Bab 3: Pengurusan PenyepaduanProjek Course Technology 2001

Kunci Kepada Kejayaan Projek: Pengurusan Penyepaduan Projek Yg Baik Pengurus projek perlu menyelaras semua bidang pengetahuan sepanjang kitar hayat projek Byk pengurus projek baru bermasalah untuk melihat “gambaran umum” dan mahu fokus kepada terlalu banyak butiran (Lihat kes pembukaan) Pengurusan penyepaduan projek tidak sama dengan penyepaduan perisian. Course Technology 2001

Proses Pengurusan Penyepaduan Projek Pembangunan Perancangan Projek : menggabungkan hasil proses perancangan lain ke dalam dokumen yg konsisten – perancangan projek Perlaksanaan Perancangan Projek : menjalankan perancangan projek Kawalan Perubahan Bersepadu : menyelaras perubahan dalam keseluruhan projek Course Technology 2001

R3-1. Gambaran Pengurusan Penyepaduan Projek Note: The PMBOK Guide includes similar charts for each knowledge area. Course Technology 2001

Rajah 3-2. Kerangka Pengurusan Penyepaduan Projek Fokus kepada menggabungkan semua faktor untuk mencapai kejayaan projek! Course Technology 2001

Pembangunan Perancangan Projek Perancangan projek adalah dokumen yang digunakan untuk menyelaras semua dokumen perancangan projek Tujuan utama untuk memandu perlaksanaan projek Perancangan projek membantu pengurus projek dalam mengetuai kumpulan projek dan menilai status projek Persembahan projek patut diukur dengan rancangan dasar projek (baseline). Course Technology 2001

Atribut Perancangan Projek Perancangan sepatutnya dinamik. Perancangan sepatutnya fleksibel. Perancangan patut dikemaskini selaras dengan perubahan yang berlaku. Perancangan memandu perlaksanaan projek. Course Technology 2001

Unsur Umum Perancangan Projek Pengenalan atau gambaran projek Penerangan tentang bagaimana projek diselaraskan Proses pengurusan dan teknikal mengenai projek Kerja untuk dilakukan, jadual dan maklumat belanjawan Course Technology 2001

Jadual 3-1. Contoh Perancangan Pengurusan Projek Perisian Course Technology 2001

Analisa Pemegang saham Analisa pemegang saham mendokumenkan maklumat penting (sensitif) tentang pemegang saham seperti Nama dan organisasi pemegang saham Peranan dalam projek Fakta unik tentang pemegang saham Tahap pengaruh dan minat dalam projek Cadangan untuk mengurus hubungan Course Technology 2001

J 3-2. Contoh Analisa pemegang saham Course Technology 2001

Perlaksanaan Perancangan Projek Perlaksanaan perancangan projek melibatkan pengurusan dan perlaksanaan kerja yang diterangkan dalam perancangan projek Majoriti masa dan wang dihabiskan untuk perlaksanaan Bidang aplikasi atau projek memberi kesan ke atas perlaksanaan projek kerana produk dihasilkan semasa fasa perlaksanaan. Course Technology 2001

Apa Yang Silap? Ramai orang beranggapan negatif terhadap perancangan kerana pengalaman lalu. Pengurus kanan memerlukan peancangan, tetapi tiada siapa yang pastikan bahawa perancangan diikuti. Cth: pengurus projek mengatakan bhw dia akan berjumpa pengurus projek lain dalam masa 2 bulan utk mengulas perancangan, jadual rapi dibuat untuk perjumpaan itu. Perjumpaan itu dibatalkan kerana urusan lain. Perjumpaan seterusnya diubah kerana sebab peribadi. Dalam masa 2 bulan, perjumpaan masih belum dibuat. Mengapa ahli projek patut mengikuti perancangan projek jika pengurus projek sendiri tidak mengikut perancangannya? Course Technology 2001

Kebolehan Penting Untuk Perlaksanaan Projek Kebolehan pengurusan umum seperti kepimpinan, komunikasi dan politik Pengetahuan dan kebolehan produk(lihat cth“What Went Right?”) Penggunaan alat dan teknik khas Course Technology 2001

