PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN Bagaimana dengan perolehan buku-buku, perlu buat sebut harga tetapi buku tersebut belum pasti keluaran terkini dan berlainan. Apakah penyelesaiannya? Perlu rancang dan analisis keperluan buku yang diperlukan dalam setahun. Rujuk perbelanjaan buku tahun-tahun sebelumnya dengan mengambil kira pandangan serta keperluan guru-guru panitia dan ketua bidang. Ketua bidang/ketua panitia perlulah senaraikan buku-buku berkaitan. Contoh: Buku latih tubi, soalan ramalan keluaran Sasbadi.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN 2. Adakah buku campur dengan alat bantu mengajar seperti carta/maps/ kad aplikasi ithink dengan Kbat? Tidak, kerana buku dan alat bantuan mengajar adalah jenis item yang berlainan. Rujuk SPP Bil. 1 Tahun 2014 (Lampiran 1).

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN Apakah yang dikatakan tender untuk item lebih 20k? Adakah sama seperti tender kantin? Dan perlukah membuat perjanjian? Tender adalah perolehan bekalan perkhidmatan dan kerja melibatkan perbelanjaan tahunan atau sesuatu kontrak melebihi RM500,000. Rujuk 1PP Pekeliling PK 2.1 - perenggan 8(i) dan TPPKWS - perenggan 11.5.3. Tidak sama, tender dan sebut harga adalah berbeza. Kantin lebih kepada sebut harga adalah perolehan yang melebihi RM20,000 hingga RM50,000 setahun. Perjanjian sewaan kantin perlu dibuat bagi memastikan sewaan diterima mencukupi mengikut perjanjian. Perjanjian perlu dimatikan Setem Hasil bagi memastikan ianya sah di sisi undang-undang.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN 4. Selain buku dan alatulis, apalagi yang termasuk dalam satu item? Rujuk SPP Bil. 1 Tahun 2014 (Lampiran 1). Contoh: Kertas – Pelbagai saiz kertas (A4,A3) dan kertas pelbagai warna adalah ditafsirkan sebagai satu jenis item. Peralatan ICT – Komputer, Printer, Scanner, Monitor, Keyboard dan CPU adalah satu jenis item.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN 5. Kalau PCG buku perpustakaan tidak sampai 20K, tetapi apabila dicampurkan dengan buku kegunaan guru sudah melebihi 20K dan guru yang membeli buku tersebut menggunakan pembekal yang berlainan, adakah itu termasuk dalam peruntukan PCG buku perpustakaan? Perolehan secara sebut harga perlu dibuat jika melebihi RM20,000 hingga RM50,000 setahun. Rujuk 1PP Pekeliling PK 2.1 - perenggan 7(iii)a. [Perolehan yang melebihi RM50,000 sehingga RM100,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/pembekal tempatan bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkaitan.]

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN 6. Sekiranya sewaan fotostat dan rezo di sekolah berlainan syarikat, adakah sewaan tersebut perlu menggunakan satu syarikat sahaja? Rujuk SPP Bil. 1 Tahun 2014 (Lampiran 1) – sewaan mesin penyalin/fotostat adalah dikategorikan sebagai satu jenis item perkhidmatan. Sekiranya sewaan fotostat dan rezo boleh didapatkan dari 1 pembekal yang sama dan nilai sewaan melebihi RM20,000 - perlu dibuat sebut harga.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN 7. Apakah yang dimaksudkan dengan kontrak formal untuk tempoh bermasa? Kontrak formal adalah kontrak yang dibuat antara pihak Kerajaan dengan pembekal. Mempunyai satu tempoh masa sesuatu perkhidmatan perlu dibekalkan. Pesanan dibuat secara berkala (berjadual)/bila perlu dan lebih daripada sekali. Contoh: Bekalan makan asrama, kontrak pembersihan, kontrak keselamatan sekolah.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN 7. Adakah seperti perancangan contoh untuk membeli buku pusat sumber Ya, sekiranya pembelian buku yang melebihi RM20k (secara sebut harga). Melebihi RM50k pembelian buku di luar negara (secara sebut harga).

