PENGGUNAAN KATA / UNGKAPAN KHUSUS DI DALAM SURAT RASMI

Surat rasmi mestilah formal dan tidak bersahaja walaupun pengirim dan penerimanya saling mengenali atau sahabat karib. Pemilihan kata-kata dan ungkapan yang digunakan di dalam surat rasmi amat penting dan ia adalah elemen yang menggambarkan sesuatu surat rasmi itu formal. Di dalam surat menyurat, terdapat banyak penggunaan kata-kata atau ungkapan tertentu yang mempunyai makna tersendiri. Ia berfungsi sebagai pemberi isyarat bagi makna keseluruhan sesuatu surat rasmi atau penanda kandungan surat rasmi. Aspek yang paling penting dalam surat rasmi adalah penggunaan ganti nama diri dan ungkapan khusus.

PENGGUNAAN GANTI NAMA DIRI Kata Ganti Diri Pertama Perkataan yang paling sesuai digunakan adalah ‘saya’ yang mana ia merujuk kepada diri sendiri atau ‘kami’ yang merujuk kepada perkumpulan (lebih dari seorang)

Kata Ganti Diri Kedua Perkataan yang sesuai digunakan ialah ‘tuan’ atau ‘puan’. Perkataan ‘puan’ boleh digunakan tanpa membezakan wanita yang telah berkahwin atau belum berkahwin. Jika penerima surat seorang yang mempunyai gelaran, maka kita perlu menggunakan gelarannya sebagai ganti diri kedua. Contoh : Prof, Dr. dan sebagainya.

Kata Ganti Diri Ketiga Perkataan yang paling sesuai digunakan ialah ‘beliau’. Jangan gunakan perkataan ‘dia’ kerana nampak kurang sopan. Jika orang ketiga terdiri dari golongan pemerintah, kata ganti diri yang sesuai adalah ‘baginda’.

KATA-KATA / UNGKAPAN KHUSUS Penggunaan kata-kata atau ungkapan khusus amat penting kerana ia membawa maksud yang tersendiri dan juga berfungsi sebagai pemberi isyarat bagi makna keseluruhan surat rasmi. Dengan kata lain, kata-kata atau ungkapan khusus itu berfungsi sebagai penanda wacana kandungan surat rasmi. Terdapat beberapa jenis penanda wacana iaitu :

Ia biasa digunakan pada awal ayat. Contoh : Penanda Rujukan Bermaksud ungkapan yang merujuk kembali kepada perkara-perkara yang sudah berlaku atau sudah disebut. Ia biasa digunakan pada awal ayat. Contoh : Merujuk kepada perkara yang tersebut di atas; Berhubung dengan perkara tersebut; Sehubungan dengan itu;

Penanda Penyertaan Bermaksud ungkapan tersebut dengan sendirinya memberi isyarat bahawa ada disertakan sesuatu bersama-sama surat berkenaan. Contoh : Bersama-sama ini disertakan…… Dengan ini saya lampirkan ……..

Bermaksud ungkapan yang menunjukkan adanya pemakluman yang dibuat. Penanda Makluman Bermaksud ungkapan yang menunjukkan adanya pemakluman yang dibuat. Biasanya ungkapan ini mengandungi perkataan ‘maklum’ atau ‘dimaklumkan’. Contoh : Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa ……… Adalah dimaklumkan …..

Penanda Sebab-Musabab Ungkapan ini berfungsi dalam menimbulkan perkataan antara satu peristiwa dengan peristiwa yang lain. Contoh : Berhubung dengan lawatan yang akan dibuat, jabatan ini ingin mencadangkan dua orang wakil untuk turut serta di dalam lawatan tersebut. Di atas kerjasama yang telah saudara berikan …… Oleh sebab ……

Penanda Perintah Terbahagi kepada 2 iaitu: i) Perintah Hormat - Perintah Hormat Harapan Contoh : Kami mengharapkan pihak tuan dapat menerima cadangan kami… - Perintah Hormat Nasihat Contoh : Tuan adalah dinasihatkan supaya …. - Perintah Hormat Permohonan / Permintaan Contoh : Kami ingin mendapatkan penjelasan daripada tuan tentang perkara tersebut. ii) Perintah Kurang Hormat Contoh : Tuan adalah diingatkan supaya tidak cuai dalam menjalankan tugas.

Menunjukkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai. Penanda Matlamat Menunjukkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai. Biasanya ianya dimulakan dengan perkataan ‘untuk’. Contoh : Untuk pengetahuan pihak tuan ……. Untuk makluman pihak puan ……. Untuk tindakan Yg. Bhg. Prof. selanjutnya …..

Penanda Perwakilan Ungkapan ini digunakan untuk menyatakan bahawa surat tersebut ditulis bagi pihak atau ditulis sebagai wakil (on behalf) Contoh : Bagi pihak rakan-rakan sejawatan dan diri saya sendiri ….. Saya bagi pihak Pengarah Program infin merakamkan penghargaan …..

Penanda Pendapat Ungkapan yang digunakan mempunyai perkataan seperti ‘pendapat’, ‘pandangan’ dan sebagainya. Contoh : Pada pendapat saya ……. Kami berpandangan bahawa …..

Penanda Sambungan Contoh : Susulan daripada percakapan telefon di antara saya dan saudara tempoh hari ….. Lanjutan daripada surat saya yang terdahulu ….

Penanda Penegas Perkataan yang biasanya digunakan ialah ‘adalah’ dan lazimnya digunakan pada awal ayat. Contoh : Adalah dengan hormatnya dimaklumkan …. Adalah menjadi harapan kami …..

Bermaksud kata-kata atau ungkapan yang boleh menggambarkan perasaan. Penanda Sikap Bermaksud kata-kata atau ungkapan yang boleh menggambarkan perasaan. Terbahagi kepada 2 iaitu : i) Penanda Sikap Positif Contoh : Saya mengucapkan ribuan terima kasih kerana ….. Kerjasama tuan amat dihargai. Sukacita dimaklumkan bahawa ….. Saya bersetuju membenarkan saudara …… ii) Penanda Sikap Negatif Dukacita dimaklumkan bahawa ….. Kesulitan yang berlaku amat dikesali….

Ungkapan yang menunjukkan bahawa surat akan berakhir. Penanda Penamat Ungkapan yang menunjukkan bahawa surat akan berakhir. Contoh : Sekian untuk makluman dan perhatian tuan.