Alat dan Teknik untuk Perlaksanaan Projek Sistem Penguatkuasaan Kerja : kaedah untuk menentukan bahawa orang yang berkelayakan membuat kerja pada masa yang betul dan mengikut turutan betul Perjumpaan Ulasan Status: perjumpaan kerap digunakan untuk bertukar maklumat projek Perisian Pengurusan Projek: perisian khas untuk membantu dalam menguruskan projek Course Technology 2001

Kawalan Perubahan Bersepadu Kawalan perubahan bersepadu melibatkan mengenalpasti, menilai dan menguruskan perubahan sepanjang kitar hayat projek (“kawalan perubahan keseluruhan”) Tiga objektif utama kawalan perubahan: Pengaruh faktor yang mengakibatkan perubahan utk menentukan bhw ia berfaedah Tentukan bhw perubahan telah berlaku Urus perubahan sebenar bila dan di mana ia terjadi Course Technology 2001

Rajah 3-3. Proses Kawalan Perubahan Course Technology 2001

Kawalan Perubahan Keatas Projek TM Pandangan dahulu: Kump projek patut berusaha untuk buat apa yg telah dirancang mengikut belanjawan yg ditetapkan Masalah: pemegang saham jarang bersetuju tentang skop projek, dan anggaran masa dan kos tidak tepat Pandangan moden: Pengurusan projek adalah proses komunikasi dan perundingan yg konstan Penyelesaian: Perubahan berfaedah dan kump projek patut merancang utk perubahan Course Technology 2001

Sistem Kawalan Perubahan Proses formal yang didokumen yang menerangkan bila dan bagaimana dokumen projek rasmi boleh diubah Terangkan siapa yang berkuasa untuk buat perubahan dan bagaimana membuat perubahan Melibatkan majlis kawalan perubahan, pengurusan konfigurasi dan proses untuk komunikasi perubahan Course Technology 2001

Majlis Kawalan Perubahan (MPK) Sekumpulan orang bertanggungjawab untuk meluluskan atau menolak perubahan pada projek Menyediakan panduan untuk menyediakan permintaan perubahan, menilai dan uruskan implementasi perubahan yang diluluskan Melibatkan pemegang saham dari seluruh organisasi Course Technology 2001

Membuat Perubahan Yang Sesuai Dengan Masa Sesetengah MPK hanya bertemu sekali sekala, mengambil masa yang terlalu lama untuk perubahan berlaku Sesetengah organisasi mempunyai polisi untuk perubahan yang sensitif- iaitu masa “polisi 48 jam” bolehkan ahli kump projek utk membuat keputusan, kemudian mereka ada 48 jam untuk mengubah keputusan dan mendapat persetujuan pengurusan atasan Wakilkan perubahan ketahap paling rendah, semua orang diberitahu tentang perubahan Course Technology 2001

Pengurusan Konfigurasi Tentukan bhw produk dan penerangannya lengkap dan tepat Tumpukan kepada pengurusan teknologi dengan mengenalpasti ciri-ciri rekabentuk fizikal dan fungsian Pakar pengurusan konfigurasi kenalpasti dan dokumenkan keperluan konfigurasi, kawal perubahan, rekod dan laporkan perubahan dan audit produk untuk tentukan bhw keperluan dipenuhi Course Technology 2001

Jadual 3-3. Cadangan Untuk Mengawal Kawalan Perubahan Penyepaduan Lihat pengurusan projek sebagai proses komunikasi dan rundingan konstan Rancang untuk perubahan Bangunkan sistem kawalan perubahan, trmasuk Majlis Kawalan Perubahan (MKP) Gunakan pengurusan konfigurasi yg baik Takrifkan prosedur untuk membuat keputusan tentang perubahan kecil Gunakan laporan persembahan bertulis dan lisan untuk kenalpasti dan urus perubahan Gunakan perisian pengurusan projek dan lain-lain untuk membantu mengurus dan komunikasi perubahan Course Technology 2001