PENGURUSAN KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN Bahagian Perolehan Dan Penswastaan Kementerian Kesihatan Malaysia

KANDUNGAN PENGENALAN DASAR PENGURUSAN ASET MENYELURUH PENGURUSAN KEHILANGAN ASET PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT

DEFINISI ASET bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. Kategori : Aset Alih – peralatan perubatan/ict, kenderaan Aset Tak Alih - bangunan/fasiliti, infrastruktur jalanraya/saliran Aset Hidup - ternakan/tumbuhan 4. Aset Stor - Tatacara Pengurusan Stor 5. Aset Harta Intelek – perisian komputer/karya penulisan

DASAR PENGURUSAN ASET KERAJAAN Pekeliling Am Bil. 1 /2009 – mengenai Manual Pengurusan Aset Menyeluruh Kerajaan telah dikeluarkan berkuatkuasa mulai 27 Mac 2009 Setiap agensi bertanggungjawab terhadap aset kerajaan di bawah kawalan masing-masing Setiap aset kerajaan hendaklah diurus dengan sempurna melalui pengurusan aset secara sistematik dan strategik Setiap agensi hendaklah melaksanakan pendekatan Pengurusan Aset Menyeluruh (PAM) dalam pengurusan aset kerajaan.

OBJEKTIF DASAR pewujudan aset adalah bagi memenuhi keperluan penyampaian perkhidmatan kerajaan pengurusan aset dilaksanakan secara sistematik, holistic dan lestari untuk mencapai faedah yang optimum Maklumat aset yang sistematik, lengkap, tepat, selamat, mudah dicapai dan berintegriti Pengurusan aset menyeluruh dilaksanakan dan dipantau

MANUAL PENGURUSAN ASET MENYELURUH FAEDAH ASET YANG OPTIMUM (ASAS) PENGURUSAN PERMINTAAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 2 PEWUJUDAN 1 PERANCANGAN PENGURUSAN PRESTASI FAEDAH ASET YANG OPTIMUM PENGURUSAN KEWANGAN 4 PELUPUSAN 3 PENGGUNAAN PENGURUSAN DATA PENGURUSAN NILAI & RISIKO 6

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2007 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA BAB F KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Definasi Kehilangan termasuk kehilangan wang awam, setem, barang-barang awam dan harta lain yang berharga disebabkan oleh kecurian, penipuan, atau kecuaian pegawai, kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia AP314

TAFSIRAN KEHILANGAN Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUS KIRA Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN KETUA JABATAN Ketua Jabatan termasuk: Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

OBJEKTIF Hapus kira aset Kerajaan bertujuan untuk :- Mengawal kerugian yg ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan aset; b) Menyelaras rekod aset; c) Meningkatkan kesedaran & tanggungjawab; terhadap kepentingan keselamatan aset Kerajaan; dan d) Membolehkan tindakan surcaj @ tatatertib dikenakan ke atas kecuaian Pegawai.

KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAAN (a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM200,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM1,000,000. (b) Aset yang nilai semasanya melebihi RM5,000 dan kehilangan melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM200,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM1,000,000 dan kehilangan tidak melibatkan kecuaian Pegawai Awam. (b) Semua jenis aset yang nilai semasanya <RM5,000 yang mana kehilangan disebabkan oleh kecuaian Pegawai Awam.

KUASA MELULUS PERINGKAT (PENGARAH JKN) (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM10,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM100,000 dan kehilangan tidak melibatkan kecuaian Pegawai Awam. Pengarah JKN sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

Pindaan Terkini KK/BKP/10/535/36 Jld Pindaan Terkini KK/BKP/10/535/36 Jld.5 (41) Bertarikh 31 Julai 2009 (Pindaan dari KK/BKP/10/535/36 Jld.4 (15) Bertarikh 5 Februari 2009) Perluasan Kaedah Alternatif :- Para 3 (iii) - Kehilangan semua jenis aset alih yang melibatkan kecuaian pegawai awam yang mana nilai semasanya < RM5,000 adalah dibenarkan menggunakan kaedah bayaran balik mengikut nilai semasa kecuali peralatan keselamatan dan aset khas yang melibatkan kepentingan negara.

Pindaan KK/BKP/10/535/36 Jld.4 (15) 5 Febuari 2009 Kuasa Melulus – KSU / Ketua Pengarah Kem/ Jabatan. Nilai semasa bg bayaran balik bdsrkn nilai semasa berlaku kehilangan. Penentuan nilai oleh Pegawai yg mahir. d) Bayaran Balik dikreditkan dalam Kod Hasil 76106 (Denda Pegawai Awam)

Pindaan KK/BKP/10/535/36 Jld.4 (15) 05 Feb 2009 Direkodkan dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan f) Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) g) Lain-lain peraturan / proses semasa yang berkuatkuasa

1. Melaporkan Kehilangan PROSES HAPUS KIRA 1. Melaporkan Kehilangan Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. (b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan 2. Laporan Awal – Kew. PA-28 Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/ Ibu Pejabat.

(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan (ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan (c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara – jika penemuan oleh audit yg berkaitan

3. Jawatankuasa Penyiasat (a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. Keanggotaan: (a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; (b) Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; (c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai (c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat 1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan 2. Memeriksa sendiri tempat kejadian. 3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan 4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang. 5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi. 6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud. 7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. 8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada. (b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan. (d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

Syor J/K Penyiasat Sebab-sebab kehilangan: Arahan keselamatan tidak dipatuhi seperti: tidak disimpan dalam tempat berkunci, Kawasan yang tidak berpagar Kecuaian penjawat awam (tinggal dalam bilik hotel, tinggal dalam kereta, tinggal di lobi hotel Surcaj/tatatertib/bayaran gantirugi Tiada tindakan surcaj

Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat Penyimpanan – TPS Bab C Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima. Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk: (i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau (ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan (iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. (i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau (ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

6.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas Kelulusan (a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori. (b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan. Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan. (d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

Tindakan Susulan PTJ Bagi PTJ yang terlibat dengan penswastaan HSS pastikan SNF aset tersebut dikeluarkan dan ditanda tangan oleh Pengarah dengan segera dan yuran penyenggaran aset perlu dipotong mengikut perjanjian dan pasti syarikat update dalam CMIS (V4)

Pemerhatian Urusetia Kehilangan Secara amnya siasatan agak umum Dokumen sokongan tidak disertakan Siasatan mengambil masa yang terlalu lama Siasatan tidak menjurus untuk mengenalpasti pegawai yang bertanggungjawab terhadap kehilangan khususnya apabila kehilangan berlaku di wad/pejabat

Pemerhatian Urusetia Kehilangan Tiada surat kebenaran ketua jabatan untuk membawa balik aset seperti notebook Kawalan kunci keselamatan pejabat tidak dititikberatkan oleh ketua jabatan

SESI SOAL JAWAB

SITI ZURAIDAH BT SHEIKH ABDULLAH PEN. PEGAWAI TADBIR (STOR) KANAN SEKIAN TERIMA KASIH SITI ZURAIDAH BT SHEIKH ABDULLAH PEN. PEGAWAI TADBIR (STOR) KANAN 03-88833479 UNIT PENGURUSAN ASET DAN STOR BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENSWASTAAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA