PEMBUANGAN & PENGASINGAN KAD PESAKIT by (AIN)

PEMBUANGAN & PENGASINGAN KAD PESAKIT POLISI DAN PROSEDUR PEMBUANGAN & PENGASINGAN KAD PESAKIT

TAKRIF DATA PESAKIT Data Pesakit ialah data yang diperolehi oleh pesakit setelah menerima rawatan daripada Doktor. Data tersebut akan direkod di dalam Kad Pesakit sebagai data sulit.

PROSES PEMBUANGAN KAD PESAKIT ? Proses Pembuangan Kad Pesakit adalah satu proses di mana kad pesakit akan dipilih satu persatu dan dikeluarkan daripada kabinet kad untuk diketepikan sebagai simpanan selama 7 tahun

Pilih kad ikut abjad dan berturutan. PROSES PEMBUANGAN KAD Pilih kad ikut abjad dan berturutan. Pemilihan berpandukan syarat berikut : Mengikut tahun Sekali datang dalam setahun Pertama kali dan alamat jauh Beli ubat (tapi tengok juga apa jenis ubat yang dibeli) Kad yang berkongsi nombor lokasi (Contoh : satu lokasi A-01-01 ada 2 kad) Pembuangan mesti dibuat satu persatu * Keperluan KKM - Kad pesakit perlu disimpan selama 7 tahun

* Satu buku khas perlu disediakan untuk projek ini KAD YANG PERLU DISIMPAN : (Tak kira berapa tahun pun) Penyakit yang berlarutan seperti asma, kencing manis dll. Pesakit yang ada alahan (allergy) Rekod kemalangan Rekod tuntutan insuran (Insurance Claim) Rekod Medical Check-up, X-Ray, Lab dll * Satu buku khas perlu disediakan untuk projek ini (Buku Pembuangan Kad)

BUKU PEMBUANGAN KAD PESAKIT

BUKU LOKASI KAD PESAKIT

LAPORAN STATUS PEMBUANGAN KAD PESAKIT CAWANGAN : _____________________________ BULAN : _________________

PENYIMPANAN KAD-KAD DI ARKIB AZ Z AA Asingkan Mengikut ABJAD Satu kotak untuk satu abjad dan kad disusun mengikut indeks AA, AB, AC dan seterusnya Kalau tak cukup, sambung ke kotak seterusnya Setiap kotak di label mengikut Abjad isinya contohnya, kotak (AA - AD), (AE-AH) dll Susun kotak-kotak mengikut abjad tersebut secara bertingkat didalam stor

TENTANG MEDICATION REPORT * Fail keras tersebut boleh digunakan semula PENYIMPANAN PRINT-OUT MEDICATION REPORT TENTANG MEDICATION REPORT Laporan setiap bulan di keluarkan dari Fail Keras dan di ikat dengan tali hijau. Muka depan setiap ikatan ditanda dengan Bulan dan Tahun Setiap ikatan dokumen disusun dalam kotak mengikut susunan bulan paling baru disebelah atas Jika kotak telah penuh, label kotak mengikut bulan dokumen yang ada didalamnya dan tahun sekali - contohnya Jan-Jun 2004) Susun kotak-kotak mengikut bulan dah tahun secara teratur bertingkat-tingkat didalam stor January 2004 * Fail keras tersebut boleh digunakan semula

POLISI Penyimpanan kad pesakit dan medication report adalah SANGAT PENTING dalam operasi klinik kerana ianya tertakluk dengan keperluan KEMENTERIAN KESIHATAN Justeru itu, mulai sekarang, pemantauan penyimpanan semua dokumen tersebut adalah diletakkan dibawah satu Unit baru iaitu Unit Medical Record Setiap Ketua Cawangan adalah BERTANGGUNGJAWAB PENUH ke atas dokumen-dokumen ini Ketua Cawangan perlu membawa dokumen bulan sebelumnya yang telah diKEMASKINI setiap kali menghadiri mesyuarat Ketua Cawangan Semua dokumen yang telah diperiksa di Ibu Pejabat akan diserahkan kembali untuk disimpan seperti yang diarahkan di atas

ARAHAN TERKINI Ketua Cawangan dikehendaki mengendalikan Ops Pembuangan & Pengasingan Kad Pesakit dan Medication Report di klinik masing-masing mulai bulan ini Mula dengan Abjad A-M buat masa ini (sekiranya terlalu banyak) dan hantar laporan status setiap 20hb melalui e-mail kepada Medical Secretarial Unit (Ain) iaitu sitinuraini@penawargroup.com Medical Secretarial Unit akan mengeluarkan arahan seterusnya bagi tugasan-tugasan selanjutnya. * Operasi kemaskini dokumen adalah tanggungjawab Ketua Cawangan dan seharusnya dilaksanakan secara berterusan

“SEMUA STAFF TIDAK AKAN TERKECUALI” PERINGATAN!! Bagi cawangan-cawangan yang lain, ini tidak bermakna anda terselamat. Audit secara mengejut boleh juga dilakukan sekiranya perlu. Justeru itu, sila ambil perhatian dan lakukan pembuangan kad secara berkala mulai hari ini sebelum anda di audit. Audit akan dilakukan secara berterusan. Sila maklumkan kepada staff-staff di cawangan anda berkenaan dengan operasi ini. Sediakan jadual & lakukan bersama-sama. Sebarang alasan tidak akan diterima sekiranya perkara ini ditanya oleh pihak HQ. Semua staff WAJIB faham & tahu mengenai Proses Pembuangan & Pengasingan Kad Pesakit. “SEMUA STAFF TIDAK AKAN TERKECUALI”