permohonan Mengajar Kepada Yth Kepala Pusdiklat Departemen Perhubungan RI Di Jakarta Menunjuk Surat Saudara Nomor:…………tanggal 12 Juli 2005 tentang Permintaan tenaga pengajar pada Diklat Kearsipan, pada prinsipnya ANRI tidak berkeberatan,sehubungan dengan hal tersebut, kami sampaikan pengajar tersebut: Nama : Aminah Nip : Jabatan : Arsiparis Madya Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih. Kepala Pusdiklat ANRI Gina Masudah Husni Tembusan : Deputi Pembinaan RI Block Style

47 Semi Block Style Nomor : 800/DL.02.01/112/2003 Jakarta, 1 April 2003
Lampiran : satu lembar Hal : Bantuan Tenaga Pengajar Kepada Yth. Sekretaris Kabupaten Muaro Jambi di Sengeti Menunjuk Surat Saudara Nomor : …../…./2003 tanggal 27 Maret 2003 tentang Permintaan Tenaga Pengajar Diklat Kearsipan, pada prinsipnya Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tidak keberatan dan sangat mendukung instansi saudara dalam upaya mengembangkan SDM khususnya di bidang kearsipan. Sehubungan dengan itu, disampaikan nama pengajar dari ANRI: Nama : Drs. Gunawan Ariwibowo NIP : Pangkat : Penata (IIIc) Jabatan : Arsiparis Muda Untuk kelancaran pelaksanaan diklat tersebut, mohon biaya transportasi Jakarta – Jambi (PP) dan akomodasi pengajar selama pelaksanaan diklat ditanggung oleh instansi Saudara. Atas perhatian dan kerja sama Saudara diucapkan terima kasih. Direktur Pengembangan SDM Kearsipan, Drs. Nedi Supriadi Tembusan: Yth. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Semi Block Style

48 Jakarta, 25 Agustus 2005 Gina Masudah Husni
No surat : 800/Dl.01.02/3/2006 Lampiran: satu lembar Hal : Permohonan Mengajar Kepada Yth Kepala Pusdiklat Departemen Perhubungan RI Di Jakarta Menunjuk Surat Saudara Nomor:…………………...tanggal 12 Juli 2005 tentang Permintaan tenaga pengajar pada Diklat Kearsipan, pada prinsipnya ANRI tidak berkeberatan,sehubungan dengan hal tersebut, kami sampaikan pengajar tersebut: Nama : Karuniatun Tigawati, SH Nip : Jabatan : Arsiparis Madya Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih. Kepala Pusdiklat ANRI Gina Masudah Husni NIP. ……………………………… Tembusan : Deputi Pembinaan RI IDENTED STYLE

49 Kewenangan Penandatanganan
Pejabat yg berhak menandatangani surat melimpahkan kpd pejabat dibawahnya. Pelimpahan dalam bentuk tertulis. Tanggung jawab ada pd pejabat yg melimpahkan.

50 Kewenangan penandatanganan
Contoh : a.n. Kepala BPAD Sekretaris …………………… 1. Atas nama (a.n.) Pejabat berwenang melimpahkan kepada bawahannya NB: perintah tertulis, tanggung jawab tetap pd pejabat yg melimpahkan 2. Untuk beliau (u.b.) pejabat yg diberi kuasa melimpahkan ke bawahannya lagi NB: maks 2 tingkat, sesuai dengan tanggung jawabnya, atau pejabat lain yang ditunjuk, tanggung jawab terletak pada pejabat yg telah diberi kuasa. a.n. Kepala ………..….. Sekretaris u.b Kasubbag Program ………………………

51 Pelaksana Tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani belum ditetapkan bidang kepegawaian Plt. Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten Nama Lengkap Nip

52 Pelaksana Harian (Plh.)
Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani, tidak berada di tempat, sehingga perlu ada pejabat yang menggantikan sementara Plh. Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten H. Aminuddin

53 ATURAN PENOMORAN SURAT
Nomor : 800/043/S-1/05/2010 800 = kode klasifikasi 043 = Nomor Surat Keluar S-1 = kode penandatangan = bulan = tahun

