Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration KOMUNIKASI BERKESAN Oleh : Othman bin Ahmad 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN KANDUNGAN Definisi komunikasi. Proses, Fungsi, Tujuan & Matlamat Komunikasi. Kepentingan & Unsur-Unsur Komunikasi. Fungsi-Fungsi & Bentuk Komunikasi. Komunikasi bukan lisan. Halacara & Pentingnya komunikasi. Tiga jenis peranan komunikasi terpenting. Halangan komunikasi berkesan. Perantaraan yang biasa. Rumusan. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 1. DEFINISI Proses penyampaian mesej dari satu pihak kepada pihak yang lain untuk difahami maksudnya Proses mewujudkan kefahaman orang lain mengenai mesej yang disampaikan & kedua-duanya mempunyai kefahaman yang sama. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN “SATU SENI MENYALURKAN MAKLUMAT, IDEA-IDEA DAN SIKAP-SIKAP DARI SESEORANG KEPADA SESEORANG YANG LAIN.” EMERY AULT DAN AGEEL 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN “SATU PROSES UNTUK BERKONGSI SESUATU ORIENTASI TERHADAP SATU SET TANDA-TANDA MAKLUMAT.” (SCHRAMM DAN ROBERTS) 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN Satu proses pemindahan, penyaluran atau penyampaian maklumat, fikiran, perasaan, idea dari seseorang individu kepada individu / kumpulan yang lain di mana dapat menghasilkan maklumbalas yang sewajarnya sepertimana yang diharapkan oleh penyampai. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 2. PROSES KOMUNIKASI PENGHANTAR MAKLUMBALAS MESEJ/MAKLUMAT PENERIMA 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 3. FUNGSI KOMUNIKASI PEMINDAHAN MAKLUMAT PEMBELAJARAN PEMUJUKAN (INFLUENCE) HIBURAN SOSIALISASI MANUSIA 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

3.1 MENGAPA BERKOMUNIKASI? 1.MENYAMPAIKAN MAKLUMAT -Idea, pendapat, perasaan, gosip, fakta. 2.MENGARAH ATAU MENYURUH -Memberitahu penerima apa yang patut dibuat, berhenti daripada membuat atau bagaimana hendak membuat 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 3.MEMPENGARUHI DAN MEMUJUK -Cuba menghasilkan perubahan perilaku penerima secara sukarela. 4.MENJELASKAN HUBUNGAN -Melibatkan usaha untuk menjelaskan autoriti, status atau perhubungan sosial. 5.MENGELAKKAN DIRI INDIVIDU DARIPADA PERASAAN TERSISIH ATAU KESUNYIAN - Supaya individu dapat terlibat secara langsung dengan orang lain dan tidak kesunyian. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN Untuk mendapat penerimaan sosial terhadap diri individu (Teori Abraham Maslow - Hierarchy of Needs). Untuk mendapatkan kerjasama dalam menjalankan tugas harian. Untuk mencapai objektif individu dan organisasi. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 4. TUJUAN KOMUNIKASI Untuk mendapatkan respon Dari penerima : Meminta melaksanakan sesuatu Mengetahui sesuatu Menerima sesuatu 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 5. MATLAMAT KOMUNIKASI KEFAHAMAN Sepenuhnya Penerima menterjemah dan memberi makna kepada MESEJ sama seperti yang dihajatkan oleh penghantar. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN MATLAMAT KOMUNIKASI KEFAHAMAN Sepenuhnya Apabila arahan dan suruhan diberi ---> ia melaksanakan apa yang patut dibuat, memberhentikan apa yang sedang dibuat atau bagaimana hendak dibuat. Apabila ia diyakinkan atau dipujuk ----> ia menghasilkan perubahan dalam tingkahlaku penerima. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 6. KEPENTINGAN KOMUNIKASI ERA ICT ZAMAN KEJUTAN MAKLUMAT - KOMUNIKASI SEGERA PERALIHAN DARIPADA MASYARAKAT PERINDUSTRIAN KEPADA MASYARAKAT MAKLUMAT. SEMUA ORANG PERLUKAN MAKLUMAT - ASET TERPENTING 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN Komunikasi adalah darah daging organisasi -Gam yang memadukan organisasi -Minyak yang melicinkan fungsi organisasi -Benang yang mengikat fungsi organisasi -Daya yang menggerakkan organisasi -Agen penyatu yang mengeratkan semua perhubungan Gerald M. Goldhaber 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 7. UNSUR-UNSUR Penyampai / Penghantar (Sender) Mesej Enkod Saluran/ Perantaraan (Alat) Penerima (Receiver) Dekod Maklumbalas (Feedback) Gangguan 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 8. FUNGSI DALAM PENYAMPAIAN MESEJ 1. Hantar mesej dalam bentuk yang difahami 2. Menggunakan medium yang betul 3. Ditukar dalam bentuk yang mudah 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 9. Bentuk Komunikasi Lisan ucapan tulisan Bukan Lisan bahasa isyarat gerak badan mimik muka 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN Satu proses Komunikasi yang melibatkan Suara. Menitikberatkan kepada: Nada Suara Bahasa yang digunakan Kefasihan Sebutan Kelancaran perkataan yang digunakan. Setiap perkataan yang diucapkan hendaklah selari/sejajar dengan pergerakan anggota badan, memek muka dan gerak mata. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

