Penstrukturan Organisasi UNIT 4 Penstrukturan Organisasi
Penstrukturan Organisasi Prof. Madya Dr. Jegak Uli
Objektif: Selepas membaca unit ini pelajar akan dapat: Mengenal pasti jenis struktur organisasi. Mengenal pasti faktor-faktor dinamik dalam penstrukturan organisasi. Memilih struktur organisasi terbaik. Memahami berbagai bentuk perubahan pada komponen struktur dan kelebihan dan keburukannya. Memahami struktur organisasi terkini.
Penstrukturan organisasi meliputi kegiatan-kegiatan berikut: (a) menyatukan dan pembahagian tugas berasaskan pengkhususan (b) mereka dan menyusun struktur organisasi, (c) memperuntukkan kerja, tugas, tanggungjawab dan autoriti, dan (d) mengatur kakitangan mengikut corak yang baik atau patut.
Tujuan utama penstrukturan organisasi ialah untuk mendapatkan kakitangan untuk bekerja bersama-sama dengan lebih berkesan dan cekap lagi ke arah mencapai matlamat utama sesuatu organisasi.
Struktur Organisasi Struktur organisasi didefinisikan sebagai corak perhubungan dan penyelarasan formal yang direka oleh pihak pengurusan untuk menyambung tugas atau tanggungjawab individu dan kumpulan dalam mencapai matlamat utama organisasi.
Struktur menentukan bagaimana pengagihan kerja (division of work), Tanggungan (responsibility), kerjasama (cooperation), perundingan (consultation) dan peringkat keputusan perlu wujud dalam organisasi.
Jenis struktur manakah atau gabungan jenis manakah yang terbaik? Mengikut model luar jangka (lihat gambarajah 1) penstrukturan sebuah organisasi, tidak ada satu jenis struktur atau gabungan jenis yang terbaik bagi semua organisasi dalam semua situasi.
Jenis struktur atau pengumpulan kerja yang terbaik untuk sesuatu organisasi atau unit bergantung kepada: (a) tugas, matlamat atau apakah produk yang akan dikeluarkan dan perkhidmatan yang akan diberi dan dicapai, (b) faktor-faktor seperti saiz kumpulan, (c) faktor-faktor dinamik lain seperti teknologi, kadar perubahan dalam sesuatu alam sekitar, dan jenis kerja yang berhubung kait dan (d) pemilihan bidang kawalan pengurusan dan darjah pemusatan (degree of centralization).
Gambarajah 1: Model Luar jangka Penstrukturan Sebuah Organisasi
Pilihan jenis struktur atau pengumpulan kerja. Terdapat berbagai jenis struktur atau pengumpulan kerja yang boleh digunakan. Di antaranya ialah seperti: (a) pengeluaran, atau perkhidmatan, (b) fungsi, (c) tempat, d) pelanggan, (e) waktu, (f) matriks dan (g) struktur lini dan staf, setiap jenis ini ada kelebihan masing-masing.
Pengeluaran atau perkhidmatan Bagi jenis ini kegiatan adalah dikumpulkan mengikut jenis produk yang dikeluarkan atau perkhidmatan yang diberikan. Kelebihan pengelompokan jenis ini ialah ia merapatkan kesemua mereka yang mempunyai pengetahuan khusus tentang keluaran, dan memudahkan penyelarasan aktiviti seperti pembelian, pengeluaran dan penjualan yang berhubung dengannya.
Fungsi Inilah dasar pengumpulan yang paling umum digunakan dalam kebanyakan organisasi. Fungsi-fungsi yang lazim pada sebuah organisasi termasuk: perjawatan, kewangan, penyelidikan, Pemasaran kejuruteraan dan sebagainya.
Kelebihannya Kelebihannya ialah berkaitan dengan pengkhususan. Bagi pengumpulan jenis ini, pengkhususan akan mengumpulkan pengetahuan khusus yang diperlukan untuk kegiatan yang tertentu itu. Ini membantu dalam menjamin bahawa perhatian yang cukup untuknya dapat diberikan.
Tempat Bagi jenis ini pengumpulan kegiatan adalah berasaskan tempat. Matlamat jenis struktur ini ialah untuk menempatkan unsur-unsur organisasi di mana kerja di buat atau perkhidmatan di beri. Reaksi masa yang cepat, keberkesanan dan kecekapan dari segi kos, dan pengetahuan mengenai keadaan tempatan adalah di antara kelebihan struktur jenis ini.
Pelanggan Jenis struktur berbentuk ini mengumpulkan kegiatan berasaskan pelanggan yang dilayani. Kelebihan utama jenis ini ialah keperluan-keperluan pelanggan yang tertentu boleh disediakan dengan lebih bijaksana lagi.
