Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

DOSEN: DRA. LIDIA EVELINA MM PERTEMUAN KE 6 Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 1 TM 7 Event Budeting.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "DOSEN: DRA. LIDIA EVELINA MM PERTEMUAN KE 6 Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 1 TM 7 Event Budeting."— Transcript presentasi:

1 DOSEN: DRA. LIDIA EVELINA MM PERTEMUAN KE 6 Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 1 TM 7 Event Budeting

2 Menghindari kesalahan dalam penyusunan anggaran Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 2 1. Melupakan tujuan event 2. Menentukan harga tiket sebelum diketahui dengan pasti beberapa total biaya yang akan dikeluarkan untuk keseluruhan event. 3. Tidak melibatkan pihak-pihak yang mengetahui keuangan secara pasti sehingga penyususunan anggaran tidak sesuai dan tidak akurat. 4. Merasa sangat optimis bisa mendapatkan tempat penyelenggaraan, padahal sulit untuk mendapatkan tempat sesuai harapan. 5. Melupakan komponen biaya lain yang sama pentingnya dengan biaya tetap yang harus dikeluarkan, misalnya tidak memperhitungkan biaya keselamatan, keamanan, asuransi dan penambahan biaya pajak. 6. Tidak memiliki dana yang cukup sebagai modal awal, biasanya banyak uang muka yang harus dikeluarkan dari awal untuk pemesanan di muka seperti uang muka sewa tempat penyelenggaraan. 7. Pengeluaran yang tidak disertai tanda bukti atau bon yang mengakibatkan control terhadap pengeluaran berkurang.

3 Pedoman penyusunan anggaran Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 3 Selalu berpedoman pada tujuan event. Selalu melakukan pengecekan terhadap harga terkini dari setiap komponen yang menjadi biaya event. Jika event akan diselenggarakan masih dalam hitungan bulan atau tahun, musim High season sebaiknya ditambahkan biaya untuk menghindari kenaikan harga pada saat event diselenggarakan. Menetapkan harga tiket setelah seluruh komponen biaya dihitung ditambah dengan beberapa keuntungan yang diharapkan. Mempertimbangkan apakah event yang ditetapkan akan dihadiri oleh jumlah pengunjung sesuai dengan target yang telah ditetapkan atau tidak. Bagaimana jika yang menghadiri event hanya 70 %, 50 % atau kurang dari 50 %.

4 Perbandingan antara pemasukan dan pengeluaran Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 4 Pemasukan cenderung tidak pasti sedangkan Pengeluaran cenderung pasti. Untuk mengatasi kerugian maka perlu 1. Sponsor 2. Donatur 3. Usaha pre event (Cari dana) 4. Berusaha meminimalkan pengeluaran atau mengatur keuangan. (menggunakan Plan B)

5 Pedoman Mengelola Keuangan Event Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 5 Mengatur jadwal pemasukan dan pengeluaran Menjalankan fungsi melakukan penagihan dan menyisihkan pengeluaran pada pos-pos yang dianggarkan dan waktu pembayaran yang telah dijadwalkan.

6 Pembagian pembiayaan Event Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 6 Before Event (Pemasukan dan pengeluaran sebelum event dilaksanakan). During Event (Pemasukan dan pengeluaran pada saat event dilaksanakan). After Event ( pemasukan dan pengeluaran sesudah event dilaksanakan).

7 Sumber pemasukan: Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 7 Modal Organizer (Ini dihitung pinjaman dan segera dikembalikan) Karcis pengunjung Pendaftaran peserta (untuk lomba, seminar, workshop) Penjualan stand pameran Pemasangan display promosi di area pameran Penyebaran barang-barang promosi brosur, leaflet dan sebagai pada area promosi Promosi dalam bentuk presentasi sederhana di ruang seminar Sponsor (pemerintah, lembaga, organisasi, institusi, perusahaan, perorangan) Donatur Iklan bersama Merchandise Liputan (Filler artis, press conference) Beverage

8 Bila pemasukan beberapa hari menjelang hari H tidak sesuai dengan rencana Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 8 Mencari Alternatif ide pemasukan lain Bekerja lebih keras untuk memastikan jumlah audience yang sesuai dengan target Memperkecil pengeluaran dengan penghematan, perubahan format namun yang tidak terikat ketentuan dengan sponsor atau mengubah inti acara. Menjadwalkan ulang pembayaran