54 identitas pengamanan Standarisasi 1. Kertas
bebas asam dan lignin (pH 6,5 – 8,5) 2. Amplop 3. Huruf 1. Tujuan Surat jelas 2. Pengirim Surat jelas 1. Konsep rahasia, penting, biasa perlu diperhatikan oleh pejabat 2. Pengetikan - SDM yg tepat (rahasia) - bedakan asli dan tembusan 3. Penggandaan sesuai kebutuhan, apalagi rahasia identitas pengamanan

55 3. Penyampaian tepat sasaran dengan prosedur yg tepat mekanisme pengamanan Surat terkait dengan daur hidup arsip, bila menjadi arsip statis akan bermuara ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD)

56 Penggunaan Logo Logo adalah tanda pengenal/identitas yg berupa simbol atau huruf yg digunakan dlm tata naskah dinas Diletakkan sebelah kiri kop surat Setiap instansi pemerintah seyogyanya menggunakan logo.

57 Penggunaan Cap Dinas Cap dinas adalah tulisan dan atau lambang tingkat jabatn atau instansi, digunakan sbg tanda pengenal yg sah. Cap dinas ada 2 macam : 1. cap jabatan  yg memuat nama jabatan penandatangan naskah dinas 2. cap instansi yg memuat nama instansi

58 Latihan mengkonsep surat dinas
Pandeglang, 1 November 2013 No surat : 800/102-Diklat/9/2013 Lampiran: satu lembar Hal : Undangan Kepada Yth Para Kepala Lembaga Pendidikan Non Formal Se- Provinsi Banten Di Tempat Dalam rangka Peningkatan Kompetensi Tenaga Pendidikan di Lingkungan Dinas Pendidikan Provinsi Banten khususnya bidang Lembaga Pendidikan Non Formal. Dinas Pendidkan Provinsi Banten akan melaksanakan Pelatihan Pemantapan Berbahasa Asing. Dengan ini kami mohon Saudara dapat menugaskan dua orang peserta Tenaga Didik yang memiliki latar belakang pendidikan bahasa Inggris untuk mengikuti kegiatan tersebut pada : Hari : Senin s/d Sabtu Tanggal : 21 s/d 26 November 2013 Tempat : Hotel Mambruk, Anyer - Serang Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih. Kepala Dinas Pendidkan Provinsi Banten Drs. Mohammad Syukri, MM NIP. …………………………………………………. Tembusan : Yth. Sekretaris Daerah Provinsi Banten.

59 PENGURUSAN SURAT (MAIL - HANDLING)

60 PENGURUSAN SURAT Kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada suatu organisasi/instansi yang meliputi: penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut pengiriman surat

61 TUJUAN PENGURUSAN SURAT
Menyampaikan surat secara cepat, tepat dan aman Mengendalikan surat secara tertib melalui sarana dan prosedur yang efektif Membantu kelancaran penyelesaian surat melalui prosedur penyampaian yang tertib

62 HAL-HAL YANG SERING DIJUMPAI DALAM PENGURUSAN SURAT
Keterlambatan penyampaian surat ke unit-unit kerja yang mengakibatkan keterlambatan dalam melaksanakan tindakan sesuai dengan informasi dalam surat tersebut Lokasi surat tidak diketahui atau terkadang hilang Kekeliruan dalam pengarahan surat, yaitu keliru dalam penyampaian surat ke meja-meja kerja Seringkali terjadi kebocoran informasi yang dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi

63 YANG TERLIBAT DALAM PENGURUSAN SURAT
Unit Kearsipan Tata Usaha Unit Pengolah Pelaksana Unit Pengolah Pimpinan Unit Pengolah

64 Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya meliputi pengendalian dan pengarahan arsip (dinamis) aktif serta menyimpan dan mengelola arsip (dinamis) in aktif yang berasal dari unit-unit kerja

65 Tata Usaha Pengolah Adalah unsur Unit Pengolah yang bertugas membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan ketatausahaan khususnya mengenai penyampaian, pengendalian dan penyimpanan surat serta pelayanan permintaan berkas aktif dan menyelenggarakan pemindahan arsip (dinamis) inaktif yang ada di bawah tanggung jawabnya kepada Unit Kearsipan

66 Pelaksana Pengolah adalah satuan/ pejabat pelaksana yang oleh Pimpinan Pengolah diserahi tugas menangani dan menyelesaikan suatu kegiatan / urusan