Waktu Pengumpulan kerja jenis ini ialah biasanya digunakan oleh organisasi yang memp pekerja syif di mana kumpulan pekerja yang berasingan bagi syif yang berlainan supaya perkhidmatan atau pengeluaran dapat dilakukan sepanjang masa.
Lini dan Staf (Line and Staff) Pendekatan pengumpulan kerja jenis ini berasaskan konsep bahawa ada terdapat dua kategori pekerja dalam satu organisasi: Lini - orang yang mempunyai autoriti dan tanggungjawab untuk mencapai tujuan atau matlamat utama sesuatu organisasi. Mereka ini menentukan apa yang perlu dibuat dan bagaimana membuatnya. Staf - merupakan pekerja-pekerja ikhtisas yang bertanggungjawab untuk membantu dan membuat kerja kepada pekerja lini.
Matriks Bagi jenis ini, struktur jenis lini dan staf digabungkan dengan organisasi pengurusan projek atau program. Dalam jenis ini setiap orang atau kumpulan mempunyai dua ketua, iaitu ketua kepada bidang fungsi dan kepada pengurus projek atau program.
Faktor Dinamik dalam Penstrukturan Organisasi Faktor-faktor berikut boleh juga mempengaruhi jenis struktur sesebuah organisasi: Saiz Teknologi Alam Sekitar Bidang Kawalan dan Desentralisasi
Saiz Saiz sesuatu organisasi adalah biasanya diukur dengan bilangan kakitangan yang terdapat dalam sebuah organisasi. Selain daripada itu penunjuk lain yang boleh digunakan ialah pendapatan, jualan, aset dan sebagainya. Didapati bahawa lebih besar saiz organisasi dia akan lebih berbentuk formal dan kompleks - iaitu lebih banyak peraturan, kedudukan yang formal, pangkat, unit yang kecil atau bahagian dalam sesuatu unit kecil.
Pada umumnya lebih banyak kakitangan lebih sukar atau rumit untuk berinteraksi secara tidak formal lagi. Oleh yang demikian, peraturan/prosedur lebih formal perlu diwujudkan dalam bentuk bertulis.
Teknologi Teknologi operasi sebuah organisasi termasuk: peralatan, alat, mekanikal, tindakan, pengetahuan dan bahan yang digunakan dalam proses pengeluaran atau memberi perkhidmatan. Woodward (1958) menunjukkan bahawa nisbah pengurus dan penyelia dengan jumlah pekerja dan bilangan peringkat dalam sebuah organisasi bertambah dengan meningkatnya kompleksiti teknologi yang digunakan, tetapi tidak ada kaitan yang nyata di antara saiz dengan kompleksiti teknologi.
Kajian yang terbaharu menunjukkan bahawa: Lebih rutin dan terkenal teknologi tersebut sesebuah organisasi akan lebih bercorak formal dan birokratik dan sebaliknya lebih tidak terkenal dan kompleks sesuatu teknologi, peraturan dan undang-undang akan menjadi kurang ketat. Kesan teknologi terhadap unit yang kecil dan jenis pengeluaran adalah lebih nyata jika dibandingkan dengan peringkat pengurusan atasan atau lain.
Alam Sekitar Struktur organisasi atau unit bergantung kepada keadaan kepastian atau ketidakpastian alam sekitaran. Ketidakpastian sesuatu organisasi atau unit adalah disebabkan oleh perubahan perubahan yang agak cepat pada jangka masa yang pendek seperti penemuan teknik baru, inovasi, turun-naik permintaan/tidak tetap.
Penyelidikan mencadangkan bahawa sesebuah organisasi (atau unit) patut direka bentuk berlainan bergantung kepada ketidakpastian dan ketidakstabilan alam sekitar yang wujud (Burns & Stalker, 1962; Lawrence & Lorch 1967).
Bagi alam sekitar yang agak stabil, jenis organisasi yang bercorak mekanistik adalah lebih sesuai. Bercorak mekanistik bermaksud ia sangat birokratik, iaitu mempunyai deskripsi kerja yang jelas, menetapkan autoriti, tanggungjawab, pengkhususan tugas, dan kawalan hierarki yang nyata.
Bercorak organik bererti Manakala, jika alam sekitar tidak pasti atau stabil jenis organisasi yang bercorak organik adalah lebih sesuai. Bercorak organik bererti kurang penetapan autoriti, lebih penglibatan kakitangan dalam membuat keputusan, dan lebih menumpukan kepada penyesuaian (adaptability), dan kuasa berasaskan kepakaran (expertise).
