Kebijakan Pengindeksan Organisasi Informasi DRS. MUHAMMAD SAIFI, M.Si

Rizki Fillya Curtinawati Rossy Alvita Edi Saputra Ahmad Jaelani Anggota kelompok 9 Rizki Fillya Curtinawati Rossy Alvita Edi Saputra Ahmad Jaelani

Kebijaksanaan Pengindeksan Pada pengindeksan subyek, untuk meningkatkan terjadinya kecocokan (match) antara informasi yang diminta dengan informasi yang dicari maka digunakan Bahasa Indeks. Untuk meningkatkan kemungkinan terjadinya match, maka dalam proses simpan dan temu kembali di semua sistem informasi perlu digunakan Bahasa Indeks. Bahasa indeks adalah suatu bahasa artificial karena ia tidak timbul dan tumbuh dengan spontan seperti bahasa alamiah, tetapi khusus diciptakan untuk tujuan tertentu dan dikembangkan secara terarah. Bahasa indeks juga memiliki peraturan – peraturan yang mengatur kombinasi kata – kata menjadi satuan – satuan bermakna yang lebih besar, yaitu adalah sintaksis. Penerjemahan analisis konseptual ke dalam kosa kata tertentu yaitu kosa kata terkendali atau terawasi yaitu,Bahasa indeks.

Lanjutan Diambilnya suatu kosa kata terkendali, karena kosa kata terkendali tidak membatasi istilah – istilah yang boleh digunakan oleh pengindeks. Biasanya dalam kasus seperti ini pengindeks mengambil kata – kata dan frase yang ditemukan dalam dokumen yang sedang di indeks. Pada tahap analisis subyek pengindeks mempelajari isi dokumen lalu memilih konsep-konsep (subyek) yang paling penting, yang kemudian akan diterjemahkan ke dalam bahasa indeks (kosa kata terkendali), jadi berupa nomor kelas, tajuk subyek.

Lanjutan Pada waktu memilih subyek-subyek ini, pengindeks harus berpedoman pada kebijaksanaan pengindeksan (indexing policy) yang berlaku di perpustakaan tempat ia bekerja. Kebijaksanaan ini mengatur banyaknya konsep yang bisa dipilih dan jenis konsep yang dipilih, yaitu konsep yang umum (luas) atau konsep yang khusus (spesifik). Kebijaksanaan ini akan mempengaruhi kinerja (performance) dan efisiensi dari sistem simpan dan temu kembali.

Kebijaksanaan pengindeksan mencakup kebijaksaan mengenai 2 hal Kelengkapan atau ketuntasan (exhaustivity) yaitu kebijaksanaan berkenaan dengan banyaknya konsep yang dipilih pada tahap analisis subyek. Yang dapat berupa : a. Pengindeksan mendalam (depth indexing) b. Pengindeksan yang bersifat rangkuman (summarization) Kekhususan (specificity) yaitu kebijaksanaan yang berkenaan dengan tingkatan generik konsep, yaitu: genus, species, sub-species, atau lebih khusus lagi. a. Pengindeksan dengan memilih konsep pada tingkat genus. b. Pengindeksan dengan memilih konsep pada tingkat species (atau lebih khusus lagi).

Contoh Kebijakan Mengindeks Khusus pada tingkat Contoh Kebijakan Mengindeks Khusus pada tingkat umum (genus) dan spesifik (species) Jika misalnya pada suatu suatu sistem simpan dan temu kembali informasi berlaku kebijaksanaan pengindeksan dengan mengindeks pada tingkat konsep umum (genus). Maka semua dokumen tentang berbagai jenis sekolah (TK, SD, SLTP, SLTA, SMU, Sekolah Kejuruan, dlsb.) akan diwakili oleh konsep umum “Sekolah”. Nomor klasifikasi adalah nomor klasifikasi untuk subyek sekolah. Tajuk subyek adalah SEKOLAH, bukan tajuk subyek yang spesifik seperti SEKOLAH DASAR, TAMAN KANAK-KANAK, SEKOLAH LANJUTAN, SEKOLAH KEJURUAN.

Lanjutan Pengindeksan dengan kebijaksanaan seperti contoh di atas adalah pengindeksan dengan tingkat kekhususan yang rendah. Padahal kita mungkin hanya ingin mencari dokumen tentang Sekolah Dasar. Penelusuran akan menghasilkan sejumlah besar dokumen, tetapi yang benar-benar relevan (jadi yang betul tentang Sekolah Dasar), hanya sebagian kecil saja. Sistem seperti ini memberikan perolehan tinggi, tetapi ketelitian rendah. Kita memang mendapatkan banyak dokumen, tapi kita terpaksa memilah-milah lagi untuk mencari yang benar-benar relevan. Contoh ini dengan jelas menunjukkan pengaruh kebijaksanaan pengindeksan pada kinerja sistem.

Kebijaksanaan pengindeksan menentukan kinerja (performance) sistem simpan dan temu kembali informasi. Untuk menilai kinerja suatu sistem ada 2 parameter yang diteliti: 1. Perolehan (recall), yaitu berapa banyak dokumen yang ditemukan sebagai hasil penelusuran 2. Ketelitian (precision), yaitu berapa dokumen dari keseluruhan dokumen yang ditemukan benar-benar relevan (sesuai dengan kebutuhan)

Hubungan terbalik (inverse relationship) Antara perolehan dan ketelitian terdapat hubungan yang disebut hubungan terbalik atau inverse relationship. Maksudnya: Jika perolehan bertambah, ketelitian akan berkurang Jika ketelitian bertambah, perolehan akan berkurang.

Thank you Apakah ada pertanyaan ??