10. KOMUNIKASI BUKAN LISAN Komunikasi yang tidak melibatkan suara. BERTULIS BERCETAK PENGGUNAAN ISYARAT/SIMBOL PERGERAKAN ANGGOTA BADAN BAU 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN EISENBERG DAN SMITH “Discuss Messages Without Words.” MEHRABIAH “Penyampaian Maklumat Secara Senyap”. WENBURG DAN WILMOT “All the ones that are not words.” 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 11. HALA KOMUNIKASI Satu Hala – Arahan tak memerlukan reaksi/tindak balas. Dua Hala – ada tindak balas antara dua pihak. Rantai – arahan secara berantai. Bersilang - Grapevine – seperti gugusan anggur, ada kaitan antara satu sama lain. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 11.1 KOMUNIKASI KE BAWAH Mesej yang mengalir daripada pengurusan atasan kepada pegawai bawahan. Mesej tugas dan penyelenggaraan (arahan, disiplin, matlamat, perintah dan soalan). 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 11.2 KOMUNIKASI MENEGAK Mesej yang mengalir daripada pegawai bawahan kepada pegawai atasan. Mengemukakan soalan, mendapat maklumbalas dan cadangan. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 11.3 KOMUNIKASI MENDATAR Pertukaran mesej di kalangan orang yang mempunyai pengikut kuasa yang sama dalam organisasi. Penyelesaian masalah, penyelarasan, penyelesaian konflik. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

12. PENTINGNYA KOMUNIKASI MERANCANG MENGAWAL MENGATUR KOMUNIKASI MENGARAH 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN KEPENTINGAN MERANCANG MENGATUR MENGARAH MENGAWAL KOMUNIKASI 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN Proses komunikasi merupakan satu asas di mana kesemua FUNGSI-FUNGSI PENGURUSAN diperkukuhkan. -----> MAKLUMAT mesti dihantar kepada PENYELIA bagi tujuan PERANCANGAN Apa yang telah dirancangkan kemudian disampaikan untuk dilaksanakan. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN -----> MENGATUR (Organising) memerlukan penyelia berkomunikasi dengan orang lain mengenai PENGURUSAN KERJA. -----> MENGARAH (Directing) memerlukan penyelia berkomunikasi dengan subordinate supaya matlamat kumpulan dapat dicapai. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 12. FUNGSI KOMUNIKASI ALAT KAWALAN DORONGAN SOSIALISASI PENGUMPULAN DAN PENYEBARAN MAKLUMAT PERANCANGAN MATLAMAT 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN PENCAPAIAN OBJEKTIF PEMBUATAN KEPUTUSAN DAN PELAKSANAAN DISIPLIN KERJA HUBUNGAN KERJA PROSES PENGAMBILAN PEKERJA LATIHAN 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN PENILAIAN PRESTASI KESELAMATAN PEKERJA PENYELESAIAN MASALAH PENGIKLANAN 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 13. TIGA JENIS PERANAN KOMUNIKASI TERPENTING - YANG BERKAITAN DENGAN PENYELIAAN 13.1 PERANAN “INTERPERSONAL” -----> Selaku orang penting dan ketua dalam unit, mereka berinteraksi dengan kakitangan, orang awam, pelanggan, pembekal, rakan sejawat, ketua mereka dll. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 13.2 PERANAN “INFORMATIONAL” -----> Penyelia-penyelia mendapatkan dan menyampaikan maklumat daripada/kepada ketua-ketua mereka, kakitangan bawahan dari membuat “personel contact” dengan orang-orang lain mengenai apa juga perkara yang berkaitan dengan kerja, unit dan organisasi 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 13.3 PERANAN “Pembuat keputusan” -----> Penyelia membuat keputusan mengenai projek-projek baru, mengendalikan kekacauan/pertelingkahan, memperuntukkan sumber-sumber, keputusan bergantung kepada maklumat yang diterima, kemudian perlu berkomunikasi untuk menyampaikan keputusan kepada orang lain. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

14. HALANGAN KOMUNIKASI BERKESAN PERSEPSI TAFSIRAN BAHASA STATUS 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN Jarak Fisikal Kebisingan Persekitaran Bahasa Yang Tidak Difahami Makna Perkataan - Persepsi Mengakibatkan ‘Distortion’ Loghat Atau Dialek 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

14.1 LANGKAH PROSES KOMUNIKASI PERHATIAN- Message Competition Must Be Overcome PEMAHAMAN-What not If PENERIMAAN TINDAKAN 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN Dari Abu Hurairah R.A, bahawasanya Rasulullah SAW bersabda : " Barangsiapa beriman kepada Allah dan hari akhirat, hendaklah berkata yang baik atau berdiam diri. Dan barangsiapa yang hendaklah berbuat baik kepada jiran tetangganya. Dan barangsiapa yang hendaklah menghormati tetamunya. " 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 14.2 MENGATASI HALANGAN KOMUNIKASI Tahu langkah dalam proses komunikasi Guna bahasa yang mudah Cuba masukkan diri kita ke dalam orang itu Fahami body language 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN Cuba dapatkan dan beri maklumbalas Jadi pendengar yang baik Perbaiki “skill” atau kemahiran bercakap dan menulis 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN FAHAM MENJADI PENDENGAR YANG BAIK BUAT KESIMPULAN TELITI MAKLUMAT GALAKKAN ORANG BAWAHAN BERI PENDAPAT 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN AKUI DAN HARGAI MAKLUMAT ORANG BAWAH BERSEMUKA BAHASA MAKLUMBALAS 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

15. PERANTARAAN YANG BIASA Memo Surat Telefon E-Mail SMS 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN 16. RUMUSAN Keberkesanan seseorang Penyelia banyak bergantung kepada kemahiran berkomunikasi. Kebolehan dan pengetahuan dalam menguruskan konflik banyak mempengaruhi keupayaan penyelia dalam menyelesaikan masalah dalam organisasi. Komunikasi yang berkesan boleh mengelakkan salah faham dan peningkatan kualiti kerja. 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN

Pusat Pengurusan Teknologi INTAN SEKIAN TERIMA KASIH 19/11/2018 Pusat Pengurusan Teknologi INTAN