Sebuah organisasi yang berfungsi dalam keadaan yang tidak stabil memerlukan lebih pengkhususan untuk menghasilkan inovasi dan pengkhususan yang lebih biasanya memerlukan lebih banyak penyelarasan. Pada umumnya hampir semua organisasi memerlukan gabungan kedua-dua corak tersebut di atas.
Bidang Kawalan Bidang kawalan menentukan beberapa banyakkah jawatan atau kakitangan yang hendak diletakkan di bawah kawalan seorang penyelia/ketua? Faktor ini boleh juga mempengaruhi jenis struktur yang akan digunakan oleh sesebuah organisasi.
Bukti-bukti mencadangkan bahawa bidang kawalan yang sesuai bergantung kepada banyak faktor, di antaranya ialah (Van Fleet & Bodeian 1977: 356-372):
Pengalaman dan pengetahuan orang diawasi Pengalaman dan pengetahuan orang diawasi. Lebih banyak pengalaman dan pengetahuan orang diselia lebih luas bidang kawalan dan sebaliknya. Kebolehan penyelia - setengah penyelia boleh mengawal lebih ramai orang daripada yang lain.
Kesulitan perlaksanaan tugas itu sendiri Kesulitan perlaksanaan tugas itu sendiri. Lebih rutin kerja itu, maka lebih banyaklah orang yang boleh diselia. Keperluan kawalan yang ketat/terperinci. Jika kawalan ketat atau terperinci diperlukan maka lebih sempit bidang kawalan dan sebaliknya. Darjah hubung kait di antara unit. Lebih tinggi hubung kait (interdependence), lebih banyak penyelaras diperlukan dan lebih sempit bidang kawalan.
Gambarajah 2: Perbandingan bidang kawalan bagi struktur tinggi dan mendatar
Struktur Tinggi Satu struktur yang mempunyai bilangan peringkat Hierarki yang banyak dan bidang kawalan (span of control) yang sempit (narrow).
Struktur Mendatar Satu struktur yang mempunyai bilangan peringkat Hierarki yang sedikit dan bidang kawalan (span of control) yang luas (wide).
Desentralisasi Merujuk kepada darjah penugasan tugas, kuasa dan autoriti ke peringkat penugasan bawahan. Setakat manakah desentralisasi (Desentralisasi merujuk kepada sejauh mana penugasan tugas, kuasa dan autoriti diturunkan ke peringkat bawahan.) atau sentralisasi (Sentralisasi merujuk kepada sejauh mana penugasan tugas, kuasa dan autoriti dikekalkan di peringkat atasan)?
Faktor dinamik seperti saiz, teknologi dan alam sekitar ada kaitan langsung dengan proses desentralisasi atau sentralisasi. Sebagai contoh, lebih besar saiz organisasi itu maka lebih kuatlah sokongan bagi mengadakan desentralisasi (Steward 1985: 118). Dan dalam alam sekitar yang tidak pasti atau tidak stabil di mana lebih penglibatan kakitangan dalam membuat keputusan diperlukan maka desentralisasi perlu diadakan.
Menilai Struktur Organisasi Oleh kerana faktor-faktor dinamik yang tersebut di atas sentiasa berubah maka struktur sesuatu organisasi perlu dinilai dari semasa ke semasa.
Aspek yang harus dipertimbangkan dalam menilai struktur organisasi ialah seperti berikut: Penyelarasan: Adakah masalah penyelarasan bertambah apabila bidang pengkhususan bertambah dalam satu organisasi? Ekonomi: Apakah kos relatif bagi jenis pengumpulan atau jenis struktur yang digunakan? Adakah jenis pengumpulan lebih berkesan dan murah dari segi kos relatif? Pengkhususan: Apakah pengkhususan yang perlu ada dan di manakah pengkhususan amat berkekurangan?
Kejelasan dalam pembahagian kerja: Adakah pembahagian kerja untuk setiap bahagian jelas? Konflik: Adakah konflik wujud oleh kerana pengumpulan yang baru?
Bentuk Perubahan pada Komponen Struktur Bentuk perubahan pada komponen struktur umumnya melibatkan salah satu atau kombinasi berikut: penstrukturan semula organisasi (organizational restructuring), pembentukan semula Kerja, mengadakan persekutan strategik dan/atau mencuba struktur organisasi baru yang bersesuaian.
1. Penstrukturan Semula Organisasi (Organizational Restructuring) Satu proses membuat perubahan besar dalam struktur organisasi yang lazimnya melibatkan pengurangan peringkat pengurusan yang mungkin mengubah sebahagian komponen besar organisasi melalui penghapusan (divestiture) atau perolehan/pengambilan termasuk juga pengecilan saiz tenaga kerja bagi tujuan untuk meningkatkan keberkesanan dan kecakapan organisasi.
