E arly W arning S ystem Menggunakan SMS Gateway Heri Cahyadi Setiawan, M.T.

LATAR BELAKANG 1. P4TK BMTI Bandung adalah lembaga pendidikan dan pelatihan tingkat nasional yang mempunyai tugas pokok yaitu mengembangkan program penataran guru kejuruan teknik serta melaksanakan penataran bagi guru kejuruan

Dengan banyaknya departemen dan personel yang ada di lembaga dibutuhkan suatu sistem informasi yang terintegrasi yang mendukung kegiatan pengembangan pendidikan kejuruan agar seluruh kegiatan dapat berjalan Diharapkan dengan adanya sistem informasi yang terintegrasi kinerja lembaga dapat lebih meningkat sehingga pelayanan yang dilakukan akan jauh lebih baik.

Pengembangan dilakukan dengan berpedoman kepada master plan yang dibuat. Master plan Desain Sistem Informasi P4TK ini didesain dengan melihat kepada Business Process Map P4TK BMTI Bandung

Dari Business Process Map ini Sistem Informasi dibagi menjadi tiga bagian utama yaitu : 1. Sistem Informasi SDM 2. Sistem Informasi Akademik 3. Sistem Informasi Departemen

Salah satu aplikasi yang merupakan bagian dari sistem informasi SDM yang dikembangkan untuk membantu sistem informasi kepegawaian yaitu Aplikasi EWS atau Early Warning System

DASAR HUKUM JAM KERJA PNS PP 53 Th. 2010 tentang disiplin PNS, bahwa kewajiban PNS masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja; Kepres No. 68 Tahun 1995 tentang hari kerja di lingkungan lembaga pemerintah bahwa Jam kerja Formal PNS adalah 37,5 Jam per minggu; KepMenPAN KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi PNS bahwa jam kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) adalah 30% dari jam kerja formal; dan Permendikbud No. 14 th. 2016 Tentang Tunjangan Kinerja Bagi Pegawai di Lingkungan Kemendikbud, bahwa hari kerja Kemendikbud adalah 5 (lima) hari kerja mulai hari Senin sampai dengan hari Jumat dengan jumlah jam kerja sebanyak 37,5 (tiga puluh tujuh koma lima) jam.

Wajib datang, melaksanakan tugas, pulang sesuai ketentuan jam kerja Masuk kerja & Menaati ketentuan Jam Kerja PP 53 th. 2010 Wajib datang, melaksanakan tugas, pulang sesuai ketentuan jam kerja Keterlambatan dan/atau pulang cepat 7 ½ jam dikonversi = 1 hr kerja Dihitung secara kumulatif baik jam kerja maupun hari kerja : 1 hari = 7,5 jam - 1 minggu = 37,5 jam

PENGURANGAN TUNKIN

Hukuman Disiplin yang harus dijatuhkan untuk pelanggaran Tidak Masuk Kerja tanpa keterangan yang sah : 1 s/d 5 hari : Teguran Lisan (ringan) Ps. 8 angka 9 huruf a PP 53/10 6 s/d 10 hari : Teguran Tertulis (ringan) Ps. 8 angka 9 huruf b PP 53/10 11 s/d 15 hari : Pernyataan Tidak Puas Secara Tertulis (ringan) Ps. 8 angka 9 huruf c PP 53/10 16 s/d 20 hari : Penundaan KGB selama 1 Tahun Ps. 9 angka 11 huruf a PP 53/10 21 s/d 25 hari : Penundaan KP selama 1 Tahun (sedang) Ps. 9 angka 11 huruf b PP 53/10 26 s/d 30 hari : Penurunan Pangkat setingkat lebih rendah selama 1 Tahun (sedang) 31 s/d 35 hari : Penurunan Pangkat setingkat lebih rendah selama 3 Tahun (berat) Ps. 10 angka 9 huruf a PP 53/10 36 s/d 40 hari : Pemindahan dalam rangka penurunan jabatan setingkat lebih rendah (berat) Ps. 10 angka 9 huruf b PP 53/10 41 s/d 45 hari : Pembebasan jabatan (berat) Ps. 10 angka 9 huruf c PP 53/10 46 hari atau lebih : Pemberhentian (berat)

Agar penanganan absensi karyawan ini berjalan dengan baik maka dibutuhkan suatu sistem penunjang . Salah satu sistem penunjang /aplikasi yang dikembangkan oleh data dan info untuk membantu kepegawaian adalah sistem EWS(Early Warning Sistem)

EWS(Early Warning System) EWS merupakan aplikasi desktop berbasis sms gateway yang dikembangkan untuk membantu operasional Subbag Kepegawaian dalam menangani absensi yaitu dengan memberikan informasi status absensi ke pegawai di P4TK BMTI Bandung

SMS Gateway SMS gateway adalah sebuah sistem aplikasi yang digunakan untuk mengirim juga menerima SMS, dan biasanya digunakan pada aplikasi bisnis, baik untuk kepentingan broadcast promosi ,servis informasi terhadap pengguna, penyebaran content produk / jasa dan lain lain.

Gambaran Umum Aplikasi EWS Database Kehadiran SMS Gateway Mesin Absensi Pegawai P4TK

Perangkat yang dibutuhkan dalam pengoperasian aplikasi EWS Nomor pengirim : 082133194453 Nomor HP pegawai P4TK BMTI Modem Mesin Finger Print Jaringan Komputer Komputer

Menu Utama

Aplikasi EWS

Pilihan pengecekan kehadiran

Proses Cek Ketidakhadiran Tanggal Daftar Pegawai yang tidak masuk

Cek Pegawai yang terlambat

Pengiriman SMS kepada Pegawai Contoh SMS yang diterima oleh pegawai

Data Keterlambatan dan Ketidakhadiran

Histori Pengiriman SMS Prototype

Pencetakan

Pengembangan Aplikasi Kemungkinan pengembangan aplikasi : Status Absensi di upload atau informasi dapat diakses melalui web dengan menggunakan Password. Status Absensi dikirim kepada pegawai melalui email masing-masing. Dalam hal pengiriman informasi status absensi kepada pegawai Sistem dibuat otomatis

Aplikasi EWS ini masih akan terus dikembangkan dan disempurnakan Aplikasi EWS ini masih akan terus dikembangkan dan disempurnakan. Pengembangan ini membutuhkan dukungan dari seluruh karyawan P4TK BMTI Bandung Semoga dengan adanya aplikasi ini dapat membantu staf Subbag Kepegawaian dan pegawai agar pengelolaan absensi di P4TK BMTI Bandung dapat berjalan dengan lebih baik