9 Pembayaran lunas During Event Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 9 1. Honor pengisi acara (bisa juga pada saat mereka selesai tampil) 2. Biaya transport termasuk uang bensin, tol, parkir dan tip supir. 3. Honor petugas keamanan 4. Honor petugas lapangan atau tenaga part time 5. Tip untuk petugas engineering (untuk pengurusan masalah listrik) 6. Biaya sewa tempat (tergantung negosiasi) 7. Biaya konsumsi langsung di luar paket catering (bisa pada saat selesai makan) 8. Biaya publikasi pers

10 Pembayaran lunas After Event maksimal 3 hari Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Honor petugas operasional (panitia dan Tim produksi dan petugas penerima tamu) 2. Biaya dokumentasi foto dan video (setelah hasil diserahkan) 3. Pelunasan kepada event kontraktor. 4. Biaya pemberitaan di media mengenai liputan seputar event. 5. Penambahan fasilitas yang dipakai selama event. 6. Biaya kerusakan yang terjadi pada event 7. Biaya-biaya tidak terduga

11 Mengatur Pembayaran Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Pembayaran harus disesuaikan dengan kondisi keuangan yang ada. Jangan sampai terjadi pembengkakan pengeluaran. Apabila pengeluaran melebihi atau di luar anggaran, maka ada plan A, B dan C. 2. Pelunasan harus mengacu pada jadwal pemasukan uang dari sponsor atau peserta 3. Pembayaran tahap awal diantaranya uang muka sewa tempat, pengisi acara, perlengkapan, perijinan, operasional panitia dan tim marketing misalnya: transportasi, penggandaan proposal dan penyebaran proposal, biaya komunikasi seluler, meeting, entertain dsb).

12 Tahap Pembayaran Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 12 Dalam melakukan pembayaran, event organizer biasanya melakukannya dalam 2 (dua) sampai 3 (tiga) tahapan, yaitu: 1. Pembayaran saat kontrak ditandatangani. Besar jumlahnya berkisar 30 hingga 50 % tergantung kesepakatan. 2. Bila pembayaran pertama hanya 30 % berarti pembayaran dibagi 3 tahap dan tahap kedua 20 % dibayarkan sekitar 3-7 hari menjelang hari H. 3. Sisa 50 % dibayarkan pada saat pekerjaan selesai.

13 Model 1 Model 2 Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul % saat MOU ditandatangani % pelunasan sesudah pekerjaan selesai % saat MOU ditandatangani % menjelang Pelaksanaan event % pelunasan sesudah pekerjaan selesai. 13 Model Pembayaran

14 Program Barter Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Dalam program barter ini, pada kenyataannya sponsor akan jauh lebih mudah memberikan dana sponsor dalam bentuk produk dibanding dengan uang tunai. 2. Barter tempat. Pihak penyelenggara menggunakan tempat tersebut untuk penyelenggaraan event dan sebagai kompensasinya pihak penyelengara turut mempromosikan tempat tersebut ke dalam berbagai materi promosi. 3. Selain itu, juga dapat pula dilakukan kompensasi dengan pemberian sejumlah kompensasi karcis atau tiket masuk untuk peserta yang berasal dari tempat tersebut sebagai contoh untuk event musik. Sedangkan untuk event Seminar atau workshop diberikan fasilitas diskon (sesuai dengan kesepakatan) untuk peserta yang berasal dari tempat tersebut.

15 4 (empat) hal yang mempengaruhi Keuangan Event Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Penyusunan kontrol Keuangan kurang ketat. Contoh: Buatlah perbandingan yang rinci bila kita mendapat penawaran tempat gratis yang belum lengkap fasilitas dengan gedung yang memang khusus untuk menyelenggarakan event. 2. Pemasukan sponsor/donatur tidak mencapai target. 3. Perkiraan hasil dari pengunjung atau peserta yang tidak mencapai target. 4. Adanya biaya yang tidak diperkirakan (biaya tak terduga), yaitu biaya yang sama sekali tidak bisa diperkirakan sama sekali. Contohnya: Kita tidak tahu bahwa event yang kita buat tersebut sepi pengunjung karena ada kegiatan lain yang menyedot perhatian seperti pertandingan sepak bola.

16 Terima Kasih Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 16


Download ppt "DOSEN: DRA. LIDIA EVELINA MM PERTEMUAN KE 6 Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 1 TM 7 Event Budeting."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google