Pengecilan (Downsizing) Satu proses mengurang atau menghapuskan lapisan atau peringkat pengurusan pertengahan yang signifikan dan mengakibatkan peningkatan bidang kawalan (wide span of control) dan pengurangan saiz tenaga kerja dan tujuannya adalah untuk meningkatkan atau memperbaiki keberkesanan dan kecekapan organisasi.
Proses pengecilan berlaku apabila tenaga kerja dalam sesebuah organisasi dikurangkan kepada saiz optimum. Pengurangan pekerja dilakukan melalui pemberhentian, secara sukarela dan pencen awal.
Biasanya, pengecilan adalah perlu kerana ia boleh mengurangkan kos buruh dan menggunakan teknologi kumpulan secara menyeluruh. Bagaimanapun, pengecilan perlu dikendalikan secara berhati-hati kerana ia boleh menjatuhkan moral dan produktiviti pekerja.
Tujuan pengecilan adalah untuk mengecilkan saiz firma demi kelangsungan firma. Pengecilan dilakukan akibat kemajuan teknologi dan komputer menyebabkan pengurangan bilangan pekerja yang diperlukan, peningkatan kos buruh, dan penurunan permintaan terhadap produk yang dikeluarkan.
Kebaikan Pengecilan Organisasi Pengecilan akan memberi kebaikan berikut: Pembayaran dividen yang lebih tinggi kesan daripada bilangan pekerja yang lebih kecil. Mengurangkan kos gaji. Membolehkan firma berbelanja dalam ruangan belanjawan yang telah ditentukan.
Memudahkan komunikasi di antara pemimpin dengan pimpinan atasan. Meningkatkan keberkesanan operasi dengan mengurangkan pertindihan atau penduaan. Memudahkan urusan penyeliaan
Keburukan Pengecilan Organisasi Di samping itu, pengecilan juga mendatangkan keburukan-keburukan berikut: Kehilangan pekerjaan. Memaksa pekerja mencatu sumber organisasi. Sumbangan input pekerja berkekurangan. Produktiviti menurun akibat bimbang akan dikeluarkan daripada organisasi.
Masalah Yang Dihadapi Dalam Proses Pengecilan Pengecilan boleh menimbulkan pelbagai masalah.
Antara masalah yang akan dihadapi oleh organisasi dalam melaksanakan program pengecilan adalah: Pekerja bimbang untuk melakukan sesuatu kerja yang berisiko. Pekerja hilang keyakinan. Kecelaruan dan rasa tidak selamat. Kejatuhan moral dan produktiviti di kalangan pekerja. Masa pekerja banyak digunakan untuk mendapatkan kerja lain daripada memberi tumpuan kepada kerja sekarang.
Meningkatkan ketegangan. Organisasi akan menghadapi masalah kewangan yang disebabkan oleh pembangunan semula struktur tugas. Pekerja yang berkebolehan berhenti secara sukarela. Ramai pekerja bersedia untuk bersara awal. Organisasi terpaksa menghadapi tindakan mahkamah.
Organisasi tidak mampu memotivasikan pekerja akibat daripada persepsi negatif ke atas pengecilan. Peningkatan mainan politik kerana pekerja cuba mengambil hati pihak atasan bagi tujuan mendapatkan tambahan pampasan, memperoleh keutamaan dan penambahan kuasa.
Cara Mengurangkan Permasalahan Yang Dihadapi Antara cara yang organisasi boleh digunakan untuk mengurangkan permasalahan di atas adalah: Memaklumkan kepada pekerja rasional di sebalik pengecilan. Mengakui hakikat kepentingan pekerja serta bersedia berbincang mengenai perasaan mereka.
Penekanan sistem berorientasikan pencapaian dalam pembayaran imbuhan. Menyediakan program sandaran (buffer) atau faedah-faedah kewangan lain sebagai persiapan kepada pekerja sebelum memperoleh kerja baru.