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN 8. Kalau buku-buku tidak dapat dibekalkan oleh satu sumber maksud seperti buku-buku latihan atau rujukan panitia-panitia macam mana? Sekiranya pembelian buku melebihi RM20k hendaklah dibuat melalui sebut harga. Pihak pembekal yang dipilih hendaklah memenuhi kehendak pihak sekolah tersebut mengikut kontrak perjanjian sebut harga, jika buku-buku tersebut tidak dapat dibekalkan maka pembekal berkenaan hendaklah mengambil inisiatif mendapatkan buku tersebut dari pembekal lain. Inisiatif lain, dalam perjanjian sebut harga hendaklah ditambah syarat khas dengan melantik lebih dari satu pembekal mengikut jenis permintaan.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN Berkaitan sewaan mesin fotokopi (fotostat dan rizo). Di sekolah ada menyewa mesin rizo 2 buah dan satu mesin fotostat, pada 1.6.2015 PPDPG telah menghantar 1 buah mesin fotostat, limit setahun adalah 120ribu helaian, oleh kerana quota sudah habis sekolah membayar lebihan tersebut makanya setahun telah menjadi 20k lebih. Jika ditolak sewaan mesin PPDPG tersebut, pihak sekolah bayar tidak lebih 20k. Adakah kes ini perlu dibuat sebut harga? Sebut harga dibuat sebelum perkhidmatan/bekalan. Perancangan perlu dibuat terlebih dahulu bagi mengawal kos. Tidak perlu kerana bayaran tidak melebihi RM20k.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN Adakah pengangkutan melebihi 20k perlu sebut harga? Rujuk SPP Bil. 1 Tahun 2014 (Lampiran 1) Contoh case by case: Pengangkutan penyewaan bas - perlu rancang dan analisis keperluan program/majlis yang memerlukan sewaan bas dalam setahun. Melebihi 20k setahun perlu dibuat sebut harga.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN Buku-buku akan berubah berdasarkan peperiksan dulu ada PBS, lepas itu dari PMR ke PT3. Bukan semua pembekal mampu cari dan bekalkan kesemua buku selain buku PSS. Jadi adakah kaedah sebut harga masih diguna pakai? Sekiranya pembelian buku melebihi RM20k hendaklah dibuat melalui sebut harga. Pihak pembekal yang dipilih hendaklah memenuhi kehendak pihak sekolah tersebut mengikut kontrak perjanjian sebut harga, jika buku-buku tersebut tidak dapat dibekalkan maka pembekal berkenaan hendaklah mengambil inisiatif mendapatkan buku tersebut dari pembekal lain. Inisiatif lain, dalam perjanjian sebut harga hendaklah ditambah syarat khas dengan melantik lebih dari satu pembekal mengikut jenis permintaan.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN Sekiranya sebut harga pembelian kertas A4, bagaimana cara penghantaran kertas berkenaan, bolehkah dihantar secara runcit atau semasa sekolah memerlukan baru pembekal hantar ia kerana sekiranya dihantar semua, ruang simpanan terhad. Bagaimana pula dengan proses bayaran sekiranya dihantar secara runcit atau berkala? Dan perlukah buat perjanjian? Perancangan setahun perlu dibuat antara pihak sekolah dan pembekal. Membuat perjanjian (sebut harga) di antara pembekal dan pihak sekolah. Dalam perjanjian hendaklah dinyatakan cara penghantaran dibuat secara berkala/berjadual atau mengikut permintaan pihak sekolah. Pesanan sekolah hendaklah disediakan. Bayaran dibuat mengikut keperluan pesanan dalam tempoh setahun. Inisiatif lain, dalam perjanjian sebut harga hendaklah ditambah syarat khas dengan melantik lebih dari satu pembekal mengikut jenis permintaan .

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN Apakah maksud setiap jenis item? Rujuk SPP Bil. 1 Tahun 2014 (Lampiran 1) Maksud setiap jenis item boleh ditafsirkan berdasarkan kepada contoh-contoh berikut: Pelbagai alat ganti yang berbeza bagi kenderaan yang sama adalah ditafsirkan sebagai jenis item yang berbeza disebabkan fungsi itemnya yang berbeza. Item pelbagai saiz hendaklah ditafsirkan sebagai satu jenis item sahaja walaupun terdiri daripada saiz yang berlainan kerana ia diperolehi daripada punca bekalan yang sama. Contohnya, pembelian pelbagai saiz paku, cermin, kasut dan bendera.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN Apakah maksud setiap jenis item? Set sofa yang merangkumi pelbagai jenis kerusi dan meja, ditafsirkan kepada satu jenis item. Namun, jika pembelian perabot tersebut terdiri daripada kerusi banquet dan set sofa, maka kerusi banquet dan set sofa dikira sebagai jenis item yang berbeza. Walaubagaimanapun, jika kedua-duanya boleh dibeli daripada pembekal (punca bekalan) yang sama, ianya boleh ditafsirkan sebagai satu jenis item.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA JAWAPAN Adakah perolehan cop jabatan termasuk dalam item alatulis? Cop jabatan adalah alat tulis tetapi cop jabatan dipesan dari semasa ke semasa dan oleh itu boleh diasingkan daripada alat tulis lain yang dibeli sekaligus.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA JAWAPAN Bagaimanakah perolehan bagi item-item Kontrak Pusat dan Kontrak Pusat Sistem Panel? Adakah sekolah terlibat dengan perolehan secara tersebut? Sekolah terlibat dengan perolehan secara Kontrak Pusat dan Kontrak Pusat Sistem Panel seperti berikut: (rujuk 1PP Pekeliling PK 2 Lampiran 2.1 seperti di slaid berikut)

Mempunyai kaitan dengan sekolah dan asrama

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN Adakah pelawaan sebut harga perlu dibuat kepada pembekal tempatan yang bertaraf bumiputera sahaja? Perolehan bekalan/ perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50k hingga RM100k hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya 5 pembekal/syarikat bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Perolehan bekalan/ perkhidmatan yang melebihi RM100k hingga RM500k hendaklah dipelawa daripada sekurang-kurangnya 5 pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan terbuka kepada syarikat Bumiputera/Bukan Bumiputera

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN Berapakah bilangan minimum sebut harga yang perlu dipelawa? Bilangan minimum pembekal yang perlu dipelawa bagi sebut harga melebihi 20k - Rujuk 1PP Pekeliling PK2.1 m/s 12,15 & 16).

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN Apakah sebab-sebab sesetengah tender dimenangi bukan oleh petender yang menawarkan harga yang terendah? Dalam keadaan tertentu sebilangan tender tidak dimenangi oleh petender yang menawarkan harga yang terendah. Ini adalah kerana selain daripada faktor harga, beberapa kriteria lain juga diambil kira. Antaranya ialah tawaran yang dikemukakan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan, keupayaan petender memenuhi syarat kontrak, kedudukan kewangan, pengalaman dan sebagainya.

PERSOALAN TENTANG TATACARA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA JAWAPAN Bagaimana pula sebut harga bagi penyelenggaraan di sekolah yang setahun melebihi 20k perlukah dirancang? Penyelenggaraan di sekolah yang dianggarkan melebihi 20k setahun hendaklah dirancang terlebih dahulu pada awal tahun bagi penyediaan sebut harga.