67 PENGGOLONGAN SURAT Menurut jenisnya digolongkan menjadi Surat Tertutup dan Surat Terbuka Menurut isinya digolongkan menjadi Surat Sangat Penting, Penting dan Surat Biasa Menurut tingkat kerahasiannya: Surat Sangat Rahasia dan Rahasia Menurut alamat asalnya: Surat masuk dan Surat Keluar Menurut tingkat kecepatannya: Kilat, Sangat Segera, Segera dan Biasa

68 Surat biasa - Surat yg tidak perlu dijawab - Surat yg hanya bersifat informasional/ memberitahukan - Surat yg ketika hilang tidak mengganggu jalannya organisasi

69 Surat penting Ciri-ciri: - Surat yang harus dijawab - Surat yg berisi kebijakan pimpinan - Surat yg ketika hilang, dapat menghambat kegiatan kantor

70 Surat sangat penting Ciri-ciri :
- surat yg informasinya hanya dapat diketahui oleh pimpinan - surat yang ketika hilang, tidak dapat digantikan - Surat yg menyertai barang/benda - Surat yg berisi kebijakan strategis organisasi

71 Surat bernilai sejarah
Ciri-ciri : - surat berisi program kerja andalan dan program tahunan - berkas pejabat/mantan pejabat - berkas bencana alam - berkas bantuan - opini masyarakat - perintis kemerdekaan - berkas pahlawan nasional

72 Pengorganisasian Pengurusan Surat Adalah kebijakan penentuan azas pengorganisasian pengurusan surat pada suatu instansi/organisasi Penentuan azas dengan pertimbangan: -Ruang lingkup dan fungsi organisasi -Beban kerja dan volume surat -Jumlah pegawai -Lokasi satu gedung/satu atap atau terpencar

73 AZAS PENGORGANISASIAN SURAT
Azas Sentralisasi Kegiatan pengurusan surat dari penerimaan, pengiriman sampai dengan distribusi dan pengendaliannya dibebankan kepada satu unit kerja tertentu (satu pintu)

74 Azas Desentralisasi Kegiatan pengurusan surat dari penerimaan, pencatatan, sampai pengiriman surat keluarnya dilaksanakan sendiri oleh masing-masing unit kerja dalam organisasi

75 Perencanaan Pengurusan Surat
Azas yang akan dianut Jenis surat yang harus dikendalikan Sarana pengendalian Cara untuk mengurangi resiko hilangnya surat

76 Prinsip dasar perencanaan pengurusan surat masuk
1. Penerimaan surat masuk. Pemilihan azas pengurusan surat harus mempertimbangkan kondisi dan karakteristik organisasi( masing-masing organisasi memiliki rentang tugas serta kompleksitas yang berbeda

77 2. Penyampaian surat secara langsung
Surat disampaikan langsung ke alamat yang dituju dalam keadaan masih tertutup ( untuk surat-surat yang tidak memerlukan pengendalian/pencatatan dan tidak perlu tindak lanjut) seperti surat-surat pribadi, surat-surat rutin

78 3. Penyampaian surat secara terkendali
Surat-surat yang informasinya penting dan perlu tindak lanjut.Misalnya surat-surat yang menyangkut keuangan, hukum atau kebijaksanaan organisasi

79 Jenis surat yang dikendalikan:
Surat yang langsung disampaikan kepada pimpinan (biasanya memiliki resiko tinggi serta berpengaruh bagi pejabat atau organisasi) Surat yang langsung ke unit kerja yaitu surat yang informasinya menyangkut teknik operasional (surat diproses unit kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya serta info disampaikan kepada pimpinan dalam keadaan sudah diolah

80 5. Pendisposisian Surat Untuk memberikan wewenang dan tugas kepada bawahan sesuai dengan instruksi yang ada didalamnya Diperlukan formulir/lembar disposisi Apabila surat perlu koordinasi segera dengan pihak lain dapat difotocopy dan diberi stempel disposisi

81 Prosedur/alur pengurusan surat masuk
Penerimaan Pengarahan Pencatatan Pendistribusian

82 PENERIMAAN SURAT DILAKUKAN DI UNIT KEARSIPAN / TATA USAHA
KEGIATAN YANG DILAKUKAN: Menyortir Surat Memberikan Stempel Tanggal Membuka Surat Mencatat surat Mengarahkan Surat Ke Pengarah Menyampaikan Surat Tertutup Ke Pencatat