2. Pembentukan Semula Kerja (Work redesign) la merupakan reka bentuk jadual waktu kerja supaya kerja dilakukan dengan lebih efisien dan bersesuaian dengan corak hidup subordinat terutama mereka yang mempunyai keluarga dan anak.
a. Masa Kerja Anjal Masa kerja anjal merupakan satu kaedah apabila pekerja diberi kebebasan yang lebih untuk menentukan jadual waktu kerja mereka dan apa yang penting ialah mereka mesti hadir bekerja semasa kerja utama (core hour) dilakukan sahaja.
b. Memampatkan Minggu Kerja Pekerja perlu melakukan kerja dalam sejumlah jam, tertentu untuk beberapa hari berturut-turut. Ini bermaksud untuk hari yang lain, mereka tidak perlu datang untuk bekerja.
c. Perkongsian Kerja Melibatkan dua atau lebih orang pekerja bekerjasama untuk melakukan satu kerja. la boleh mengurangkan beban kerja dan kerja boleh diselesaikan dengan lebih banyak jika dilakukan secara sinergi.
d. Pusingan Kerja Mengilir subordinat daripada satu pekerjaan ke pekerjaan lain. Tujuannya untuk mengurangkan kebosanan.
e. Bertugas Secara Jarak Jauh (Telecommuting) Membiarkan pekerja melakukan kerja mereka di rumah dan hantar hasil kerja secara elektronik ke pejabat. Perlu menggunakan komputer, mesin faksimile, telefon selular dan e-mail. Memperkenalkan kaedah ini bertujuan menjadikan kerja lebih menarik, meningkatkan kepuasan kerja dan akhirnya mengurangkan kadar lantik henti yang mana boleh mengancam kelangsungan sesebuah organisasi.
3. Struktur Organisasi Baru Struktur Pasukan Organisasi Maya Organisasi Tanpa Sempadan Organisasi Mengutamakan Kebajikan Ahli
a. Struktur Pasukan Struktur ini menggunakan pasukan sebagai pusat koordinasi. Di antara ciri-ciri struktur pasukan adalah kesediaan untuk memecahkan halangan penjabatan dan kuasa membuat keputusan decentralisasi berada pada tahap pasukan. Di samping itu, pasukan kerja dianggotai oleh ahli yang memiliki kemahiran umum dan khusus dan seterusnya, anggota pasukan bersedia untuk melaksanakan tugas secara fungsi silang.
b. Organisasi Maya Konsep organisasi maya bertunjangkan kepada mengapa perlu memiliki satu organisasi kecil dan teras jika boleh dilaksanakan oleh pihak lain untuk menjalankan fungsi perniagaan yang utama dan jika didapati ia lebih menguntungkan. 0leh itu, organisasi maya mengamalkan pemusatan yang tinggi dan hampir tiada penjabatan, fleksibiliti dalam menghubungi pengeluar, pengedar, pemasaran dan fungsi perniagaan yang lain. Peranan utama pengurus dalam organisasi maya adalah mengkoordinasi dan mengawal perhubungan luar.
c. Organisasi Tanpa Sempadan Organisasi ini diamalkan oleh organisasi yang bersaiz gergasi yang cuba menghapuskan rangkaian arahan, mengehadkan bidang kawalan, menggantikan penjabatan dengan memperkasakan subordinat. Antara amalan organisasi ini adalah membolehkan setiap individu menilai individu yang lain tanpa mengira sama ada subordinat atau pengurus. Melalui penghapusan sempadan menegak, pengurusan akan meratakan hierarki di mana status dan pangkat diminimumkan. Antara contoh penghapusan sempadan ialah globalisasi, strategi bersekutu dan perhubungan erat organisasi dengan pelanggan.
e. Organisasi Mengutamakan Kebajikan Ahli Organisasi yang memberi penekanan kepada kebajikan ahli. Organisasi ini dibentuk oleh ciri-ciri berikut: Meletakkan nilai kemanusiaan yang tinggi kepada individu. Pekerja dilayan sebagai individu yang mempunyai perasaan dan perlu dihormati. Tidak pentingkan diri sendiri. Oleh itu, ahli dalam organisasi ini mengeratkan hubungan secara formal dan tidak formal bersama ahli-ahli lain dengan membelakangkan sempadan bangsa, jantina, umur dan pangkat.
Kerjaya sebagai satu perkhidmatan -Kesediaan untuk memberi perkhidmatan terhadap organisasi dan orang lain, bukan menjadikan kenaikan pangkat, kuasa dan kenaikan gaji sebagai matlamat yang paling utama. Komitmen terhadap perkembangan pekerja - Organisasi seperti ini bersedia untuk memberi peluang terhadap perkembangan kerjaya kepada pekerja, pembangunan kemahiran pekerja dan pengalaman pembelajaran.
Komuniti setiakawan - Mereka akan mengadakan hubungan yang rapat, saling mempercayai dan mengambil berat antara satu sama lain. Perkongsian kuasa - Semua matlamat diagih dan dikongsi bersama. Semua ahli yang terlibat akan dipengaruhi oleh keputusan yang dibuat dan diberi peluang dalam membuat keputusan.