83 PENCATATAN SURAT DILAKUKAN DENGAN SARANA : KARTU KENDALI
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA BUKU AGENDA SURAT MASUK BUKU AGENDA SURAT KELUAR BUKU EKSPEDISI

84 Pencatatan Surat Masuk
Mencatat surat penting dan surat biasa pada sarana pencatatan yang ditetapkan oleh instansi ( Buku Agenda, Kartu Kendali, Takah) Surat Biasa dicatat pada Lembar Pengantar Surat Biasa (LPSB) Surat Rahasia dicatat pada Lembar Pengantar Surat Rahasia (LPSR)

85 PENGARAHAN SURAT Menerima surat yg telah dibuka
- Membaca surat untuk menentukan surat penting atau surat biasa Mencantumkan pengarahan surat (nama unit pengolah dan sifat surat) - Menyampaikan surat kepada pencatat

86 Penyimpanan Surat Menyimpan surat pada sarana penyimpan surat (filing cabinet, odner) dengan sistem pemberkasan yang telah ditentukan

87 Pengurusan Surat Keluar Hal-hal yang harus diperhatikan:
1 .Azas yang digunakan Untuk organisasi kecil, sebaiknya menggunakan azas sentralisasi sedangkan untuk organisasi besar berdasarkan pertimbangan volume surat banyak menggunkan azas desentralisasi. Azas Desentralisasi akan optimal apabila ada pengaturan tugas atau kewenangan yang jelas baik di unit kerja maupun di unit kearsipan

88 2. Batas waktu menjawab surat Hal-hal yang terkait dengan kegiatan ini:
- Ketertiban unit kerja yang memproses surat - Sifat surat - Penting tidaknya informasi yang ada 3. Pendelegasian wewenang Selayaknya dilakukan pimpinan kepada bawahannya, sehingga pimpinan tidak perlu menandatangani semua surat keluar

89 4. Penulisan tanggal surat
Surat-surat keluar yang bersifat teknis operasional penandatanganannya dapat didelegasikan kepada bawahannya. Sedangkan surat-surat yang informasinya berisi kebijakan dan hal penting lainnya dapat ditandatangani pimpinan 4. Penulisan tanggal surat Jangan menulis tanggal surat lebih awal dari penandatanganannya ( tanggal surat harus ditentukan sesuai dengan tanggal penandatanganannya)

90 5. Faktor Pengamanan Surat
Untuk menghindari kebocoran informasi surat karena kurangnya kehati-hatian petugas maka pengamanan informasi surat diperlukan sejak pembuatan konsep surat sampai dengan pengetikannya ( terutama untuk surat yang bersifat rahasia dan terbatas)

91 6. Pengiriman Surat Harus diperhatikan : - Volume surat keluar, - SDM, - Prasarana dan sarana - Untuk organisasi yang lokasinya satu atap sebaiknya dilakukan secara terpusat.

92 Menerima surat yang telah ditandatangani dari unit-unit kerja
PROSEDUR SURAT KELUAR Menerima surat yang telah ditandatangani dari unit-unit kerja Memilah surat menjadi surat rahasia, surat penting dan surat biasa Meneliti surat untuk melihat segala kelengkapan seperti: format surat, tandatangan dsb Pengetikan tanggal surat sesuai dengan tanggal pengiriman

93 PROSEDUR SURAT KELUAR Pemberian stempel
Pemilihan sampul sesuai jenis, ukuran dan tipe surat yang dikirim Penyimpanan tindasan surat keluar Memasukan surat ke dalam sampul dan menandai sampul sesuai dengan derajat pengirimannya Mengirim surat Menyimpan dan menata surat pertinggal

94 Buku Agenda Surat Masuk/Keluar
No Tgl Terima M/K Surat Tgl Dari/ Kepada Isi Ringkas Ket

95 BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN Jalan Raya Serang-Jakarta Km.4 Pakupatan Kota Serang LEMBAR DISPOSISI Nomor agenda : Tkt. Keamanan : SR/R/B Tanggal Penerimaan : Tgl. Penyelesaian: Tanggal dan Nomor Surat : ………………………. Dari : ………………………. Ringkasan Isi : ………………………. Lampiran : ………………………. Disposisi Diteruskan kepada Paraf 1 2 3

96 “ Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat… Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa.” (R.J. Alfaro, Presiden Panama, 1937)

97 SELESAI

98 Maka apabila kamu telah selesai (dari sesuatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain (QS. Alam Nasyrah: 7)